Der Projektantrag ist ein weit verbreitetes Tool im Projektmanagement*. Alle, die mit Projekten zu tun haben kennen den Projektantrag. Er dient als wichtige Entscheidungsgrundlage für den Auftraggeber. Was spricht für ein Projekt, was dagegen.
Es gibt verschiedene Ausführungen eines Projektantrages. Einige sind mit mehreren Seiten sehr umfangreich und detailliert. Andere kommen mit wenigen Worten aus. Diese Vorlage „Projektantrag“ gehört eher zur zweiten Kategorie. Eine übersichtliche Seite mit den wesentlichen Projektangaben.
Nachfolgend stelle ich die wichtigsten Merkmale eines Projektantrages anhand der Vorlage „Projektantrag“ vor.
Inhaltsverzeichnis
Was steht in einem Projektantrag
Der obere Bereich der Vorlage beinhaltet die grundlegenden Daten eines Projektes. Dies sind:
- Der Projektname
- Die Projektnummer
- Name des Projektleiters/der Projektleiterin
- Namen der Projektmitglieder
Darunter kommt der Projektinhalt. Dieser wird ausführlich beschrieben und ist der wichtigste Bestandteil eines Projektantrages.
Er gliedert sich in die Ausgangslage, die Projektziele und die Projektabgrenzung. Es ist darauf zu achten, nur die wirklich wichtigen Projektpunkte zu beschreiben.
Empfehlenswert ist, diesen Abschnitt mehrmals und auch zu verschiedenen Zeiten/Tagen durchzugehen und inhaltlich zu optimieren.
Ausgangslage eines Projektes
Die Ausgangslage eines Projektes* beschreibt das Warum. Warum soll ein Projekt gestartet werden? Welche Probleme liegen vor? Was gibt es zu verbessern? Wo klemmt es? Wie ist die Situation heute?
Wie gesagt, mehrmals durchlesen und sich auf die wichtigen Punkte beschränken. Je gründlicher du die Ausgangslage beschreibst, desto klarer ist es für den Auftraggeber und auch für dich als Projektleiter. Insgesamt kommen weniger Fragen auf.
Beschreibung der Projektziele
Die Beschreibung der Projektziele ist ein sehr wichtiger Bereich der Vorlage. Je genauer ein Projektziel bzw. die Projektziele beschrieben sind, desto wahrscheinlicher ist auch die Zielerreichung. Kurz gesagt: Das Projektergebnis wird besser.
Was ist eine Projektabgrenzung
Eine Projektabgrenzung ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Projektes. Das Projekt erhält durch eine saubere Abgrenzung ein klares Bild über den Inhalt des Projektes. Was muss unbedingt berücksichtigt werden. Was gehört also klar zum Projekt, welche Punkte müssen bedacht werden und was gehört nicht zum Projekt. Die folgende Grafik soll dies verdeutlichen.
Systemabgrenzung
Bei einer Projektabgrenzung wird oft auch von der Systemabgrenzung gesprochen. In der Grafik oben siehst du zunächst das Umfeld (hellgrau). In diesem Bereich liegen Einflussfaktoren die es zwar gibt, die aber auch wenig Einfluss haben und daher so gut wie gar nicht berücksichtigt werden müssen (U1 bis U5 in diesem Beispiel). Sie sollten aber klar benannt werden, damit dies für alle klar ist.
Der hellblaue Bereich ist der Untersuchungsbereich. In diesem Bereich gibt es verschiedene Unterbereiche. Das ist in blaugrau das direkte Umfeld (dU1 bis dU4 in diesem Beispiel) und in dunkelblau der Eingriffsbereich (E1 bis E2 in diesem Beispiel). Diese Bereiche liegen eng beieinander und beeinflussen sich gegenseitig. Somit müssen diese beiden Bereiche unbedingt im Projekt berücksichtigt werden. Im Eingriffsbereich liegen dann schließlich die Themen, die im Projekt behandelt werden, d.h. hierum dreht sich das Projekt im Kern. Hier soll das Projekt umgesetzt werden.
