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Projektplan Excel

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Projektplan Excel

Jeder der mit Projekten zu tun hat oder im Projektmanagement arbeitet, benötigt ihn, den Projektplan. Weitere Namen dafür sind auch Gantt-Diagramm, Terminplan oder Zeitplan.

Da ich hin und wieder auch einen benötige, habe jetzt einen recht einfachen und übersichtlichen Projektplan in Excel erstellt, der für die meisten Projektplanungen ausreichend sein sollte. Oft genügt es einfach nur, die Tätigkeiten und deren zeitlichen Ablauf sichtbar zu machen, um den Projektstand verfolgen zu können.

Insgesamt verfügt die Vorlage über 60 Zeilen zur Eingabe von Projektaufgaben. Dies ist in den meisten Fällen ausreichend. Werden dennoch mehr benötigt, können einfach durch «kopieren» und «einfügen» zusätzliche Zeilen eingefügt werden.

 

Update vom 04.02.2017:
[Neue Version 2.2 für Excel ab Version 2010 | 621 KB]

 

Wieder gab es einige Anwenderwünsche. Vielen Dank dafür.


Folgende Anpassungen wurden umgesetzt:

  • Optische Anpassungen. Es sind nun alle Eingaben wie Kalenderstart und Arbeitstage im fixierten linken Bereich möglich und dadurch immer sichtbar.
  • Die Jahreszahl wird nun im Monat angezeigt, z.B. „Januar 17“. Dadurch sind auch Projektpläne über mehrere Jahre möglich.
  • Wenn ein „x“ für „Anzeige nur Arbeitstage“ gesetzt ist, werden nun die Balken nicht mehr an den Wochenenden angezeigt. Samstag/Sonntag bleibt dann grau.
  • Meilensteine: Liegt ein Meilenstein in der Vergangenheit, wird dieser in rot dargestellt. Durch Eingabe eines „F“ (für Fertig) kann der Meilenstein auf grün gesetzt werden.
  • Es steht nun eine Vorlage für den Kalenderzeitraum 12 Monate und eine Vorlage für 24 Monate zur Verfügung.
  • Beim Löschen von Zeilen arbeiteten teilweise die bedingten Formatierungen nicht korrekt. Dies wurde behoben.

 

Entdecke die Pro Version des Excel-Projektplanes:

 

Mit dem Projektplan Pro kannst du

  • Das Design aus 4 Farben selbst bestimmen
  • Feiertage für Deutschland, Österreich und die Schweiz
    automatisch einplanen
  • 2 Zusätzliche Meilensteine markieren
  • Eigene Brückentage, Ferientage, spezifische Feiertage einplanen

Klicke hier um alles über den Projektplan Pro zu erfahren…

 

 

 

Update vom 26.11.2016:
[Neue Version 2.0 für Excel ab Version 2010 | 139 KB]

 

Auf vielfachen Anwenderwunsch kann die Planung nun auf Arbeitstage (AT) umgestellt werden. Dadurch werden die Wochenenden (Samstag und Sonntag) weiterhin farblich markiert, aber nicht mitgerechnet.

 

Beispiel: Eine Termindauer von 10 Tagen entspricht dann 10 Arbeitstagen (also 2 Wochen ohne Samstag/Sonntag). Wird die neue Funktion nicht aktiviert, entspricht eine Termindauer von 10 Tagen rund 1 1/2 Wochen (mit Samstag/Sonntag).


Die neue Funktion bringt also mehr Flexibilität und planerische Genauigkeit für die Vorlage.

 

Danke an Alle Benutzer der Vorlage für ihr konstruktives Feedback.

 

 

Aufbau der Projektplan-Vorlage
Die Vorlage verfügt über einen Kopfbereich zur Eingabe der allgemeinen Projektdaten wie z.B. der Projektname, die Projektnummer, Projektleiter/in sowie das Erstellungsdatum und weitere Informationen.

 

Kalender variabel für 12 oder 24 Monate verfügbar
Direkt unterhalb des Kopfbereiches befindet sich ein gelb-/orangefarbenes Feld zur Eingabe des Kalenderstartdatums. An diesem Datum beginnt der Kalender und zeigt, je nach Auswahl der Vorlage, entweder die folgenden 12 oder 24 Monate an.

Die Skala des Kalenders im oberen Bereich zeigt den Monat, die Kalenderwoche, zählt die Tage ab dem Startdatum aufsteigend von 1 bis x-Tagen, zeigt den Wochentag und das Datum der einzelnen Tage an.

