Rechnungsvorlage für Excel

Rechnungsvorlage für Excel
Rechnungsvorlage für Excel

Die Rechnungsvorlage für Excel ist für Kleinunternehmer, Selbständige und für alle, die Rechnungen schreiben müssen gedacht. Rechnungen schreiben ist im Grunde eine schöne Sache, denn das bedeuted ja auch, dass du eine Dienstleistung abgeschlossen oder ein Produkt verkauft hast.

Dennoch schreiben viele nicht gerne eine Rechnung. Es braucht Zeit und kann je nach Vorlage oder Rechnungstool auch mühsam sein. Hier kann dir meine Excel Rechnungsvorlage weiterhelfen. Die Rechnungsvorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar.

Wenn du zum Beispiel Kleinunternehmer bist und daher keine Mehrwertsteuer (MwSt) / Umsatzsteuer (USt) ausweisen musst, dann kannst du die Vorlage mit wenigen Klicks und Angaben darauf einstellen. Auch der Mehrwertsteuersatz lässt sich einstellen. Einmal eingestellt, ist es mit dieser Muster Vorlage sehr einfach eine Rechnung zu schreiben.

Das wichtigste der Rechnungsvorlage für Excel im Überblick

  • Die Vorlage ist leicht auf deine Bedürfnisse zur Erstellung einer Rechnung einstellbar
  • Der Mehrwertsteuersatz (MwSt) / Umsatzsteuersatz (USt) kann angepasst werden
  • Für Kleinunternehmer, Selbstständige und alle die Rechnungen schreiben müssen
  • Bietet Platz für bis zu 10 Rechnungspositionen 


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Rechnungsvorlage.xlsx
Excel ab Version 2010 | 34 KB

Aufbau der Vorlage für Rechnungen in Excel

Diese Rechnungsvorlage für Excel hat 2 Seiten. Die erste Seite zeigt die Rechnung, welche später auch ausgedruckt wird. Den Rechnungsinhalt, also Kundenname, Kundenadresse sowie die Rechnungspositionen trägst du über Seite 2 der Vorlage ein, wie im Muster zu sehen. Durch diese Vorgehensweise siehst du direkt, wie die Rechnung später aussehen wird.

Die Eingabefelder auf Seite 2 sind gelb markiert. In jedes gelbe Feld muss somit eine Eingabe bzw. Angabe gemacht oder eine Auswahl getroffen werden. Hilfetexte unterstützen dich beim erstellen der Rechnung.

Der Vorteil dieses Aufbaus der Rechnungsvorlage ist, dass die Vorlage bei einer neuen Rechnung in Excel nicht angefasst werden muss und so nicht versehentlich Formeln und Formatierungen gelöscht werden können. Zusätzlich siehst du immer „live“ wie die Rechnung später aussehen wird.

Rechnungsvorlage für Excel
Eingabebereich der Rechnungsvorlage

Eine Rechnung mit Excel erstellen: So einfach geht es mit der Vorlage

Bevor du mit der Vorlage deine erste Rechnung erstellen kannst, musst du im Tabellenblatt Stammdaten einige grundlegende Angaben machen. Folgende Angaben sind zu machen:

  • Adresse: Hier trägst du die Firmenadresse deines Unternehmens ein
  • Ansprechpartner: Hier gibst du die Kontaktdaten des Ansprechpartners ein. Dies sind der Name, E-Mail-Adresse, die Telefonnummer sowie der Name deiner Website
  • Bankverbindung: Hier gibst du die Bankverbindungsdaten ein. Diese erscheinen in der Fußzeile der Rechnung
  • Kleinunternehmer: Durch die Auswahl von „Ja“ legst du fest, dass du Kleinunternehmer bist

Durch diese Einträge ändern sich die Angaben im Rechnungsformular. Klicke einfach mal das Rechnungsformular an. Du siehst sofort, was sich geändert hat.

Was ist ein Kleinunternehmer
Nach §19 Umsatzsteuergesetz kann sich jeder Unternehmer als Kleinunternehmer einstufen lassen, sobald der Umsatz inkl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht über 22.000 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht die Schwelle von 50.000 Euro übersteigen wird.

Quelle: fuer-Gruender.de

Wie du siehst, ist es einfach, mit dieser Vorlage eine Rechnung mit Excel zu erstellen.

Neben dieser Muster Vorlage zur Erstellung einer Rechnung in Excel gibt es auf alle-meine-vorlagen.de noch einige weitere Excel Vorlagen, die für dein Unternehmen nützlich sein können. Zur Verwaltung deiner Lagerbestände ist die Vorlage “Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel” geeignet. Um Angebote leicht vergleichen zu können, schaust du dir am besten die Vorlage “Angebotsvergleich mit Preisspiegel in Excel” an. Auch eine kostenlose Quittungsvorlage für Excel gibt es zum Download. 

