Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel

Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel
Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel

Die Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel wird in vielen Betrieben gemacht. Vor allem kleine Firmen und Selbständige verwenden Excel als Lagerverwaltungssoftware.

Die Vorteile von Excel bei der Lagerverwaltung liegen auf der Hand. Jeder hat es und es ist leicht zu bedienen. Gerade bei kleinen Lagerbeständen und geringen Warenbuchungen sind die Funktionen vollkommen ausreichend.

Früher wurden die Lagerbestände oft mit Karteikarten verwaltet. Mit zunehmender Digitalisierung ist man davon weggekommen und verwendet stattdessen gerne auch Excel für die Lagerverwaltung und Bestandsführung.

Das Wichtigste im Überblick

  • Optimal für die Bestandsführung kleiner Warenmengen
  • Einfache Bestands- und Lagerverwaltung
  • Sehr übersichtlich aufgebaut
  • Schnell erweiterbar und individualisierbar
  • Keine aufwändige Schulung da Excel basierend

Natürlich ist auch klar, dass für große Lager und Warenbestände oder auch viele Warenbewegungen Excel nicht das ideale Lagerverwaltungstool ist. Aber bei kleinen Mengen ist Excel sehr gut für die Lagerlogistik* geeignet. Schauen wir uns im Folgenden die Vorteile und Funktionen dieser Excel Vorlage an.

Die Vorteile der Lagerverwaltung und Bestandsführung in Excel

Warum solltest du Excel zur Bestandsführung deines Lagers verwenden? Ganz einfach, weil es mit einer Excel Lagerliste sehr einfach und übersichtlich ist. Dazu kommt, dass Excel ein weitverbreitetes Tool ist. Die meisten Firmen benutzen Excel und die Mitarbeiter können damit umgehen. Die Lagerverwaltung in Excel läuft auf einem normalen Standard PC. Es ist keine aufwändige Installation erforderlich. Auch eine Schulung der Mitarbeiter ist in den meisten Fällen nicht notwendig. Falls doch, dann reicht eine kurze Einführung in den Aufbau und in die Bedienung der Vorlage Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel.

Die Vorteile der Lagerverwaltung mit Excel nochmal aufgelistet:

  • Keine Installationskosten für eine neue Lagersoftware
  • Keine Schulungskosten für die Einführung einer neuen Lagersoftware
  • Excel ist ein einfaches Tool, welches in vielen Betrieben bereits vorhanden ist
  • Einfache und sehr übersichtliche Lagerbestandsführung
  • Leicht und schnell anpassbar auf den eigenen Bedarf

Was bietet die Vorlage Lager- und Bestandsführung mit Excel

Kommen wir nun zur Beschreibung des Aufbaus der Excel-Liste. Was kann eingetragen werden und welche Funktionen bietet die Lagerliste. Darauf gehe ich im Folgenden ein.

Was muss in eine Lagerbestandsliste?

Welche Daten muss eine Lagerliste enthalten damit ein guter Überblick über den Lagerbestand gegeben ist? Und wie sollen diese Daten am besten in der Liste angeordnet sein, um es möglichst einfach zu halten?

Unter Berücksichtigung dieser Fragen wurde diese Excel Vorlage zur Lagerverwaltung erstellt. Ziel war es, eine möglichst einfache und gut zu führende Liste zu erhalten. Sie soll übersichtlich sein und daher auch nicht zu breit werden. Mit „breit“ ist zu verstehen, dass alle Spalten gut auf einer Bildschirmbreite sichtbar sind. Herausgekommen ist eine Lagerbestandsliste unterteilt in 4 Hauptkategorien:

  • Artikeldaten (A)
  • Lager und Lagerbestand (B)
  • Kosten (C)
  • Bestelldaten (D)

Diese 4 Hauptkategorien beinhalten jeweils die folgenden Datenfelder:

  • Artikeldaten (A): Position, Artikelnummer, Bezeichnung
  • Lager und Lagerbestand (B): Lager, Lagerplatz, Lagerbestand
  • Kosten (C): Einheit, Preis pro Einheit, Wert Lagerbestand
  • Bestelldaten (D): Mindestmenge, nachbestellen, Mindestbestellmenge, Lieferant, Bestellmenge, nachbestellt am, Lieferzeit, Lieferdatum

Mindestbestand gibt Meldung für Nachbestellung

Wie oben gesehen, kann in Spalte „J“ ein Mindesbestand in die Liste eingetragen werden. Sollte dieser Mindestbestand erreicht werden, gibt die Excel Liste in Form einer roten Markierung einen Hinweis aus. Das bedeutet, dass der entsprechende Artikel nachbestellt werden muss. Trifft der Artikel dann ein und wird im Lager eingebucht, dann erlöscht die Nachricht wieder.