Das Kalenderstartdatum kann jederzeit geändert werden. So kann z.B. auch über einen längeren Zeitraum geplant werden. Blende einfach die 6 Monate ein, die gerade für dich am interessantesten sind.

 

Projektaufgaben/Tätigkeiten eingeben
Ich habe mich hier auf die aus meiner Sicht wesentlichen Eingabemöglichkeiten beschränkt.

Eingegeben werden kann natürlich die Aufgabe bzw. Tätigkeit, das Startdatum sowie die geplante Ausführungszeit in Tagen um die Aufgabe zu erledigen. Daneben kann der Aufgabenstatus eingegeben werden. Bei Eingabe von z.B. 50% wird der grüne Balken zur Hälfte dunkelgrün gefärbt. So siehst du immer, wie weit die einzelnen Projektarbeiten fortgeschritten sind.

Mittlerweile gibt es auf www.alle-meine-vorlagen.de auch eine Vorlage Tätigkeitsbericht / Tätigkeitsnachweis. Dies nur als Hinweis. Kann in der Projektarbeit auch sehr nützlich sein.

 

Meilensteine sind wichtig im Projekt
Wichtig in einem Projektplan ist auch die Möglichkeit, Meilensteine setzen zu können. Diese werden gesetzt um besondere Zeitpunkte oder Ereignisse innerhalb eines Projektes zu terminieren (z.B. Abschluss von einzelnen Aufgabengruppen).

Ein Meilenstein kann gesetzt werden durch die Eingabe eines Datums in die Spalte «H». Dieser wird dann in dunkelgrün im Projektplan dargestellt. Liegt der Meilenstein in der Vergangenheit, erscheint er in rot. Durch Eingabe eines „F“ (für Fertig) kann der Meilenstein auf grün gesetzt werden.

 

Verantwortlichkeit/Unterstützung
Die beiden letzten Spalten «I» und «J» sind zur Eingabe der für eine Aufgabe/Tätigkeit zuständigen Person und der unterstützenden Person oder des Teams einer Aufgabe bestimmt.

 

Hervorhebung des aktuellen Tages
Der aktuelle Tag (das heutige Datum) wird durch einen gelb-/orangefarbenen Balken angezeigt.

 

Zeilen hervorheben
Einzelne Zeilen können durch die Eingabe von «x» in Spalte «C» grau markiert werden. Dadurch können Terminblöcke sichtlich voneinander getrennt oder auch nur einzelne Aufgaben/Tätigkeiten besonders hervorgehoben werden.

 

Deine Meinung ist gefragt
Zum Schluss würde mich interessieren, welche Punkte du in einem Projektplan für notwendig hälst? Ist diese Vorlage ausreichend oder sollte es mehr Eingabemöglichkeiten geben?

 

Auch interessant in diesem Zusammenhang:
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Einfache ToDo-Liste

• Aktionsplan
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Projektplan Excel

• Einfache Erstellung eines Projektplanes in Excel
• Kalenderzeitraum beliebig einstellbar
• Aufgabenstatus kann eingegeben werden
• 60 Aufgaben und mehr können eingegeben werden
• Setzen von Meilensteinen möglich
• Berücksichtigung der Wochenenden aktivierbar
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• Download kostenlos
• Für Excel ab 2010
• Makros: Nein

DOWNLOAD kostenlos:
  
Projektplan-Light-V2-2 [Version 2.2 für Excel ab Version 2010 | 621 KB]

  Projektplan-Light-V2-2 [Version 2.2 für Excel ab Version 2010  | 424 KB]

 

Entdecke die Pro Version des Excel-Projektplanes:

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25 Kommentare zu “Projektplan Excel

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo,

      danke für die Nachfrage.

      Die Pro-Version ist noch nicht ganz fertig. Ich bin am letzten Feinschliff.
      Bis Ende März wird die Pro-Version wohl fertig sein.

      Grüße,
      Timo

  1. Martin Gundermann

    Hallo Herr Mutter,

    vielen Dank für eine so beeindruckende Vorlage – ich kann mich den anderen Kommentaren nur anschließen.

    Ich bin selbst in Projekte mit relativ langen Laufzeiten involviert. Hier würde ein Projektplan helfen, der eine gröbere Übersicht ermöglicht. In diesem Punkt spielt Ihre Vorlage seine Stärken leider nicht aus. Mein Vorschlag an der Stelle: eine Variante des Projektplans basierend auf Kalenderwochen und nicht auf einzelnen Tagen. Vielleicht haben andere User hier auch Bedarf und Sie die Ambition eine neue Vorlage zu erstellen?

