In Projekten fallen Kosten an. Jeder der schonmal mit Projekten zu tun hatte, weiß das. Je größer und umfangreicher ein Projekt ist, desto mehr Geld und Kosten sind im Spiel. Um so wichtiger wird das Projektcontrolling mit Hilfe einer Plus-/Minusliste für Excel.
Während der Laufzeit eines Projektes kommen nicht selten weitere Dienstleistungen dazu oder auch Materialien in Form von Bauteilen. Die Gefahr dabei ist, dass diese im Projektalltag nach und nach dazu kommen und schnell wieder vergessen werden. Damit das nicht passiert, ist das Führen einer Plus-/Minusliste bezogen auf die Projektkosten sehr hilfreich.
Über eine Plus-/Minusliste werden alle anfallenden Kosten, die während eines Projektes anfallen und an den Kunden berechnet werden müssen, notiert. So geht nichts vergessen und du hast jederzeit den Überblick, was wann und mit wem besprochen wurde. Vor allem siehst du die Kostenentwicklung im Projekt. Das macht auch die Abrechnung am Projektende wesentlich einfacher.
Inhaltsverzeichnis
Die Vorteile einer Plus-/Minusliste im Projektcontrolling in der Übersicht
Das Führen einer Plus-/Minusliste bringt dir als Projektleiter einige Vorteile. Welche das sind wird folgend aufgelistet:
- Einfache Auflistung aller zusätzlichen Kosten (Plusteile) oder auch der wegfallenden Kosten (Minusteile)
- Übersicht darüber, was wann und mit wem hinsichtlich Plus-/Minusteilen besprochen wurde
- Sehr einfache Kostenkalkulation am Projektende – nichts geht vergessen
- Die Liste bietet Platz für bis zu 50 Einträge – lässt sich leicht erweitern
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Was ist unter Projektcontrolling zu verstehen?
Unter dem Begriff Projektcontrolling fallen nicht nur die Kosten eines Projektes, sondern auch die Qualität und die Projektziele. Ist alles noch im grünen Bereich oder gibt es Abweichungen und muss gegengesteuert werden?
Unsere Vorlage einer Plus-/Minusliste für Excel fokussiert sich mehrheitlich auf die Projektkosten und deckt damit einen Teilbereich im Projektcontrolling und somit auch im Projektmanagement* ab.
Speziell für das Controlling der Projektkosten gibt es bei alle-meine-vorlagen.de die Vorlage „Projektkosten im Griff – Vorlage für Excel“. Einfach mal anschauen.
In der Regel kommt in Projekten etwas dazu, weshalb sich die Kosten erhöhen. Es wird dann von sogenannten Plus-Teilen gesprochen. Es fällt aber auch mal etwas weg. Dann ist von Minus-Teilen die Rede.
Was ist eine Plus-/Minusliste im Projektmanagement?
Eine Plus-/Minusliste ist eine Auflistung der zusätzlichen Arbeiten, Materialen, Komponenten und der Aufwendungen im Allgemeinen. Was kam während eines Projektes dazu und was ist vielleicht auch weggefallen. Und ganz wichtig: welchen Einfluss hat es auf die Kosten.
In einer Plus-/Minusliste werden hauptsächlich Positionen erfasst, die kostenrelevant sind. In der Regel werden die Kosten in Projekten transparent behandelt und müssen auch nachgewiesen werden. Hier hilft der Einsatz einer Plus-/Minusliste sehr. Sie unterstützt den Projektleiter beim Auflisten aller zusätzlichen Kosten und gibt so Struktur und Übersicht in ein Projekt.
Wer führt eine Plus-/Minusliste in Projekten?
In den meisten Fällen ist der Projektleiter für das Führen einer Plus-/Minusliste verantwortlich. Er kennt den Projektstand am besten und ist in die wichtigsten Entscheidungen involviert. Der Projektleiter kann das Führen der Liste auch delegieren oder an verschiedene Teilprojektleiter weitergeben. Wichtig ist, dass er die Projektkosten stets im Blick hat und so auch schnell reagieren kann, falls die Kosten mal aus dem Ruder laufen.
Welche Vorteile bringt das Führen einer Plus-/Minusliste
Eine Plus-/Minusliste gibt Transparenz in ein Projekt. Es ist sehr leicht ersichtlich, was zu Mehr- und Minderkosten innerhalb eines Projektes führt. Sie hilft dir als Projektmanager* und kann als Kommunikationsmittel zum Auftraggeber verwendet werden.
Oder geht es zum Beispiel darum eine Erweiterung in ein Projekt zu nehmen, die nicht unbedingt notwendig ist, dann hilft es oft, den Einfluss auf die Kosten darzustellen.
Excel Vorlage Plus-/Minusliste – Aufbau und Möglichkeiten
Im Folgenden wird der Aufbau sowie die Eingabemöglichkeiten der Liste kurz beschrieben. Die Liste besteht aus zwei Bereichen. Auf der linken Seite ist der Eingabebereich für die Plusteile und auf der rechten Seite können die Minusteile eingetragen werden.
Für jeden Eintrag kann das Datum – wann wurde der Eintrag gemacht, erfasst werden. Dazu kommt die Bezeichnung und das Wichtigste, die Kosten. Mehr ist im Grunde nicht notwendig, um die Projektkosten sauber aufzulisten.
Falls es wichtig ist, Zuständigkeiten oder Namen der Entscheider einzutragen, dann kann das als Ergänzung im Bereich „Bezeichnung“ gemacht werden.
Die Kosten der Plus-/Minusteile werden zu den Ursprungskosten kalkuliert
In Zelle D5 kannst du als Projektleiter die Ursprungskosten oder Angebotskosten eintragen. Davon berechnet die Vorlage automatisch den neuen Kostenstand. Sie addiert die eingetragenen Kosten der Plusteile (Spalte D) und subtrahiert die Kosten der Minusteile aus Spalte G.
Das Ganze wird dann unterhalb der Liste sauber aufgelistet. So sind die aktuellen Projektkosten jederzeit sichtbar.
Fazit zur Vorlage Plus-/Minusliste für Excel
Im Laufe eines Projektes ändern sich die Kosten. Es kommt etwas dazu oder es fällt etwas weg. Und gerade dann, wenn es Einfluss auf die Kosten hat, ist es umso wichtiger, die Projektkosten zu kennen.
Genau hier setzt diese Liste zur Erfassung der Plus-/Minusteile an. Einfach regelmäßig erfassen und schon hast du die Kosten im Griff und weißt stets wo dein Projekt kostenmäßig liegt.
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Plus-Minusliste.xlsx