Arbeitszeiterfassung mit Excel

Mit der Vorlage „Arbeitszeiterfassung mit Excel“ ist es möglich, die Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. Mitarbeiterin für einen kompletten Monat zu erfassen. Denn eines ist sicher, da wo gearbeitet wird, muss in den meisten Fällen auch die Arbeitszeit erfasst werden.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

für Excel ab Version 2010 


Arbeitszeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Mit dieser Vorlage kannst du täglich die Arbeitszeit ganz einfach erfassen und Excel berechnet für dich Tag für Tag die geleisteten Stunden. Am Monatsende hast du so einen Überblick über die Wochenstunden* und auch über die Monatsstunden.

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Du als Chef bzw. Vorgesetzter kannst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen. Natürlich können die Mitarbeiter ihre Stunden auch selbst direkt in die Vorlage eintragen. Als Übersicht kann pro Mitarbeiter eine Monatsübersicht ausgedruckt oder einfach auch abgespeichert werden.

Weiterhin ist es möglich, einen Monat im Voraus als leeres Dokument (also ohne Zeiten) auszudrucken und den Mitarbeitern zum Ausfüllen zu übergeben. Diese Art der Verwendung ist allerdings nicht zu empfehlen, da dann die Berechnung entweder manuell oder durch nachträgliches Eintragen in die Excel Vorlage, durchgeführt werden muss. Daher besser gleich am PC und in Excel ausfüllen.

Das Wichtigste im Überblick

  • Die Arbeitszeit eines kompletten Monats kann erfasst werden
  • Universell auf jedes Jahr und jeden Monat einstellbar
  • Nettoarbeitszeit wird automatisch berechnet
  • Erfassung von 4 Zeitblöcken pro Tag
  • Wochenstunden und Monatsstunden werden angezeigt

Schauen wir uns Folgend den Aufbau der Vorlage genauer an.

Aufbau der Vorlage Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Jahr und Monat sind frei einstellbar

Die Vorlage ist für die Arbeitszeiterfassung eines Mitarbeiters gedacht. Auf einer Seite wird ein kompletter Monat angezeigt. Der Monat und das Jahr sind beliebig einstellbar. Einfach den Monat und das Jahr auswählen und schon wird das Blatt zur Arbeitszeiterfassung* von Excel generiert.

Es werden alle Wochen sowie alle Tage des eingestellten Monats angezeigt. Für jeden Tag wird das Datum und der Wochentag (Montag bis Sonntag) aufgeführt. Die Wochen sind mit Angabe der Kalenderwoche gekennzeichnet.

Das folgende Video erklärt die Vorlage „Arbeitszeiterfassung mit Excel“:

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Dabei kann die Arbeitszeit einer kompletten Woche von Montag bis Sonntag erfasst werden. Somit ist die Vorlage für viele Berufe bzw. Branchen verwendbar.

Pro Tag ist Platz um 4 Zeitblöcke sowie die entsprechende Pausenzeit einzugeben. Die Arbeitszeit wird in Form von „von“ „bis“ eingetragen. Das heißt, wann wurde mit der Arbeit begonnen und wann wurde die Arbeit beendet. Das folgende Beispiel verdeutlicht dies:

Angenommen, die Arbeit beginnt um 9:00 Uhr und das Arbeitsende ist um 17:00 Uhr. Somit ist die Arbeitszeit 8:00 Stunden. Nun trägst du noch deine Pausenzeit von zum Beispiel 30 Minuten ein (Eintrag 00:30). Excel berechnet nun automatisch deine netto Arbeitszeit von 7:30 Stunden.

Zeitblöcke helfen bei der Arbeitszeiterfassung

Wie oben schon erwähnt, können pro Tag bis zu 4 Zeitblöcke eingetragen werden. Das kann zum Beispiel von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr die Zeit für die Tagesplanung oder Vorbereitung sein. Von 9:00 bis 12:00 Uhr werden die Angebote erstellt und verschickt. Und von 12:00 Uhr bis 16:00 Uhr wird vielleicht der Kundendienst gemacht, wobei von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr eine Pause war. 

 


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Die Zeitblöcke sind dann besonders nützlich, wenn sich die tägliche Arbeitszeit auf mehrere Projekte oder Arbeitsstätten verteilt. Gerade in der Projektarbeit, kann es vorkommen, dass vielleicht zwei Stunden an Projekt A gearbeitet wird, 4 Stunden an Projekt B und nochmal 2 Stunden an Projekt C. Oder auch im Handwerksbereich ist es oft so, dass zum Beispiel Vormittags bei Kunde A und Nachmittags bei Kunde B gearbeitet wird.

Am Ende jeder Woche gibt dir die Vorlage einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter oder auch deiner Arbeitszeit als Angestellter bzw. Mitarbeiter. Und am Monatsende sind die Arbeitsstunden des kompletten Monats zu sehen.

Lies auch: Annuitätendarlehen in Excel berechnen

Arbeitszeit und Pausenzeit

Im Normalfall ist es so, dass die Pausenzeit geringer ist als die Arbeitszeit. Wenn du eine längere Pausenzeit im Vergleich zur Netto-Arbeitszeit eingibst, gibt die Vorlage eine Warnung aus. Dann erscheint in Rot hinterlegt der Hinweis „Pause!“. Das gibt dir ein Signal, dass eine Falscheingabe gemacht wurde. Du kannst die Einträge der Pausen- bzw. der Arbeitszeiten überprüfen und korrigieren.

Fazit zur Vorlage Arbeitszeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiten müssen erfasst werden und da hilft diese Vorlage „Arbeitszeiterfassung mit Excel“ weiter. Mit der Vorlage kannst du ein Arbeitszeiterfassungsblatt für einen beliebigen Monat generieren. Einfach Monat und Jahr auswählen und schon liegt das Zeiterfassungsblatt vor.

