Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen

Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen

Ausleihliste für Excel

Die Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“ ist eine Vorlage aus der Praxis und für die Praxis. Sie ist auf Anfrage einer Leserin von Alle-meine-Vorlagen.de entstanden. Es gibt mehrere Mitarbeiter, die sich Maschinen ausleihen, um diese auf die Baustelle mitzunehmen. Bisher wurde die Ausleihliste immer von Hand oder über eine einfache Excel-Listen geführt. Es war sehr schwer möglich, auf einen Blick zu sehen, ob eine Maschine bereits verliehen ist und falls ja, bis wann die Maschine verliehen ist. Das war recht unkomfortabel und die Liste war mühsam zu führen.

Dies sollte übersichtlicher und einfacher werden. So kam die Anfrage an mich, eine Ausleihliste zu erstellen. Darin sollte sichtbar sein, welche Maschinen bereits ausgeliehen sind, an wen und wie lange. Zusätzlich sollte eine Art Warnung erscheinen, falls eine Maschine bereits ausgeliehen ist und zeitgleich nochmal verliehen werden soll.

Ich fand die Idee einer Ausleihliste sehr interessant. Zudem war ich der Meinung, dass diese Liste viele weitere Nutzer finden wird. Kurzum, ich habe die Ausleihliste erstellt.

 

Hast auch du einen Vorlagen-Wunsch?

Du quälst dich mit einer einfachen oder auch zu komplizierten Liste? Oder du vermisst eine Vorlage hier? Dann schreib mir doch einfach eine kurze Mail und beschreibe deinen Wunsch.

 

Vielleicht erstelle ich dann auch deine Vorlage…

Klicke hier um eine Mail zu schreiben…

 

Ausleihliste für Excel – neu erstellen oder anpassen

Zunächst habe ich mich in meinen vorhandenen Vorlagen umgesehen. Vielleicht gibt es ja schon eine passende Vorlage? Oder es gibt eine Vorlage, die bereits vieles mitbringt und als Grundlage verwendet werden kann und sich erweitern bzw. anpassen lässt?

Eine Vorlage, die genau dafür passt, habe ich nicht entdeckt. Aber ich habe die VorlageFamilienkalender gefunden. Daraus lässt sich einiges machen.

Anschauen: Übersicht aller Vorlagen

Diese Vorlage lässt sich gut erweitern oder anpassen. Es ist ein Jahreskalender mit 12 Monaten vorhanden. Die Monate können über Klick auf einen Monatsbutton direkt angewählt werden. Dies hilft, Monatsübersichten* zu erstellen. Du siehst Monat für Monat, wann welcher Gegenstand und an wen dieser verliehen wurde bzw. ist.

Die Ausgabe eines Warnhinweises sobald ein Mitarbeiter einen bereits verliehenen Gegenstand nochmal ausleihen möchte, fehlte in der Vorlage noch. Aber auch das ließ sich über die „Bedingten Formatierungen“ ganz gut lösen.

Herausgekommen ist nun die Excel-Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“.

Das Wichtigste im Überblick:

  • 20 Maschinen/Geräte lassen sich hinterlegen
  • 10 Mitarbeiter können eingetragen werden
  • Monatsübersicht lässt sich drucken
  • Warnhinweis bei Überschneidung einer Ausleihung

 

Ausleihliste für Excel – Aufbau der Vorlage

Im Unteren Bereich findest du die 3 Tabellenblätter „Ausleihübersicht“, „Einstellungen“ und „Leihgüter“. Zunächst beginnen wir mit den Grundeinstellungen.

Tabellenblatt „Einstellungen“

In Zelle C2 definierst du das Kalenderjahr*, für welches die Ausleihliste erstellt werden soll. Zusätzlich stehen dir 2 weitere Tabellen zur Verfügung. In die erste kannst du eigene Termine eintragen (Bereich C23 bis D122). Die zweite Tabelle ist für „Besonderheiten“. Hier kannst du für jeden Tag einen Eintrag vornehmen, der dann in der Ausleihliste quasi als Erinnerung angezeigt wird.

Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen

Besonderheiten eintragen

Tabellenblatt „Leihgüter“

In dieser Tabelle gibst du bis zu 20 Leihgüter ein. Leihgüter können Maschinen, Geräte oder auch andere Gegenstände sein, die du zum Verleihen zur Verfügung stellst. Die hier eingetragenen Gegenstände werden im Tabellenblatt „Ausleihübersicht“ im Bereich K1 bis O4 aufgeführt. Zudem kannst du in jeder Zelle der Mitarbeiterspalten (Spalten F bis O) über ein Pull-Down-Menü den zu verleihenden Gegenstand auswählen.

Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen

Leihgüter eintragen

Zum Schluss definierst du noch die Namen der 10 Mitarbeiter. Auch das wird im Tabellenblatt „Leihgüter“ gemacht.

Nun hast du die Grundeinstellungen vorgenommen und kannst die ersten Eintragungen vornehmen.

Hinweis:Du kannst natürlich auch die Mitarbeiter bei den Leihgütern eintragen und die Leihgüter bei den Mitarbeitern. So lässt sich die Liste anders führen, d.h. du kannst einem Mitarbeiter bis zu 10 Leihgüter pro Tag zuteilen.

 

Schreib doch unten in die Kommentare, wie du die Liste einsetzt. Welche Variante ist für dich besser?

Arbeiten mit der Ausleihliste für Excel

Du befindest dich im Tabellenblatt „Ausleihübersicht“ und möchtest zum Beispiel vom 05. bis zum 07. August 2019 an Mitarbeiter 2 den „Reinigungsset“ ausleihen. Dazu klickst du jeweils in die entsprechenden Zellen und wählst über das Pull-Down-Menü den „Reinigungsset“ aus.

Ausleihen

Auswahl des zu auszuleihenden Gegenstandes über Pull-Down-Menü

Wenn du nun über mehrere Wochen etwas ausleihen möchtest, kann es sehr zeitaufwendig sein, in jeder Zelle über das Pull-Down-Menü den zu verleihenden Gegenstand auszuwählen.

Hierfür gibt es eine einfache Alternative. Du klickst oben im Bereich der „Leihgüter“ den zu verleihenden Gegenstand mit der rechten Maustaste an und wählst im Pull-Down-Menü „kopieren“ an.

Ausleihen

Ausleihliste – Leihgut anklicken und kopieren

Nun markierst du den Zellbereich der Tage, an denen der Gegenstand verliehen werden soll und klickst innerhalb des markierten Bereichs mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich ein Pull-Down-Menü. Hier wählst du „Einfügen-Werte“ aus.

Ausleihen

Leihgut in mehreren Zellen durch „Werte einfügen“ eintragen

Schon hast du deinen Eintrag über mehrere Tage durchgeführt.

Ausleihliste warnt bei Doppelbelegung

Solltest du einen Gegenstand an einem Tag zweimal ausleihen, d.h. du trägst es bei mindestens zwei Mitarbeitern ein, erscheinen die Einträge in Rot. Du siehst also gleich, ob ein Gegenstand bereits verliehen ist und kannst entsprechend umplanen.

 

Fazit – Ausleihliste für Excel

Für alle die regelmäßig etwas Verleihen (Maschinen, Geräte oder sonstige Gegenstände), ist es wichtig den Überblick zu behalten. Die verliehenen Gegenstände möchtest du ja auch wieder zurückbekommen.

An wen wurde was und wann ausgeliehen? Und wie lange ist es noch ausgeliehen? Genau für diesen Überblick ist diese Excel-Vorlage „Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen“ gedacht.

 

Interessant in diesem Zusammenhang:
Excel Vorlage Personalplaner
Vorlage Projektstatusbericht
Meilensteinplan – Projektphasen abbilden
Wochenkalender für 4 Wochen zum Ausdrucken
Einfacher Urlaubsplaner / Ferienplaner 2020

 

Download kostenlos
Ausleihliste.xlsx

 

Excel ab Version 2010 | 156 KB

 

 

47 Kommentare zu “Ausleihliste für Excel – Gegenstände ausleihen

  1. Jakob Groß

    Moin Timo,

    ich bin beeindruckt! Danke für diese gut funktionierende, klare, transparente und übersichtliche Tabelle! Und all das ganz im Sinne des Gedankens: Sharing is Caring!

