Rechnungsvorlage für Excel

Rechnungsvorlage für Excel
Rechnungsvorlage für Excel

Die Rechnungsvorlage für Excel ist für Kleinunternehmer, Selbständige und für alle, die Rechnungen schreiben müssen gedacht. Rechnungen schreiben ist im Grunde eine schöne Sache, denn das bedeuted ja auch, dass du eine Dienstleistung abgeschlossen oder ein Produkt verkauft hast.

Dennoch schreiben viele nicht gerne eine Rechnung. Es braucht Zeit und kann je nach Vorlage oder Rechnungstool auch mühsam sein. Hier kann dir meine Rechnungsvorlage weiterhelfen. Die Rechnungsvorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar.

Wenn du zum Beispiel Kleinunternehmer bist und daher keine Mehrwertsteuer ausweisen musst, dann kannst du die Vorlage mit wenigen Klicks und Angaben darauf einstellen. Auch der Mehrwertsteuersatz lässt sich einstellen. Einmal eingestellt, ist es mit dieser Vorlage sehr einfach eine Rechnung zu schreiben.

Das wichtigste im Überblick

  • Leicht an deine Bedürfnisse einstellbar
  • Mehrwertsteuersatz einstellbar
  • Für Kleinunternehmer, Selbstständige und alle die Rechnungen schreiben müssen
  • Bietet Platz für bis zu 10 Rechnungspositionen 

Aufbau der Rechnungsvorlage für Excel

Diese Vorlage hat 2 Seiten. Die erste Seite zeigt die Rechnung, welche später auch ausgedruckt wird. Den Rechnungsinhalt, also Kundenname, Kundenadresse sowie die Rechnungspositionen trägst du über Seite 2 der Vorlage ein. Durch diese Vorgehensweise siehst du direkt, wie die Rechnung später aussehen wird.

Die Eingabefelder auf Seite 2 sind gelb markiert. In jedes gelbe Feld muss somit eine Eingabe gemacht oder eine Auswahl getroffen werden. Hilfetexte unterstützen dich beim erstellen der Rechnung.

Vorteile dieses Aufbaus der Rechnungsvorlage sind, dass die Rechnungsvorlage nicht angefasst werden muss und so nicht versehentlich Formeln und Formatierungen gelöscht werden können. Zusätzlich siehst du immer „live“ wie die Rechnung später aussehen wird.

Rechnungsvorlage für Excel
Eingabebereich der Rechnungsvorlage

Rechnungsvorlage – Grundeinstellungen in den Stammdaten

Bevor du mit der Vorlage deine erste Rechnung erstellen kannst, musst du im Tabellenblatt Stammdaten einige grundlegende Angaben machen. Folgende Angaben sind zu machen:

  • Adresse: Hier trägst du deine Firmenadresse ein
  • Ansprechpartner: Hier gibst du die Kontaktdaten des Ansprechpartners ein. Dies sind der Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und auch noch die Website
  • Bankverbindung: Hier gibst du die Bankverbindungsdaten ein. Diese erscheinen in der Fußzeile der Rechnung
  • Kleinunternehmer: Durch die Auswahl von „Ja“ legst du fest, dass du Kleinunternehmer bist

Durch diese Einträge ändern sich die Angaben im Rechnungsformular. Klicke einfach mal das Rechnungsformular an. Du siehst sofort, was sich geändert hat.

Was ist ein Kleinunternehmer
Nach §19 Umsatzsteuergesetz kann sich jeder Unternehmer als Kleinunternehmer einstufen lassen, sobald der Umsatz inkl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht über 22.000 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht die Schwelle von 50.000 Euro übersteigen wird.
Quelle: fuer-Gruender.de

Pflichtangaben auf einer Rechnung – Was muss alles auf einer Rechnung stehen

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben beinhalten. Im Folgenden liste ich diese auf:

  • Dein vollständiger Name und deine Anschrift
  • Der vollständige Name und die Anschrift deines Kunden
  • Der Begriff „Rechnung“
  • Das Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
  • Die eigene Steuernummer und falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Die Rechnungsnummer
  • Die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Leistungen sowie der Preis
  • Den Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung
  • Nettopreis in Euro
  • Den Umsatzsteuersatz (je nach Unternehmensform verschieden)
  • Den Umsatzsteuerbetrag (je nach Unternehmensform verschieden)
  • Der Rechnungsbetrag (Bruttopreis in Euro)

Je nach Unternehmensform (Kleinunternehmer etc.) gibt es Unterschiede in den Pflichtangaben, die auf einer Rechnung stehen müssen. Einen guten Überblick bietet hier die Website von sevDesk*.

Seit dem Jahr 2015 müssen Rechnungen GoBD-konform sein. 

Was bedeuted eigentlich GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Es geht also darum, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einer Firma aufbewahrt werden müssen.

Nach GoBD dürfen Rechnungen nicht veränderbar sein. Da in Excel oder Word erstellte Rechnungen leicht änderbar sind, ist es absolut nicht zu empfehlen, Rechnungen in Excel zu erstellen.

Daher empfehle ich sevDesk, ein Online-Service, den ich auch schon seit einiger Zeit für die Rechnungserstellung nutze:

Weitere Online Rechnungsprogramme

Mittlerweile gibt es einige Anbieter von Online-Rechnungsprogrammen. Alle bieten ihren Service auf Cloudbasis an. Die einen bieten mehr, die anderen weniger. Im Folgenden liste ich weitere, mir bekannten Tools auf:

Nur um mal einige zu nennen.

Fazit Rechnungsvorlage für Excel

Rechnungen schreiben sollte so einfach wie möglich sein und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Da hilft dir diese Excel-Vorlage sicher weiter. Die Vorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar. Egal ob du Kleinunternehmer oder Selbstständig bist oder eine kleine Firma hast. Einmal eingerichtet, musst du nur noch den Kundennamen sowie die erbrachte Leistung bzw. das verkaufte Produkt aufführen. Fertig ist deine Rechnung.

Dennoch gibt es bei der Rechnungserstellung einiges zu beachten. Gerade die Pflichtangaben sind wichtig, sowie die Rechnungserstellung nach GoBD. Ich biete hier eine Rechnungsvorlage einfach aus dem Grund an, weil immer wieder danach gefragt wird. Wer aber eine GoBD konforme Rechnung erstellen möchte, sollte besser, wie bereits oben beschrieben auf einen Online-Rechnungsservice zurückgreifen.

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Download kostenlos
Rechnungsvorlage.xlsx
Excel ab Version 2010 | 34 KB

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