    Außerdem noch zwei Anmerkungen: Die roten „überschrittenen“ Meilensteine könnten Erwähnung im Farbspiegel finden. Und die Spalten A bis L könnten als Wiederholungsspalten links hinterlegt werden, um beim Druck den Überblick zu behalten (sofern man einzelne Blätter betrachtet und die Ausdrucke nicht nebeneinander legt/hängt/klebt)

    Beste Grüße,
    Martin Gundermann

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Herr Gundermann,

      vielen Dank für das nette Kommentar und die lobenden Worte bezüglich meines Projektplanes.

      Ich habe auch schon daran gedacht, einen Projektplan auf Basis von Kalenderwochen anzubieten. Welches Projekt lässt sich schon auf den Tag genau planen (außer vielleicht kurze Projekte)? Gerade bei längeren Projekten reicht die Wochensicht vollkommen aus. Da haben Sie recht.

      Vielen Dank für den Anstoß. Ich werde mir das notieren und, wenn es die Zeit zulässt, einen Projektplan auf Wochenbasis erstellen.

      Beste Grüße,
      Timo

  2. Hans Dampf

    Hallo,

    Im Ansatz finde ich das Dokument sehr gelungen.
    Ich möchte es allerdings gerne als Vorlage nutzen und es dann meinen Bedürfnissen anpassen.
    So hat es z.B. bei mir zu Problemen geführt wenn ich gewisse Zeilen gelöscht habe. Daher habe ich mir die bedingten Formatierungen etwas genauer angesehen und musste feststellen, dass es hier doch etwas verworren zugeht. Vor allem bei der Markierung ganzer Zeilen durch ‚x‘ konnte ich mehrere Regeln erkennen. Dabei stehen diese in keinem mir verständlichen Zusammenhang.
    Daher fände ich gerade ein Arbeitsblatt ohne Einträge, zusätzlich zum bisher vorhandenen Beispiel (Arbeitsblatt Terminplan-Projektplan), ideal um mein eigenes Projekt sauber und evtl. mit den von mir gewollten Anpassungen aufsetzen zu können.
    Ansonsten bin ich sehr beeindruckt. Bei mir im Geschäft habe ich schon wesentlich schlechtere Planungssheets gesehen.

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo,

      danke für den Hinweis. Ich arbeite bereits an der Aktualisierung der Vorlage und hoffe, die neue Version bis Anfang der kommenden Woche online stellen zu können.
      Bis dahin.

      Viele Grüße,

      Timo

      1. T. Mutter Autor des Beitrags

        Hallo nochmal,

        die neue Version 2.2 des Projektplanes ist ab heute online.
        Neben einigen Optimierungen im Bereich Meilensteine, diese werden nun rot, sobald sie in der Vergangenheit liegen, können aber auch auf grün=erledigt gesetzt werden, wurden auch die bedingten Formatierungen überarbeitet. Zusätzlich beinhaltet die Vorlagen nun einen leeren Projektplan für 12 Monate und einen für 24 Monate, sowie eine vorausgefüllte Mustervorlage.
        So kann gleich mit der Erstellung des Projektplanes begonnen werden.

        Bin schon gespannt auf euer Feedback hier in den Kommentaren.

        Grüsse,
        Timo

  3. Lüthi

    Hallo

    Die Vorlage ist sehr gut. Vielen Dank! Tolle Arbeit.
    Ist es möglich Feiertage wie Wochenendtage zu behandeln?
    Ist es möglich dass die Wochenende nicht nur rechnerisch, sondern auch grafisch, nicht mit zu rechnen/darzustellen sind?

    Vielen Dank für Ihre Antwort.

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo P. Lüthi,

      Danke für die lobenden Worte. Es freut mich, dass ihnen die Vorlage gefällt.

      Der Excel-Projektplan ist gerade in Überarbeitung. Es wird demnächst ein Update geben.
      Beide Ideen finde ich gut. Ich werde versuchen, beides einzubauen.

      Sie bekommen dann auf jeden Fall die neue Version des Projektplanes zugemailt.

      Bis dahin.

      Viele Grüße,

      Timo

  4. Andreas Koch

    Hallo,

    der Projektplan ist super, wir werden diesen bei uns im Unternehmen als Standardprojektplan implementieren.
    Danke auch für die schnelle Bearbeitung und Erweiterung des Projektplans auf ein Jahr.
    Tolle Reaktionszeit von 6h!!!

