Kompetenzmatrix als Excel Vorlage – Mitarbeiter fördern

Es gibt viele Arten einer Kompetenzmatrix. Im Prinzip bilden Kompetenzmatrizen die Skills oder Fähigkeiten eines Mitarbeiters in Form einer Tabelle ab. Was kann der Mitarbeiter sehr gut und in welchen Bereichen gibt es Verbesserungspotentiale.

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Kompetenzmatrix als Excel Vorlage
für Excel ab 2010

Kompetenzmatrix als Excel Vorlage – Mitarbeiter fördern
Kompetenzmatrix Mitarbeiter als Excel Vorlage

Hauptsächlich geht es in solchen Matrizen darum, zu sehen, wo ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Es geht um Flexibilität. Welcher Mitarbeiter kann auch andere Arbeit übernehmen, hat also die Fähigkeiten dazu.

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Gerade bei der Personalentwicklung sind Kompetenzmatrizen ein sehr hilfreiches Tool. Aus ihnen kann herausgelesen werden, welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter* hat und was vielleicht noch fehlt. So kann ein Mitarbeiter in schwachen Bereichen gezielt geschult oder gefördert werden. Ebenso ist daraus ersichtlich, in welchen Bereichen ein Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Wo überall ist er einsetzbar und damit auch flexibel, wenn es mal einen Engpass gibt.

Das Wichtigste im Überblick

  • Kompetenzmatrix für Teams und Abteilungen
  • Die Vorlage bietet Platz für Einträge von bis zu 10 Mitarbeiter
  • Pro Mitarbeiter können bis zu 8 Aufgabengebiete aufgeführt werden
  • Pro Aufgabengebiet können bis zu 5 Unteraufgaben eingetragen werden
  • Pro Mitarbeiter und Aufgabengebiet grafische Darstellung der Kompetenz und Auslastung

Mit dieser Excel Vorlage bringst du etwas Übersicht in die Aufgaben und Fähigkeiten deiner Mitarbeiter, deines Teams*, deiner Abteilung oder deiner Firma.

Kompetenzmatrix mit Mitarbeiteraufgaben

Diese Excel Vorlage einer Kompetenzmatrix hat einen etwas anderen Hintergrund als „nur“ die Kompetenzen von Mitarbeitern* aufzuführen. Es geht hier vielmehr darum, Bereichs- oder Aufgabenzuständigkeiten von Mitarbeitern übersichtlich aufzuführen.

Natürlich kann auch die Kompetenz eines Mitarbeiters in die Liste übernommen werden. Pro Mitarbeiter und Aufgabenbereich kann die Auslastung sowie der Stand der Fähigkeiten (Kompetenzen) abgebildet werden. Beides wird grafisch in Form eines Balkens oder eines Kreisdiagrammes dargestellt.

Du siehst also auf einen Blick, welcher Mitarbeiter für welches Aufgabengebiet zuständig ist und welche Untergebiete zu seinem Aufgabengebiet gehören. 

Wie ist der Mitarbeiter prozentual bei der Durchführung eines Aufgabengebietes ausgelastet? Wie viel Zeit nimmt ein Aufgabengebiet seiner täglichen oder monatlichen Arbeitszeit ein? All diese Fragen kannst du mit einem Blick auf diese Matrix beantworten.

Weiterhin siehst du, wie Kompetent ein Mitarbeiter im entsprechenden Bereich ist. Kennt er sich top aus. Kann er alles. Ist er ein Experte und könnte andere schulen. Oder muss der Mitarbeiter selbst noch trainiert bzw. geschult werden, um in Richtung Experte zu gelangen.

Alles in allem gibt dir diese Vorlage einen guten Überblick, über die Aufgaben, die Fähigkeiten und die entsprechenden Kompetenzen deines Mitarbeiters.

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Kompetenzmatrix für bis zu 10 Mitarbeiter

Die Excel-Vorlage bietet Platz für bis zu 10 Mitarbeiter. Pro Mitarbeiter können bis zu 8 Hauptaufgaben eingetragen werden. Unterhalb jeder Hauptaufgabe ist Platz für bis zu 5 Unteraufgaben.

Die folgende Grafik verdeutlicht die Eingabemöglichkeiten innerhalb eines Aufgabengebietes:

Kompetenzmatrix als Excel Vorlage – Mitarbeiter fördern
Haupt- und Unteraufgaben in der Vorlage Kompetenzmatrix

Pro Mitarbeiter und Aufgabengebiet kannst du die Auslastung in Prozent eintragen. Dafür gibst du einfach eine Zahl zwischen 0 und 100 in die Zeile unterhalb der jeweiligen Unteraufgabe ein. Excel wandelt dies in einen Datenbalken um, so dass deine Eingabe grafisch sichtbar wird. 

