Ein wichtiges Tool im Projektmanagement ist der Projektstatusbericht. Jedes Projekt hat Auftraggeber, die über den aktuellen Stand des Projektes informiert sein möchten. Der Projektstand soll dabei möglichst kurz und übersichtlich und mit den wesentlichen Punkten vorgestellt bzw. besprochen werden. Für diese Projektinformation hat sich der Projektstatusbericht etabliert.
Inhaltsverzeichnis
Projektstatusbericht – ein Tool zur umfassenden Projektinformation
Bei Projekten ist es wichtig, dass eine gewisse Regelmäßigkeit herrscht. Neben den Projektsitzungen gehören dazu auch regelmäßige Berichte über den Projektstatus an die Aufraggeber. In der Regel werden Statusberichte einmal monatlich verfasst und an die verantwortlichen Stellen gesendet.
Die Zeit ist knapp und sollte nicht mit unnötigen Tätigkeiten verschwendet werden. Daher gilt es, in einem Projektstatusbericht das wesentliche über den Projektstand kurz und dennoch informativ zusammenzufassen. So ist ein schneller Überblick gegeben.
Folgende Vorlagen unterstützen dich in deinem Projekt. Einfach mal ansehen, downloaden und testen:
Um den Projektfortschritt besser verfolgen zu können, ist es hilfreich, den Statusbericht immer gleich aufzubauen. Daher am besten immer nur eine Vorlage verwenden. So ist die Lesbarkeit für den Auftraggeber wesentlich einfacher. Das Layout des Berichts ist ihm bekannt und er kann schnell die für ihn wichtigen Punkte herauslesen.
Hier gibt es nun eine einfache Vorlage zur Erstellung eines Projektstatusberichts zum Download. Im Folgenden erkläre ich den Aufbau und die Verwendung der Vorlage.
Was muss alles in einen Projektstatusbericht
Was ist nun der Inhalt eines Projektstatusberichts? Klar ist, er soll nicht überfrachtet sein und sich auf die wirklich wichtigen Projektpunkte beziehen.
Ganz oben ist zunächst mal der Berichtskopf. Hier können die allgemeinen Projektinformationen eingetragen werden. Diese sind:
Der Statusbericht ist in 8 Bereiche aufgegliedert:
1 Projektstand nach Projektphasen
Ein Projekt teilt sich meist in 6 Projektphasen* auf. Diese sind:
Initialisierung Hier wird das Projektteam zusammengestellt und es werden die Projektabgrenzung sowie die Ziele definiert. In dieser Phase wird auch ein Projektplan erstellt. Dieser enthält alle Phasen mit den entsprechenden Unterschritten.
Analyse Hier werden grundlegende Analysen erarbeitet. Was ist der aktuelle Stand? welche Schwierigkeiten gibt es? Was läuft schon gut?
Grobkonzept Aus den Erkenntnissen der Analysephase und unter Berücksichtigung der Projektziele, wird ein Grobkonzept erstellt.
Detailkonzept Aus dem Grobkonzept werden die nächsten Projektschritte abgeleitet. Daraus entsteht ein Detailkonzept.
Umsetzung Steht das Detailkonzept geht es an die Umsetzung der erarbeiteten Projektpunkte.
Abschluss Der Projektabschluss ist eine sehr wichtige Projektphase. Dieser wird oft zeitlich bedingt weggelassen oder nur sehr notdürftig durchgeführt. Hier wird das komplette Projekt nochmal resümiert. Was lief gut, was weniger gut. Was muss eventuell noch verbessert werden bzw. was wurde noch nicht umgesetzt.
Die 6 Projektphasen
Unter jeder Projektphase können bis zu 3 „x“ gesetzt werden. Dadurch kann visuell gezeigt werden, welche Projektphasen bereits abgeschlossen sind oder welche Phase gerade gestartet wurde. Pro Phase wird das Feld mit dem „x“ und die Felder links daneben in Grün markiert.
2Der Projektstatus – Statusampel
Wie ist der Projektstatus insgesamt. Liegt das Projekt im Plan, ist es teilweise kritisch oder sehr kritisch. Dazu gibt es die im Projektmanagement* beliebte Ampel. Ein Blick genügt um zu sehen, was Sache ist.
Rot: Das komplette Projekt ist kritisch
Gelb: Einige Projekteile sind kritisch
Grün: Das Projekt läuft nach Plan
Projekt-Ampel
Einbezogen werden hier hauptsächlich terminliche Aspekte sowie Ressourcen und die Kosten.
Vor allem bei vielen parallelen Projekten kann mit Hilfe der Ampel schon mal vorsortiert werden, auf welches Projekt der Fokus gelegt werden muss, d.h. welches Projekt ist kritisch oder teilweise kritisch.
3 Projektrisiken
Gibt es Risiken* im Projekt und wenn Ja, welche? Wie beurteilt der Projektleiter und das Projektteam die Risiken? Welche Maßnahmen können getroffen werden, um die Risiken zu minimieren. All diese Punkte können hier erfasst werden.
4Projektressourcen
Bei den Projektressourcen handelt es sich meistens um Mitarbeiter oder um Maschinen. Was wurde geplant, um das Projektziel zu erreichen und welche Ressourcen sind tatsächlich vorhanden.
5Projektkosten
Auch die Kosten* sind ein sehr wichtiges Thema im Projekt. Zu Projektbeginn wird ein Budget festgelegt, die sogenannten geplanten Kosten bzw. „Sollkosten“. In diesem Bereich des Statusberichts können die Sollkosten mit den Istkosten verglichen werden. Gibt es eine negative Differenz, wird der Minusbetrag in Rot dargestellt.
6Projekttermine
Ein sehr wichtiger Punkt im Projekt sind die Termine. Sind die Termine insgesamt im grünen Bereich, also „OK“ oder nicht in Ordnung „NOK“. Einfach ankreuzen und schon wird der Terminindikator Grün oder Rot.
Um die vielen Termine besser im Griff zu haben, dürfen auch Meilensteine in einem Projekt nicht fehlen. Hier kann neben dem Projektplan auch ein Meilensteinplan sehr hilfreich sein. Die Vorlage hat Platz für 5 Meilensteine, die jeweils mit „OK“ oder „NOK“ markiert werden können.
7Nächste Projektschritte
Die Auftraggeber möchten natürlich auch wissen, welche nächsten Schritte geplant sind. Hier kann eingetragen werden, was als nächstes ansteht um im Projekt vorwärts zu kommen.
8Bemerkungen der Auftraggeber
Während der Besprechung des Projektstatusberichts gibt es natürlich auch Anmerkungen der Auftraggeber. Diese können hier erfasst werden.
Fazit Der Projektstatusbericht ist ein sehr nützliches Tool um die Projekt-Auftraggeber regelmäßig über den Projektstand zu informieren. Diese Excel-Vorlage beinhaltet alle wesentlichen Punkte, um kurz und informativ den Projektstatus aufzuzeigen.
Fortschrittsbalken und Ampeln machen den Projektstand auch visuell sichtbar.
Die Vorlage gibt es in 5 Farbvarianten zum Download: Rot, Grün, Blau, Grau und farblos/schlicht.