Nun noch täglich die Arbeitszeiten* erfassen und schon bekommst du Woche für Woche und am Ende eines Monats einen kompletten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter oder auch deiner eigenen Arbeitszeit.

Bis zu 4 Zeiterfassungsblöcke pro Tag ermöglichen es, die Arbeiten bei verschiedenen Kunden oder an diversen Projekten zu erfassen.

 

Interessant in diesem Zusammenhang:

 

Download kostenlos

Arbeitszeiterfassung.xlsx

Excel ab Version 2010 | 36 KB

30 Kommentare zu “Arbeitszeiterfassung mit Excel

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Kristina,

      bitte einfach mal mit Open Office testen. Es kann nichts passieren.

      Viele Grüße,

      Timo

  1. Susanne Frank

    Eine super Vorlage! Könnte ich auch das Passwort für den Blattschutz zugesendet bekommen? Benötige es nämlich zur Erfassung meiner Studienzeiten, nicht meiner Arbeitszeiten. Werden also keine großen Anpassungen 😉

    LG Susanne

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Susanne,

      Passwort habe ich dir gesendet. Interessant für was die Vorlage verwendet werden kann.

      Viele Grüße,
      Timo

  2. Anke Beckers

    Hallo,

    tolle Vorlage, das erleichtert einiges. Kannst Du mir bitte das Passwort mitteilen, dann kann ich die Vorlage anpassen.
    Vielen Dank dafür…
    Anke

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Anke,

      vielen Dank. Das Passwort habe ich dir bereits zugeschickt. Mich würde noch interessieren, welche Anpassungen du machst. Vielleicht kann ich diese ja in ein Update der Vorlage einbauen und so auch anderen Nutzern zugänglich machen.

  3. Thomas

    Hallo

    super Vorlage. Vereinfacht vieles.
    Könnte ich bitte das Passwort für den Blattschutz haben.

    Vielen Dank im Voraus.

    Mfg
    Tom

  4. Nana

    Super hilfreich, vielen Dank für die Vorlage. Dürfte ich ebenfalls das Passwort für den Blattschutz erhalten? So könnte ich paar Anpassungen durchführen. Vielen Dank im Voraus 🙂

  5. Philip Fischer

    Super tool, herzlichen Dank. Dürfte ich ebenfalls das Passwort für die Blattschutz aufhebung.

    Merci und Gruss

  6. ovr

    Herzlichen Dank für die tolle Arbeit und Veröffentlichung!

    Ein gutes Tool, das mit wenig Aufwand an die persönlichen Bedürfnisse anpassbar ist.

    Weiter so – und gerne könnt Ihr auch mal einen „Spendenaufruf“ für Eure Arbeit posten.

    LG
    Olaf

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Olaf,

      danke für dein Kommentar. So ist es auch gedacht. Die Vorlage sollte anpassbar sein und auch nicht zu viele, teilweise unnötige, Funktionen beinhalten.

      Beste Grüße,
      Timo

  7. Thomas

    Vielen Dank für diese Tabelle, sie erleichtert meine Arbeit sehr und ebenso einen Dank für das kostenlose Überlassen.

    Liebe Grüße von Thomas

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Claudia,

      danke, schön dass du mit der Vorlage arbeitest. Passwort ist unterwegs zu dir.

      Grüße,
      Timo

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Sabrina,

      habe dir das Passwort eben per Mail geschickt.
      Viel Spaß bei der Anpassung der Vorlage.

      Beste Grüße,
      Timo

      1. T. Mutter Autor des Beitrags

        Hallo Uta Maria,

        schön, dass die Vorlage hilfreich ist. Das Passwort habe ich dir bereits gesendet.

        Beste Grüße,
        Timo

  8. YB

    Zunächst einmal vielen Dank für die Vorlage. Ich schließe mich Haralds Kommentar an, da ich ebenfalls gerne ein paar Anpassungen durchführen möchte. Könnte hier das Passwort für den Blattschutz bereitgestellt werden, beziehungsweise eine Vorlage ohne Blattschutz hochgeladen werden.

    Vielen Dank und beste Grüße
    YB

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Yassine,

      danke für das nette Kommentar. Das Passwort habe ich dir gesendet.

      Viele Grüße,
      Timo

  9. Nikolai Sameith

    Guten Tag,
    ist es möglich das Passwort für den Blattschutz zu erfahren,
    ich würde gerne die Excel auf meine Bedürfnisse anpassen,

    Vielen Dank für Ihre Mühe,

    Nikolai Sameith

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Nikolai,

      das Passwort habe ich dir per separater eMail geschickt.
      Viel Spaß mit der Vorlage.

      Beste Grüße,
      Timo

  10. Harald

    Kleine Anregung:
    Ich würde gerne eine vorgegebene Wochenarbeitszeit von der Gesamtwoche abziehen.
    Sprich:
    Als Summe kommen 43 Stunden Nettoarbeitszeit raus, der Mitarbeiter muss in der Woche 39 Stunden arbeiten.
    Ergo hat er 4 Überstunden in der Woche geleistet.
    Ich würde es mir ja selber einbauen – aber das Dokument ist geschützt 🙂
    Könnte man so etwas noch einfügen?

    1. T. Mutter Autor des Beitrags

      Hallo Harald,

      ich habe dir das Passwort für den Blattschutz per Mail geschickt. Viel Spaß und Erfolg beim anpassen.

      Viele Grüße,
      Timo

  11. Richard

    Ich verwende die Vorlage „Arbeitszeiterfassung“ und bin damit sehr zufrieden.

    Vielen Dank für die kostenlose Bereitstellung.

    DANKE

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