    Grüße Andreas

  5. René B.

    Guten Tag,

    ich finde den Projektplan sehr gut. Übersichtlich und einfach in der Bedienung.
    Ich würde mich wie schon in einem andern Kommentar erwähnt über eine Farbwahlmöglichkeit in den einzelnen Zeitachsen freuen.
    um eine markantere Hervorhebung des Abschlussvorgangs zu machen, können ja im „Seitenlayout“ die Farbe benutzerdefiniert gewählt werden.
    Farben machen halt das Leben etwas bunter 🙂

    Gruss René

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo René,

      es freut mich, dass dir der Excel-Projektplan gut gefällt.

      Ich werde versuchen, eine Farbwahl in einem der nächsten Updates der Vorlage umzusetzen.
      Ob es ohne Makros machbar ist, kann ich noch nicht sagen. Vielleicht finde ich eine Möglichkeit.

      Du wirst dann von mir informiert werden.

      Viele Grüße,
      Timo

  6. Timo

    Hallo,
    sehr schöner Projektplan.
    Mich würde jedoch interessieren, wie das mit der farblichen (grünen) Hinterlegung der Zeitachse funktioniert?
    Hintergrund ist, dass ich gerne für verschiedene Verantwortliche die Farbe der Zeitachse verändern möchte. Ist dies möglich?

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo,
      es freut mich, dass dir die Projektplan Vorlage gefällt.

      Leider ist das in der aktuellen Version nicht möglich. Ich optimiere die Vorlage von Zeit zu Zeit und werde auch versuchen, deinen „Wunsch“ einzubauen.
      Ich kann allerdings nichts versprechen. Du wirst von mir informiert, falls ich eine Lösung gefunden habe.

      Beste Grüße,
      Timo

  7. Anna

    Hallo!

    Gibt es die Möglichkeit sich mehr als die 6 Monate anzeigen zu lassen?
    Ich weiß, dass ich den 6 Monatszeitraum beliebig ändern kann, würde mir aber gerne ein komplettes Jahr anzeigen lassen.

    Danke!

    Gruß Anna

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Anna,
      es wird in Kürze ein weiteres Update des Projektplanes geben. Dann wird es möglich sein, 12 Monate anzeigen zu lassen.

      Viele Grüße,

      Timo

      1. Ralf Siebert

        Hallo Timo,

        ab wann ist die erweiterte Form auf 12 Monate erhältlich?

        Schön wäre es aber auch, wenn es übergreifend von einem Jahr ins nächste Jahr geht oder vielleicht auch noch länger als nur 12 Monate da es ja auch Projekte gibt die etwas länger dauern. Kann mir auch Vorstellen, mehr Projekte in den Planer einzutragen als Jahres Übersicht.

        macht weiter so, Danke!!

        Viele Grüße Ralf

        1. T. Mutter Autor des Beitrags

          Hallo Ralf,

          die neue, erweiterte Version wird es in einigen Tagen hier online geben.
          Dabei wird es auch eine Version geben, die mehr als 12 Monate abdeckt.

          Zusätzlich wird es noch weitere, neue Funktionen geben.

          Viele Grüße,
          Timo

  8. Sigurd Höflinger

    Toller Plan!

    Gibt es eine Möglichkeit, dass die Wochenenden nicht markiert werden. D.h. Dauer 10 Tage = 10 Werktage ohne Sa/So? Sonst wird es schwierig damit zu arbeiten. Danke schonmal!

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Sigurd,

      danke für den Hinweis.
      Ich werde in den nächsten Tagen den Projektplan entsprechend anpassen. Es gab schon mehrere Anfragen diesbezüglich.

      Viele Grüße,

      Timo

  9. Christina Linden

    Die Vorlage ist perfekt. Sie hilft mir sehr bei der Planung diverser Projekte.
    Kann ich nur weiterempfehlen.

    Vielen Dank Timo

    Gruß
    christina

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Corina, danke für die Nachfrage. Ich kann nur sagen: Ja, gibt es. Und zwar musst du einfach in Zelle „K9“ das Datum z.B. „01.01.2017“ eingeben. Der Projektplan beginnt dann am 01.01.2017 und zeigt die folgenden 6 Monate an. Es werden übrigens bei jedem Datum, welches dort eingegeben wird, die darauffolgenden 6 Monate angezeigt. Grüße, Timo

    2. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Corina, einfach in Zelle „K9“ das Datum, z.B. „01.01.2017“ eingeben und schon hast du einen Projektplan für die ersten 6 Monate des Jahres 2017. Viele Grüße, Timo

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