Mit einer guten Systemabgrenzung als Grafik, kannst du den Projektumfang* gut eingrenzen und visualisieren. Die Systemabgrenzung hilft immer den Fokus auf den wahren Projektinhalt zu behalten.
Projekttermine
Jedes Projekt hat Projekttermine. Neben vielen Zwischenterminen oder Meilensteinterminen innerhalb des Projektes gibt es natürlich den Projektstart und ein geplantes Projektende. Diese beiden Termine können im Bereich „Projekttermine“ eingegeben werden. Sie bilden den Rahmen des Projekts. Wann wird gestartet und wann ist das voraussichtliche Projektende.
Lies auch: Projektplan Excel
Meilensteine im Projekt
Als Meilensteine werden wichtige Zwischenschritte während eines Projektes bezeichnet. So kann beispielsweise das Ende der Analysephase, der Konzeptphase oder auch der Abschluss der Projektumsetzung als Meilenstein definiert werden.
Meilensteine gliedern ein Projekt in kleine Zwischenschritte und machen so die vielen Projektaufgaben übersichtlich und einfach.
Lies auch: Meilensteinplan – Wichtige Projektphasen abbilden
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Projektkosten
Natürlich dürfen die Kosten in einem Projekt nicht vergessen werden. Sie sind wichtiger Bestandteil innerhalb eines Projektes. Normalerweise gibt es Vorgaben über das Projektbudget. Welche Kosten sind für welche Projektphase budgetiert? Wo liegen die Kosten aktuell?
Projektkosten dienen den Auftraggebern oft auch als Maßstab für die Einhaltung der Projektvorgaben. Das Projektbudget ist in vielen Fällen nicht in Stein gemeißelt sondern kann auch, je nach Projektstand und Notwendigkeit, angepasst werden. Dafür ist es eben wichtig, jederzeit einen Überblick über die aktuellen Projektkosten zu haben. Nur damit und mit weiteren guten Begründungen kann mit den Auftraggebern über eine Budgetanpassung diskutiert werden.
Ließ auch: Projektkosten im Griff
Auftraggeber eines Projektes
In diesen Bereich werden die Namen und Funktionen der Auftraggeber eingetragen. Auftraggeber sind diejenigen Personen, die den Projektrahmen vorgeben und sich natürlich einen Erfolg aus dem Projekt versprechen. Sie werden in der Regel regelmäßig über den Projektstand informiert.
Ließ auch: Vorlage Projektstatusbericht
Projektentscheidung
Vor jedem Projektstart wird in der Regel der Inhalt und Projektumfang vom Auftraggeber genehmigt und freigegeben. Als Grundlage für die Projektfreigabe dient ja, wie bereits oben beschrieben, der Projektantrag. Dies wird in einem ersten Meeting (Kickoff) besprochen. Darin werden die wichtigen Punkte eines Projektes definiert. Erst wenn alle und vor allem die Auftraggeber einverstanden sind, wird das Projekt freigegeben, abgelehnt oder eine Nachbesserung* verlangt. Die Vorlage bietet dazu jeweils ein kleines Quadrat um den Entscheid ankreuzen zu können.
Kommentare im Projekt
Dieser Bereich der Vorlage dient einfach dazu, Kommentare der Sitzungsteilnehmer festzuhalten.
Unterschriften Projektbeteiligte
Wenn schlussendlich alle einverstanden sind, wird das Projekt in diesem Bereich durch die Unterschriften freigegeben.
Es kann natürlich auch sein, dass das Projekt abgelehnt wurde oder eine Nachbesserung des Projektumfangs erforderlich ist. Auch diese beiden Punkte werden durch die Unterschriften bestätigt. In der Regel unterschreiben die Auftraggeber und der Projektleiter.
Fazit Vorlage Projektauftrag
Ein Projektauftrag ist ein wichtiges Tool im Projektmanagement. Er kommt zu Beginn eines Projektes zum Einsatz. Darin wird der Projektumfang, der Projektinhalt und alle Rahmenbedingungen wie Termine, Meilensteine, der oder die Auftraggeber sowie der Projektleiter festgehalten.
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PROJEKTANTRAG FÜR WORD
[für Word ab Version 2010 | 18 KB]