Das Aufgabenmanagement und die Aufgabenplanung innerhalb eines Teams können sehr vielfältig sein. Es stehen viele Aufgaben an. Jedes Teammitglied hat sein Aufgabengebiet und ist für bestimmte Bereiche zuständig. Fast täglich gibt es neue Aufgaben, die bewältigt werden müssen.
Da den Überblick zu behalten ist nicht immer leicht. Diese Excel Vorlage soll dich beim Aufgabenmanagement unterstützen. Dabei ist es egal, ob du die Teamleiterin oder der Teamleiter* bist oder eines der Teammitglieder. Die Vorlage hilft dir einfach dabei, die Teamaufgaben zu notieren, zu strukturieren und so leichter verfolgen zu können. So geht keine Aufgabe mehr verloren.
Ein zusätzliches Tabellenblatt „Team-Meeting“ sorgt dafür, dass auch Informationen, die für das gesamte Team wichtig sind, übersichtlich an einem Ort erfasst werden können. So gehen auch für das Teammeeting keine Informationen vergessen.
Das wichtigste im Überblick
- Für jedes Teammitglied ein eigenes Aufgabenboard
- Für Teambesprechungen gibt es das Board „Team-Meeting“
- Kategorisierung der Aufgaben möglich (zum Beispiel A, B, C, etc.)
- Zieldatum wird bei Ablauf farblich hervorgehoben
Inhaltsverzeichnis
Aufbau der Vorlage Aufgabenmanagement mit Excel – Teamarbeit koordinieren
Die Grundversion bietet Platz für bis zu 5 Mitarbeiter, pro Mitarbeiter gibt es ein separates Tabellenblatt. Ein weiteres Tabellenblatt ist für die Erfassung von Informationen für das nächste Team-Meeting gedacht.
In allen Tabellenblättern werden auf der rechten Seite fünf Kalendermonate angezeigt. Es werden der vergangene Monat, der aktuelle Monat (aktueller Tag wird in Gelb hervorgehoben) sowie die 3 kommenden Monate aufgeführt. Ein Kalender ist bei der Teamarbeit immer nützlich.
Mitarbeiterboard einrichten
Wie bereits erwähnt, hat die Vorlage in der Grundausstattung fünf Mitarbeiter-Tabellenblätter, ich nenne diese auch Mitarbeiterboards. Dies sind „Mitarbeiter 1“ bis „Mitarbeiter 5“. Somit können die Aufgaben von bis zu fünf Mitarbeitern koordiniert werden.
Hat das Team mehr als fünf Mitarbeiter, kannst du durch kopieren des Tabellenblattes „Vorlage Mitarbeiter“, ein weiteres Mitarbeiterboard anlegen. Falls es zu viele Boards sind, kannst du natürlich auch eines oder mehrere der Mitarbeiterboards (Tabellenblätter) löschen.
Sobald du die benötigte Anzahl an Mitarbeiter-Tabellenblätter angelegt hast, benennst du diese um und zwar mit dem Namen des Mitarbeiters. So ist jedes Mitarbeiterboard eindeutig einem Mitarbeiter zugewiesen. Dazu klickst du das entsprechende Tabellenblatt mit der rechten Maustaste an und wählst „Umbenennen“ aus. Nun noch den Mitarbeiternamen eintragen und schon ist das Mitarbeiterboard angelegt.
Aufgabenplanung der Teammitglieder über die Mitarbeiterboards
Im Folgenden erläutere ich dir, wie du die Aufgaben eines einzelnen Mitarbeiters einträgst und welche Möglichkeiten du hast, um die Aufgaben zu strukturieren.
Die erste Spalte „Kategorie“ dient zur Kategorisierung der Aufgabe. Du kannst zum Beispiel die Kategorien A, B und C vergeben. Dabei kann A für „sehr wichtig“, B für „wichtig“ und C für „weniger wichtig“ stehen. Oder du gibst in die Kategoriespalte den Namen eines Projektes oder eines Themengebietes ein oder einfach auch nur ein Datum.