    Für unsere Zwecke im Büro würden wir gerne noch farbliche Anpassungen vornehmen um die Lesbarkeit zu erhöhen, da unsere Leihgüter bestimmte Farben haben. Wir würden uns daher über die Zusendung des Passwortes freuen.

    Wo wir noch Entwicklungsmöglichkeit sehen:
    Eine Übersicht auf einem weiteren Blatt, auf dem ich für jedes Leihgut sehen kann, ob es heute frei ist (bzw. für einen bestimmten Tag X) und bei einer Ausleihe direkt sehen kann, wann der nächste frei verfügbare Termin ist.

    Beste Grüße
    Jakob

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Jakob,

      danke für deine ausführliche Beschreibung der Entwicklungsmöglichkeiten der Vorlage Ausleihliste. Ich habe mir das notiert und mal sehen, was sich in einem Update der Vorlage machen lässt.

      Viele Grüße,
      Timo

  2. Josefine Wieczorek

    Hallo Timo,

    vielen Dank für diese tolle Arbeit und die Bereitstellung der Vorlage. Ich würde gerne auch noch weitere Mitarbeiter hinzufügen und bräuchte dazu bitte das Passwort.

    Herzlichen Dank und viele Grüße,

    Josefine

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Josefine,

      schön, wenn die Vorlage Ausleihliste hilft. Das Passwort habe ich dir bereits zugesendet.

      Beste Grüße,
      Timo

  3. Mike

    Hallo,

    Sehr gute Tabelle, vielen Dank hierfür.

    Ich würde Gerne die Anzahl der Güter und Mitarbeiter erhöhen. Ist das möglich ?
    Könnten Sie mir bitte auch das Passwort zukommen lassen?

    Vielen Dank im voraus

    Mike

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Mike,
      das Passwort habe ich dir per separater Mail geschickt.
      Bitte lass mich wissen, was ich an der Vorlage verbessern kann.

      Beste Grüße,
      Timo

  4. J. Szelong

    Hallo Timo,

    ich suche schon seit längerem nach einer ansprechenden Lösung für die Ausleihe der digitalen Endgeräte in meiner Schule.
    Mit dieser Ausleihliste habe ich eine sehr gut zu nutzende Basis gefunden, an der ich nur noch kleinere Anpassungen vornehmen werde.
    Könntest Du mir bitte das entsprechende Passwort zur Verfügung stellen?
    Besten Dank im Voraus und viele Grüße,

    Jens Szelong

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Jens,
      es freut mich, dass die Ausleihliste für deine Schule passend ist. Das Passwort habe ich dir bereits gesendet.

      Beste Grüße,
      Timo

    2. Karsten Schmidt

      Guten Tag,

      ich finde die Liste für meine Zwecke fast schon perfekt, ich muss im Grunde nur noch kleine Benennungen vornehmen.
      Kann ich bitte auch das Passwort für den Blattschutz bekommen ?

      Herzlichen Gruss

      Karsten

      1. T. Mutter Autor des Beitrags

        Hallo Kartsen,

        das Passwort habe ich dir bereits per separater Mail zugeschickt. Um die Vorlage noch besser zu machen, würde mich interessieren, was dir an der Vorlage noch fehlt bzw. was besser gemacht werden kann.
        Schreib bitte einfach in die Kommentare oder auch per Mail an Kontakt.

        Danke und viele Grüße,
        Timo

        1. Karsten Schmidt

          Hallo Timo,

          verbessern würde ich jetzt nicht sagen, nur erweitern vielleicht.
          Ich muss den Verleih von Gewichtstücken organisieren und brauche dafür lediglich eine Erweiterung. Anstatt der Mitarbeiter gebe ich eine Stückelung an, zb 20 kg-Stücke. Davon sind 70 vorhanden. Kunde A will sich vom 5. bis zum 10. 60 stück ausleihen. Kunde B will sich vom 8. bis 12. 40 Stück ausleihen. Nun muss die Tabelle eine Überschneidung anzeigen, das für Kunde B nicht mehr genug Gewichte zur Verfügung stehen.
          Das muss ich da jetzt irgendwie reinbasteln. Das Ganze für 7 verschiedene Gewichtsklassen, weil eigentlich jeder Kunde 500 kg- Stücke haben will + 20 kg Stücke + 10 kg Stücke.