Aus der Eingabe 100% wird so zum Beispiel ein komplett grüner Balken. Bei 50% wird der Datenbalken zur Hälfte grün und bei 20% wird, wie in der Grafik oben zu sehen, nur der vordere Bereich grün. Bei der Eingabe der Auslastung, musst du darauf achten, dass du in Summe über alle Aufgabengebiete nicht mehr als 100% einträgst. Es kann zwar schon mal vorkommen, dass ein Mitarbeiter über eine Zeit lang über 100% ausgelastet ist – in dem Fall müsste er Überstunden leisten – was aber nicht dauerhaft der Fall sein sollte. Ebenso würde eine Summe der Auslastung weit unter 100% bedeuten, dass der Mitarbeiter zu wenig Arbeit hat.

In die Zelle rechts daneben kannst du die Kompetenz des Mitarbeiters für das jeweilige Aufgabengebiet eintragen. Auch hier wieder in Prozent. Nach Eingabe der Zahl und bestätigen durch die Eingabetaste wird die Zahl in ein Kreisdiagramm umgewandelt. Dabei wird deine Eingabe in 25% Schritte unterteilt. Das ergibt dann Folgendes:

  • 0% = leerer Kreis
    ⇒ Mitarbeiter hat keine oder nur geringe Kenntnisse (Einsteiger)
  • 25% = Viertelkreis
    ⇒ Mitarbeiter hat geringe Kenntnisse (Neuling)
  • 50% = Halbkreis
    ⇒ Mitarbeiter hat Kenntnisse
  • 75% = Dreiviertelkreis
    ⇒ Mitarbeiter kann schon viel, ist aber noch kein Experte
  • 100% = Vollkreis
    ⇒ Mitarbeiter ist ein Experte in diesem Gebiet, kann andere schulen

In Spalte „B“ wird dir pro Mitarbeiter die Summe der Auslastung und auch der Durchschnitt aller Kompetenzen angezeigt. Diese Spalte gibt dir einen schnellen Überblick über die Auslastung und Kompetenzen der Mitarbeiter.

Hast du die Matrix einmal ausgefüllt, bekommst du einen kompletten Überblick über die wichtigsten Tätigkeiten und Aufgabengebiete deiner Mitarbeiter. Du siehst, wer für was zuständig ist und du siehst anhand der Kompetenzen und Fähigkeiten welche Einsatzgebiete sonst noch möglich sind.

Weiterhin ist auch zu sehen, welche Bereiche unterbesetzt sind.

Lies auch: Aufgabenmanagement mit Excel – Teamarbeit koordinieren

Personalentwicklung mit Hilfe der Kompetenzmatrix

Kompetenzmatrizen werden oft in der Personalentwicklung eingesetzt. Durch aufführen der Fähigkeiten und der Kompetenzen eines Mitarbeiters, kannst du einfach herausfinden, welche Mitarbeiter noch Schulungsbedarf haben oder sich auch für andere Aufgaben eignen.

Es ist also auch Personalentwicklung mit Hilfe einer Kompetenzmatrix möglich. Mitarbeiter können gezielt in einem Gebiet geschult und gefördert werden.

Fazit zur Vorlage "Kompetenzmatrix Mitarbeiter als Excel Vorlage"

Eine sauber geführte Kompetenzmatrix ist sehr hilfreich, um die Aufgabengebiete von Mitarbeitern aufzulisten. Weiterhin können Schulungsbedarfe ermittelt werden, um einzelne Mitarbeiter gezielt zu fördern. Ebenso kristallisieren sich sogenannte Experten unter den Mitarbeitern heraus, die wiederum andere Mitarbeiter unterstützen und weiterentwickeln können.

Zusammengefasst ist die Kompetenzmatrix ein universelles Tool, um die Aufgabengebiete, die Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitern übersichtlich darzustellen.

Download kostenlos
Kompetenzmatrix Mitarbeiter
Excel ab Version 2010 | 48 KB

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6 Kommentare zu “Kompetenzmatrix als Excel Vorlage – Mitarbeiter fördern

  1. Tobias Bühler

    Hallo Herr Müller,

    Auch ich würde die Vorlage gerne etwas bearbeiten, könnten Sie mir auch das Kennwort per E-Mail zukommen lassen?

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Herr Bühler,

      das Passwort habe ich ihnen per separater Mail zugeschickt. Um die Vorlage zu verbessern, würden mich ihre Verbesserungsvorschläge sehr interessieren.
      Schreiben Sie doch bitte einfach hier in die Kommentare oder per Mail an Kontakt.

      Danke im Voraus und beste Grüße,

      Timo

  2. Thorben Zielas

    Hallo Herr Müller,

    Auch ich würde die Vorlage gerne etwas bearbeiten, könnten Sie mir auch das Kennwort per E-Mail zukommen lassen?

    MfG
    Thorben

  3. Salih Candemir

    Ich kann die vorlage nicht um mehr Mitarbeiter erweitern wie funktioniert das?

    und wie hebe ich Die Schreibschutz funktion auf ? benötige hierfür ein PW

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Salih,

      danke für deine Anfrage. Das Passwort für den Schreibschutz, sowie eine kurze Erklärung, wie du die Vorlage um einige Mitarbeiter erweitern kannst, habe ich dir per separater Mail gesendet.

      Viele Grüße,
      Timo

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