In der Spalte „Was“ kannst du dann die eigentliche Aufgabe eintragen. Die weiteren 6 schmäleren Spalten (Titel „1“ bis „6“), dienen zur Erfassung von Zahlen, Bewertungen, einer weiteren Kategorie. So können zum Beispiel Aufgabenpakete in sich nochmal kategorisiert werden. Kann nützlich sein. Falls du aber die Spalten nicht benötigst, einfach leer lassen.
Kleiner Tipp: Du kannst den Text in der Spalte „Was“ einfach auch über das Spaltenende hinaus schreiben, d.h. so weit, dass der Text in die Spalten 1 bis 6 hinein geht.
Und noch ein Tipp: Durch eine farbliche Hinterlegung der Aufgabenpakete lassen sich diese leicht voneinander unterscheiden. So verbessert sich die Übersichtlichkeit im Mitarbeiterboard.
Am besten schaust du dir unter „Mitarbeiter 1“ die Vorlage mal an (Dazu die Vorlage downloaden). Dort habe ich einige Eingabemöglichkeiten und farbliche Gruppierungen eingetragen, um die Möglichkeiten der Vorlage zu zeigen.
Lies auch: Projektplan für Excel
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Team-Meeting – Wichtige Informationen sammeln
In einem Team gibt es regelmäßig Team-Meetings. Darin werden Dinge, wie die aktuellen Aufgaben, zukünftige Aufgaben oder auch allgemeine Themen besprochen.
In der Zeit bis zum nächsten Team-Meeting gibt es oft Themen, die am Meeting besprochen werden müssen. Damit diese nicht vergessen gehen, gibt es das Tabellenblatt „Team-Meeting“.
Hier kannst du einfach alle wichtigen Themen eintragen und bist so für das nächste Meeting gut vorbereitet.
Aufgabenmanagement im Team
Wie der Name Team schon sagt, arbeitet man im Team als Team, also miteinander bzw. zusammen. Daher kann es sinnvoll sein, die Vorlage „Aufgabenmanagement für Excel“ zentral und für alle zugänglich abzulegen. Zum Beispiel in der Cloud.
So kann jedes Teammitglied seine Aufgaben erfassen, den aktuellen Status oder auch Probleme eintragen. Durch den freien Zugang sieht jedes Teammitglied wo die anderen stehen, wo die Probleme liegen und kann so vielleicht auch anderen Teammitgliedern helfen. Eine offene Kommunikation kann man dazu sagen.
Ein anderer Ansatz ist es, dass die Teamleiterin/der Teamleiter* die Vorlage bei sich zentral ablegt und nur er damit arbeitet. Der Teamleiter nutzt es quasi als Führungsinstrument für sich, um die Aufgaben, Projekte und Tätigkeiten seines Teams bzw. seiner Mitarbeiter besser im Überblick zu haben.
Welche Einsatzform in deinem Team zum Tragen kommt, hängt sicher von den Aufgabengebieten oder der Branche ab. Einige Branchen sind offener/moderner, andere sind eher konservativ.
Fazit zu Aufgabenmanagement mit Excel
Mit der Vorlage „Aufgabenmanagement für Excel“ hast du ein Tool zur Verfügung, welches dir helfen soll, den Überblick über die Teamaufgaben* zu behalten und auch besser koordinieren zu können.
Klar, mittlerweile gibt es viele Softwarelösungen für Teams wie Microsoft-Teams und Excel ist sicher nicht immer die beste Lösung. Allerdings sind auch viele Softwarelösungen einfach überfrachtet mit Funktionen, die eine Bedienung umständlich machen. Da ist eine einfache Excel-Lösung wieder im Vorteil.
Konzentration auf das Wesentliche und genau das habe ich hier mit dieser Vorlage versucht umzusetzen. Vielleicht passt die Vorlage ja für dich. Würde mich freuen, wenn du mir unten ein Feedback in den Kommentaren hinterlässt.
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Aufgabenmanagement-mit-Excel.xlsx
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