Lagerverwaltung-Bestelldaten
Bestelldaten in der Lagerverwaltung für Excel

Lagerbestandsbuchung in Excel durchführen

Wird ein Artikel aus einem Lager genommen, dann muss dieser Bezug in der Liste abgebucht werden. Dazu gibst du in Spalte „F“ unter dem Lagerbestand die aktuelle Menge des Artikels an. Von dem vorhandenen Bestand ziehst du einfach die entnommene Menge ab und trägst den neuen Lagerbestand ein.

Lagerkosten werden angezeigt in der Excel Lagerverwaltung

Ein wichtiger Bestandteil eines Lagers sind die Kosten. Wie viele Artikel werden gelagert und was ist der Wert dieser Artikel? Welche finanziellen Mittel sind also in einem Lager gebunden? Diese Fragen stehen beim Lagern von Waren bzw. Artikeln immer im Fokus. Meist ist das Ziel, einen geringen Lagerbestand zu haben und stattdessen Just in Time zu liefern.

Diese Excel Vorlage zeigt dir auch den aktuellen Lagerwert an. In Spalte „I“ ist der Lagerwert pro Artikel zu sehen und direkt oberhalb der Liste ist der Lagerbestandswert aufgeführt.

Lagerwert Lagerverwaltung
Lagerwert in der Excel-Vorlage Lagerverwaltung

Wareneingang buchen in Lagerbestandsliste

Trifft eine Lieferung bestellter Ware ein, dann muss der Wareneingang gebucht werden. Das heißt der Lagerbestand erhöht sich. Dazu trägst du in Zelle „F“ einfach den neuen Bestand ein, in dem du den vorhandenen Bestand zu der Menge des gelieferten Artikels addierst und entsprechend einträgst.

Lagerinventur ist notwendig – Excel hilft dabei

Im Laufe der Zeit gibt es in einem Lager Bestandsunterschiede zwischen dem realen Lagerbestand und dem Bestand in der Lagerverwaltungssoftware. Das kann durch Rüstfehler, Falschbuchungen oder durch Bezüge ohne Abbuchung verursacht werden. Daher sollte in regelmäßigen Abständen eine Lagerinventur* durchgeführt werden, um den Istbestand mit dem Systembestand abzugleichen.

Bei einer Lagerinventur wird Artikel für Artikel durchgezählt. Wenn die Zählung eines Artikels gleich dem Systemstand ist, ist nichts weiter zu tun. Gibt es jedoch Abweichungen, dann muss der gezählte Lagerbestand eines Artikel auch in der Lagerliste korrigiert werden.

Nur so ist sicherzustellen, dass immer der richtige Bestand an Lager ist.

Fazit zur Vorlage Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel

Mit der kostenlosen Vorlage Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel können Waren und Artikel, die gelagert werden, sauber aufgelistet werden. Das übersichtliche Excel Tool ist durch die leichte Bedienbarkeit und den einfachen Aufbau schnell einsatzbereit. Es muss keine komplizierte Installation einer Lagersoftware sowie Schulung der Mitarbeiter durchgeführt werden.

Gerade für kleine Lager bzw. für Lager mit wenigen Artikeln, ist diese Vorlage sehr gut geeignet. Alle wichtigen Daten, die bei der Verwaltung eines Lagers wichtig sind, führt diese Excel Vorlage auf. Es sind keine unnötigen Funktionen enthalten, welche die Mitarbeiter oder dich bei der Lagerverwaltung behindern.

Die Vorlage kannst du leicht an deine Bedürfnisse anpassen. Einfach mal downloaden und testen.

Und falls dir etwas an der Vorlage fehlen sollte, dann schreibe unten bitte ein Kommentar und nenne die Verbesserungsmöglichkeiten. So wird die Vorlage noch besser.


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