          PS. Deine Mail kam leider noch nicht an ?

          Gruß

          Karsten

  5. Julian

    Hallo,
    auch von mir ein großes Lob!
    Für mich ist die Spaltenvergabe an die „Leihgüter“ besser, solange man nicht unendlich viel Auswahlmöglichkeiten hat. Ab einer bestimmten Anzahl scheint mit der Mitarbeiterbezug sinnvoller.
    Könnte auch ich das PW erhalten, um weitere Spalten ergänzen zu können?
    Beste Grüße!
    Julian

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Herr Kollek,

      danke für die Optimierungsvorschläge. Ich werde schauen, was sich im nächsten Update der Vorlage einbauen lässt.
      Das Passwort habe ich ihnen bereits zugeschickt.

      Viele Grüße,

      Timo Mutter

      1. Andre

        Hallo, ich bin gerade auf die Excel ausleihliste gestoßen
        Die Liste ist sehr gut gemacht worden, großes Lob mir
        Könnte ich bitte auch das Passwort für den blattschutz bekommen?
        LG

        1. T. Mutter Autor des Beitrags

          Hallo Andre,
          danke für dein Lob. Das Passwort ist per separater Mail auf dem Weg zu dir.

          Viele Grüße,
          Timo

  6. Kirsten S.

    Hallo,
    eine super Vorlage ist das! Ich sitze seit Tagen bereits an einer Liste und habe nun Ihre Liste hier gefunden.. Sie ist fantastisch und erfüllt genau meine Bedingungen. Könnte ich auch bitte das Passwort dafür haben?
    Liebe Grüße!

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Kirsten,

      schön, dass dir die Vorlage gefällt. Schreibe mir doch bitte noch, was vielleicht nicht besser an der Vorlage sein könnte. Dann kann ich die Vorlage Ausleihliste noch weiter optimieren. Das Passwort für den Blattschutz ist per separater Mail auf dem Weg zu dir.

      Viele Grüße,
      Timo

  7. Michael

    Hallo,

    super Tabelle, viele Dank. Leider müsste ich ein paar Änderungen vornehmen.

    Könnten Sie mir das Passwort zusenden?
    Vielen Dank

      1. T. Mutter Autor des Beitrags

        Hallo Natascha,

        das Passwort habe ich dir bereits per separater Mail geschickt. Um die Vorlage Ausleihliste noch besser zu machen, würde mich interessieren, was ich noch ergänzen könnte. Oder ist die Vorlage jetzt schon gut genug?

        Viele Grüße,
        Timo

  8. Günther Fenner

    Hallo Herr Mutter,

    bin gerade dabei, Ihre Ausleih-Liste für unere kleine Firma anzupassen.
    Besteht die Möglichkeit, das Passwort für den Blattschutz zu bekommen?
    Würde mich sehr über eine Nachricht von Ihnen freuen.

    Freundliche Grüße

  9. Andreas Herbst

    Hallo Timo!
    Tolle und vor allem hilfreiche Tabelle, kannst du mir bitte das Passwort für den Blattschutz zukommen lassen?

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Andreas,

      super, dass die Vorlage hilfreich ist. Passwort habe ich per Mail gesendet.

      Grüsse,
      Timo

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Christine,

      schön, dass dir die Ausleihliste gefällt. Das Passwort habe ich dir per separater Mail zugeschickt.

      Viele Grüße,
      Timo

  10. Dayana

    Danke für die geniale Excel-Tabelle! Die Ausleihliste ist perfekt für unseren Maschinenpark! Vielen Dank!

