Vorlage Eisenhower Matrix – Prioritäten setzen nach dem Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip ist eine bekannte Technik aus dem Zeitmanagement (auch Eisenhauer Matrix oder Eisenhower Methode genannt). Mit Hilfe dieser Technik werden anstehende Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt. Das Ziel ist die Priorisierung und Unterscheidung der Aufgaben in wichtig und dringend.

Wann ist der Einsatz des Eisenhower Prinzips hilfreich?

Kurz gesagt, immer dann, wenn viele Aufgaben, Arbeiten, Themen, E-Mails oder Telefonate abzuarbeiten sind.

Ein Großteil deiner täglichen Aufgaben ist wahrscheinlich eher unwichtig oder zumindest nicht dringend. Du erledigst sie trotzdem, nur weil jemand sie erledigt haben möchte. So verlierst du viel Zeit und arbeitest am falschen. Du kannst das Wesentliche nur sehr schwer vom unwesentlichen unterscheiden.

Die Gefahr besteht, dass du Aufgrund der Aufgabenvielfalt und weil du unbedingt Aufgaben erledigt haben möchtest, erstmal mit den einfachen oder mit den Aufgaben, die dir mehr Spaß machen, anfängst. Egal ob diese wirklich wichtig und dringend oder eben nicht wichtig und nicht dringend sind. Hauptsache erledigt.

Oft ist es auch so, dass du den Überblick über all die zu erledigenden Aufgaben verlierst und so auch nicht mehr unterscheiden kannst. Was ist nun wirklich wichtig und dringend und was ist eher unwichtig oder nicht dringend? So geht es mir zumindest, wenn viele Aufgaben anstehen.

Genau hier hilft dir das Eisenhower Prinzip und die Vorlage „Eisenhower Matrix“ weiter.

Die 4 Kategorien des Eisenhauer Prinzips

Beim Eisenhauer Prinzip werden alle Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt. Die folgende Grafik zeigt diese 4 Kategorien:

 

A         wichtig und dringend (sofort umsetzen)
B         wichtig aber nicht dringend (terminieren und umsetzen)
C         nicht wichtig aber dringend (delegieren)
D         nicht wichtig und auch nicht dringend (löschen)

Nun kennst du die 4 Kategorien des Eisenhower Prinzips. Die Kategorien A und B sind somit die wichtigen und sollten sofort bzw. kurzfristig umgesetzt werden.

C und B sind weniger wichtig, zumindest für dich.

Vorgehensweise beim Einteilen der Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip

Was heißt das nun? Wie gehst du am besten vor um die Aufgaben sinnvoll einzuteilen?

1. Streiche weder wichtige noch dringende Aufgaben von deiner Liste (D)
2. Delegiere die dringenden aber nicht wichtigen Aufgaben (C)
3. Terminiere die wichtigen aber nicht dringenden Aufgaben (B)
4. Setze alle restlichen Aufgaben sofort um (A)

 

Hier noch ein kleiner Hinweis zur Vorlage „Einfache ToDo-Liste“. Auch die kann dir helfen, deine Aufgaben zu terminieren und zu erledigen.

Aufbau der Excel-Vorlage Eisenhower Matrix

Um wichtige Aufgaben sinnvoll zu erledigen, spielt oft auch die Zeit oder ein Termin eine wichtige Rolle. Daher hat die Vorlage „Eisenhower Matrix“ im unteren Abschnitt einen Jahreskalender eingebaut. Dieser geht von Januar bis Dezember. Das Kalenderjahr kannst du individuell einstellen.

Terminserien im Kalender anzeigen

Du kannst bis zu 5 eigene Terminserien festlegen. Jede Terminserie hat eine eigene Farbe im Kalender. Pro Terminserie kannst du 50 Termine eingeben. So kann z.B. eine Terminserie für „Brückentage“, eine Serie für „Feiertage“ oder eine Serie für bestimmte Meetings im Kalender abgebildet werden.

Der Kalender unterstützt dich bei der Terminierung von Aufgaben des Typs B (wichtig aber nicht dringend).

 

Im oberen Bereich der Excel-Vorlage siehst du dann die 4 Bereiche bzw. Kategorien A, B, C und D der Eisenhower Matrix.

 

Tipp: Drucke dir die Vorlage aus und schreibe deine Aufgaben gleich während eines Meetings in die Matrix.

Ebenso kannst du Aufgaben aus E-Mails, aus Telefonaten und weiteren Aufgabenquellen direkt in den entsprechenden Bereich A, B, C oder D eintragen.

 

Und noch ein Tipp: Zu Beginn ist es nicht ganz einfach, die Aufgaben zu kategorisieren. Starte damit und arbeite regelmäßig mit der Vorlage.

 

Lerne daraus und du wirst sehen, das Eisenhower Prinzip sowie die Vorlage „Eisenhower Matrix“ unterstützen dich bei der täglichen Aufgabenbewältigung.

 

Fazit:

Das Eisenhower Prinzip ist eine bekannte Technik aus dem Zeitmanagement (auch Eisenhauer Matrix oder Eisenhower Methode genannt). Mit Hilfe dieser Technik werden anstehende Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt. Das Ziel ist die Priorisierung und Unterscheidung der Aufgaben in wichtig und dringend.

Die Vorlage „Eisenhower-Matrix“ hilft dir beim Einteilen der Aufgaben in die 4 Kategorien
A         wichtig und dringend
B         wichtig aber nicht dringend
C         nicht wichtig aber dringend
D         nicht wichtig und auch nicht dringend

So unterscheidest du zwischen Wesentlichen und unwesentlichen Aufgaben und wirst effizienter bei deiner täglichen Aufgabenerledigung.

 

Auch interessant in diesem Zusammenhang:
• Meilensteinplan
• Protokoll Vorlage für Excel
• Vorlage Tätigkeitsbericht / Tätigkeitsnachweis
• Protokoll Vorlage Word
• Fotodoku – Fotodokumente erstellen (z.B. des letzten Projektes)
• Projektplan Excel

 

DOWNLOAD kostenlos:
Eisenhower-Matrix.xlsx   [Excel ab Version 2010 | 45 KB]