Excel Rechnungsvorlagen richtig ausfüllen: Diese Pflichtangaben gehören dazu

Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben beinhalten. Diese sind in § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Im Folgenden liste ich diese auf:

  • Dein vollständiger Name und die Anschrift des Unternehmens (Rechnungssteller)
  • Der vollständige Name und die Anschrift deines Kunden (Rechnungsempfänger)
  • Der Begriff „Rechnung“
  • Das Datum der Rechnung (Rechnungsdatum / Ausstellungsdatum)
  • Die eigene Steuernummer und falls vorhanden, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Leistungen sowie der Preis
  • Den Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung
  • Nettopreis der Ware oder Dienstleistung (inkl. Angabe der Währung, z.B. Euro)
  • Skonto oder Rabatt
  • Den Umsatzsteuersatz (USt) – je nach Unternehmensform verschieden
  • Den Umsatzsteuerbetrag – je nach Unternehmensform verschieden
  • Der Rechnungsbetrag (Bruttopreis in Euro)

Je nach Unternehmensform (Kleinunternehmer etc.) gibt es Unterschiede in den Pflichtangaben, die auf einer Rechnung stehen müssen. Einen guten Überblick bietet hier die Website von sevDesk*.

Seit dem Jahr 2015 müssen Rechnungen GoBD-konform sein. 

Was bedeuted eigentlich GoBD?

GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Es geht also darum, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einer Firma aufbewahrt werden müssen.

Nach GoBD dürfen Rechnungen nicht veränderbar sein. Da in Excel oder Word erstellte Rechnungen leicht änderbar sind, sind diese nur sicher, wenn du sie direkt nach der Erstellung ausdruckst, kopierst und physisch in einem Ordner ablegst. Den original Ausdruck der Rechnung verschickst du dann per Post. Wenn du die Rechnung elektronisch per Mail versenden willst, sollten die Rechnungen in einem Dokumenten-Management-System (DMS) abelegt werden. Einen Leitfaden dazu findest du auf den Seiten der Bitkom.org.

Online Rechnungsprogramme – einige Anbieter

Mittlerweile gibt es einige Anbieter von Online-Rechnungsprogrammen. Alle bieten ihren Service auf Cloud-Basis an. Die einen bieten mehr Funktionen, die anderen weniger. Im Folgenden liste ich die mir bekannten Services auf:

Nur um mal einige zu nennen. Im Folgenden beschreibe ich die Vor- und Nachteile der Rechnungserstellung mit Excel oder Word.um mal einige zu nennen.

Rechnungsprogramm vs. Excel- Rechnungsvorlage: Vor- und Nachteile

Online Rechnungsprogramme haben im Vergleich zu einer Excel Rechnungsvorlage einige Vorteile, aber auch Nachteile. Die Vorteile sind die intuitive Bedienung sowie die automatische Verwaltung aller Daten in der Cloud. Dadurch ergibt sich einiges an Zeitersparnis. In der Regel bieten die Online-Tools eine Übersicht der Einnahmen, d.h. die Rechnungsbeträge sowie das Datum der einzelnen Rechnungszahlung (Einnahmen) werden aufgelistet. Ein weiterer Vorteil sind die Schnittstellen, worüber alle Rechnungsdaten für deinen Steuerberater automatisch vorbereitet und bei Bedarf auch übermittelt werden. Die Vorteile noch mal in der Übersicht zusammengefasst:

  • Intuitive Bedienung und Verwaltung aller Daten führt zu Zeitersparnis
  • Überblick über alle Einnahmen und Zahlungseingänge
  • Schnittstellen für die direkte Übermittlung der Daten an deinen Steuerberater
  • GoBD-konform

Neben den Vorteilen gibt es auch Nachteile. Ein neues, umfangreiches Tool bedeutet immer Zeitaufwand, um sich in die vielen Funktionen einzuarbeiten. Zudem gibt es monatliche oder jährliche Kosten. Beides ist Abwägungssache und ist hauptsächlich davon abhängig, wie oft eine Rechnung geschrieben werden muss. Bei Kleinunternehmen, mit wenigen Rechnungen, ist die Erstellung über eine kostenlose Rechnungsvorlage für Excel vermutlich kostengünstiger und einfacher. Folgend die Vorteile der Rechnungsvorlage für Excel:

  • Keine unnötigen Funktionen, daher leicht zu erlernen
  • Kostengünstig, da keine monatlichen/jährlichen Abo-Kosten anfallen

Rechnungsvorlage für Excel: kostenlos herunterladen & Zeit sparen

Rechnungen schreiben sollte so einfach wie möglich sein und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Da hilft dir diese Rechnungsvorlage für Excel sicher weiter. Die Vorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar: Je nachdem, ob du Kleinunternehmer oder Selbstständig bist oder eine kleine Firma hast. Einmal eingerichtet, musst du nur noch den Kundennamen sowie die erbrachte Leistung bzw. das verkaufte Produkt aufführen. Fertig ist deine Rechnung.

Dennoch gibt es bei der Rechnungserstellung einiges zu beachten. Die Pflichtangaben sind wichtig, sowie die Rechnungserstellung nach GoBD. Ich biete hier eine Rechnungsvorlage einfach aus dem Grund an, weil immer wieder danach gefragt wird. Schreibst du nur wenige Rechnungen und willst Zeit sparen, dann ist die Excel-Rechnungsvorlage ein niedrigschwelliges Werkzeug. Achte aber darauf, die Rechnungen auszudrucken und per Post zu verschicken. Wer aber eine GoBD konforme Rechnung erstellen möchte, sollte besser, wie bereits oben beschrieben, auf einen Online-Rechnungsservice zurückgreifen.

Kleiner Tipp: Am besten lässt du deine Rechnungen von einem Steuerberaterbüro (Steuerberater:in) prüfen. So bist du ganz sicher, dass deine Rechnungen vom Aufbau und Inhalt her den aktuellen Vorgaben entsprechen.

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