    Liebe Grüsse
    Dayana

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Dayana,

      bitte, gerne geschehen. Schön, wenn die Vorlage gut passt für euren Maschinenpark.

      Viele Grüße,
      Timo

  11. Markus Vogl

    Hallo Timo Finde die Liste super, Müsste sie allerdings für meine Zwecke etwas umarbeiten.

    Wäre auch froh um das Passwort für den Blattschutz.

    Liebe Grüsse

    1. Torsten Barteldrees

      Hallo Timo,

      super Tabelle, genau das hatte ich gesucht

      Könnten Sie mir bitte auch das Passwort zukommen lassen?
      Kleiner Änderungen wären noch nötig bei mir

      Viele Grüße

  12. Andreas I.

    Hallo Timo,

    super Tabelle, vielen Dank hierfür.

    Könnten Sie mir bitte auch das Passwort zukommen lassen?

    Viele Grüße

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Andreas,

      schön, dass die Tabelle passt. Ich habe dir per separater Mail schon geantwortet.

      Viele Grüße,
      Timo

  13. Harald S.

    Ich bedanke mich auch bei Timo für die kostenlose Bereitstellung der Tabelle. Als Vorlage für meine Anwendung ist diese Tabelle ganz hervorragend geeignet. Ich finde es auch toll das es noch Leute gibt die so eine soziale Ader haben und andere an ihrem Tun teilhaben lassen.
    Es muss ja nicht jeder das Rad neu erfinden.

    Nochmal ganz herzlichen Dank dafür, Timo, und weiter so!!!

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Harald,

      vielen Dank für das freundliche Kommentar. Schön, wenn die Vorlage passt und Anwendung findet.

      Beste Grüße,
      Timo

  14. I. Seibold

    Vielen Dank für die tolle Ausarbeitung!
    Ist es möglich mehrere Leihgegenstände jemandem zuzuordnen?

    Mit besten Grüßen

    Isa

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo,
      Leihgegenstände jemanden direkt zuordnen ist leider nicht möglich. Man könnte aber einen kleinen Trick anwenden in dem man hinter der Bezeichnung des Leihgegenstandes einfach einen Buchstaben (z.B. [A]) für Mitarbeiter 1 schreibt. So wären alle Leihgegenstände, die ein [A] haben, Mitarbeiter 1 zugeteilt. Mitarbeiter 2 hat dann ein [B] usw. Vielleicht wäre das eine Lösung für Sie.

      Viele Grüße,
      Timo

  15. Dominic Schmitt

    Auch von mir ein großes Dankeschön für die kostenlose Bereitstellung dieser File.
    Mit der ließe sich definitiv etwas anfangen und wollte fragen wie das Passwort lautet damit ich den Zellschutz aufheben kann.

    Beste Grüße
    Dominic

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Dominic,
      schön, dass die Vorlage gut ankommt. Das Passwort für den Blattschutz sende ich dir gerne per Mail zu.
      Grüße, Timo

  16. Cornelia A.

    Ich bedanke mich recht herzlich für die tolle Unterstützung und unkomplizierte Hilfe! Die Ausleih-Liste erfüllt genau meinen Wünschen und unseren Ansprüchen, endlich alles übersichtlich im Blick zu haben. Herr Mutter arbeitet alle Wünsche ein und stellt seine erarbeiteten Vorlagen kostenlos zur Verfügung. Dafür ein herzliches Dankeschön!!!

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Frau Aderhold,

      danke für die tolle Rückmeldung. Die Ausleihliste für Excel ist sicherlich eine sinnvolle Vorlage, die viele gebrauchen können. Daher habe ich die Vorlage gerne erstellt. Vielen Dank auch nochmal für die gute Zusammenarbeit.
      Viele Grüße,
      Timo

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Alle-meine-Vorlagen.de

Newsletter

Ich möchte zukünftig den Newsletter von alle-meine-vorlagen.de erhalten und über neue Vorlagen, Updates und Produkte informiert werden (erscheint 1-2 mal monatlich).

 

Wir verschicken nie Spam.
Austragen jederzeit möglich. 

Informationen zum Newsletter
Datenschutz