Ein wichtiger Teil im Projektmanagement* ist das Kostencontrolling. Es ist eben nicht nur wichtig, die Projekttermine, sondern auch die Projektkosten im Griff zu haben. Damit dies gelingt, werden die Kosten am besten regelmäßig notiert.
Mit der Vorlage „Projektkosten im Griff“ ist es möglich, die Projektkosten nach Kategorien zu unterteilen und so die Kosten pro Kategorie aufzulisten.
Zur besseren Übersicht können die Projektkosten in einem Kostendiagramm angezeigt werden. Dieses ist auf dem 2. Tabellenblatt der Vorlage zu finden.
Durch regelmäßiges eintragen deiner Projekt Ausgaben hast du immer einen zeitnahen Überblick über die Ist-Kosten deines Projektes. Starte jetzt mit dieser Vorlage und du hast deine Projektkosten im Griff.
Wenn es um Projektkosten geht, dann ist das Thema Projektplanung mit Excel nicht weit. Schau dir die Vorlage einfach mal an.
Die Vorlage ist übrigens nicht nur für die Kostenerfassung in Projekten brauchbar sondern kann auch für die Erfassung der Kosten von umfangreicheren Aufgaben bzw. Kosten jeglicher Art eingesetzt werden.
Aufbau der Vorlage „Projektkosten im Griff“
Insgesamt können bis zu 10 Kostenkategorien zur Einordnung der Projektkosten eingerichtet werden. Dies ist über das separate Tabellenblatt „Einstellungen“ möglich. Die Kategorien definierst du am besten gleich zu Beginn der Arbeit mit der Vorlage.
Ansonsten besteht die Vorlage aus 2 Tabellenblättern. In Tabellenblatt eins werden die Projektkosten eingetragen.
Tabellenblatt zwei zeigt die Projektkosten, zusammengefasst nach Kategorie, in Form eines Diagrammes an.
Projektkosten erfassen
Die erste Seite der Vorlage hat im oberen Bereich den Listenkopf. Darin können die wichtigsten Informationen über das Projekt eingetragen werden:
- Projekt: Hier kann der Projektname/die Projektbezeichnung eingegeben werden
- Zeitraum: Hier wir die Laufzeit des Projektes eingegeben
- Projektbeschreibung: Hier kann eine ausführliche Projektbeschreibung eingegeben werden
- Projektleiter: Hier kann der Name des Projektleiters/der Projektleiterin* eingegeben werden
Diese Daten werden dann auch automatisch in den Listenkopf der zweiten Vorlagenseite (Tabellenblatt „Projektkostendiagramm“) übernommen.
In der Liste selbst werden dann die Projektkosten erfasst. Dafür stehen 42 Zeilen zur Verfügung, welche natürlich beliebig ergänzt werden können. Dafür muss einfach die letzte Zelle der Liste oberhalb der Ergebnis-Summe angeklickt und dann durch drücken der Tab-Taste eine weitere Zeile eingefügt werden.
Für die Erfassung der Kosten stehen die folgenden Spalten zur Verfügung:
- Position: Dient fortlaufend als Positionszähler
- Datum: Zur Erfassung des Ausgabedatums
- Kategorie: Über ein Pull-Down-Menü kann eine der im Tabellenblatt „Einstellungen“ festgelegten Kostenkategorie ausgewählt werden
- Ausgabenbeschreibung: Dient der genaueren Beschreibung der Ausgabe
- Rechnungsnummer: Hier kann eine Rechnungsnummer eingetragen werden
- Betrag: Hier kann der Ausgabebetrag erfasst werden.
Die Spaltenbeschriftungen können natürlich auch den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.
In der letzten Zeile der Liste wird die Summe aller Einträge (die Projektkosten total) angezeigt.
Kleiner Tipp: Falls dein Projekt einen Kredit benötigt, dann ist die Vorlage Annuitätendarlehen in Excel berechnen die passende. Schau sie dir mal an. Für die schnelle Zeiterfassung der Mitarbeiter ist vielleicht auch die Stundenzettel-Vorlage für Excel geeignet.
Projektkostendiagramm
Auf dem zweiten Tabellenblatt „Projektkostendiagramm“ werden die Projektkosten nach Kostenkategorie zusammengefasst und summiert. Die Kategoriekosten werden im Diagramm prozentual abgebildet. So können die Projektkosten bzw. Projektausgaben einfacher, als es in Listenform möglich wäre, analysiert werden.
Interessant in diesem Zusammenhang:
- Übersicht Baukosten
- Projektplanvorlage für Excel
- Zeiterfassung mit Excel
- Protokoll Vorlage für Excel
- Aktionsplan für dein Projekt
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Fazit
Die Vorlage „Projektkosten im Griff“ dient der Erfassung der Kosten, die im Laufe eines Projektes oder einer größeren Aufgabe anfallen. Es ist egal, ob es ein großes Projekt oder auch einfach „nur“ eine größere Aufgabe ist.
Sobald Kosten anfallen, ist es immer gut die Ausgaben gleich zu erfassen um den Überblick zu behalten.
Durch die Unterteilung der Kosten in Kategorien ist es leichter zu erkennen, welche Bereiche kostenmäßig im grünen Bereich liegen und welche womöglich aus dem Ruder laufen.
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PROJEKTKOSTEN.XLSX
[ab Excel 2010 | 40 KB]