Arbeitszeiterfassung mit Excel

Mit der Vorlage „Arbeitszeiterfassung mit Excel“ ist es möglich, die Arbeitszeit eines Mitarbeiters bzw. Mitarbeiterin für einen kompletten Monat zu erfassen. Denn eines ist sicher, da wo gearbeitet wird, muss in den meisten Fällen auch die Arbeitszeit erfasst werden.

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Arbeitszeiterfassung mit Excel

für Excel ab Version 2010 


Arbeitszeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Mit dieser Vorlage kannst du täglich die Arbeitszeit ganz einfach erfassen und Excel berechnet für dich Tag für Tag die geleisteten Stunden. Am Monatsende hast du so einen Überblick über die Wochenstunden* und auch über die Monatsstunden.

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Du als Chef bzw. Vorgesetzter kannst die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter erfassen. Natürlich können die Mitarbeiter ihre Stunden auch selbst direkt in die Vorlage eintragen. Als Übersicht kann pro Mitarbeiter eine Monatsübersicht ausgedruckt oder einfach auch abgespeichert werden.

Weiterhin ist es möglich, einen Monat im Voraus als leeres Dokument (also ohne Zeiten) auszudrucken und den Mitarbeitern zum Ausfüllen zu übergeben. Diese Art der Verwendung ist allerdings nicht zu empfehlen, da dann die Berechnung entweder manuell oder durch nachträgliches Eintragen in die Excel Vorlage, durchgeführt werden muss. Daher besser gleich am PC und in Excel ausfüllen.

Das Wichtigste im Überblick

  • Die Arbeitszeit eines kompletten Monats kann erfasst werden
  • Universell auf jedes Jahr und jeden Monat einstellbar
  • Nettoarbeitszeit wird automatisch berechnet
  • Erfassung von 4 Zeitblöcken pro Tag
  • Wochenstunden und Monatsstunden werden angezeigt

Schauen wir uns Folgend den Aufbau der Vorlage genauer an.

Aufbau der Vorlage Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Jahr und Monat sind frei einstellbar

Die Vorlage ist für die Arbeitszeiterfassung eines Mitarbeiters gedacht. Auf einer Seite wird ein kompletter Monat angezeigt. Der Monat und das Jahr sind beliebig einstellbar. Einfach den Monat und das Jahr auswählen und schon wird das Blatt zur Arbeitszeiterfassung* von Excel generiert.

Es werden alle Wochen sowie alle Tage des eingestellten Monats angezeigt. Für jeden Tag wird das Datum und der Wochentag (Montag bis Sonntag) aufgeführt. Die Wochen sind mit Angabe der Kalenderwoche gekennzeichnet.

Dabei kann die Arbeitszeit einer kompletten Woche von Montag bis Sonntag erfasst werden. Somit ist die Vorlage für viele Berufe bzw. Branchen verwendbar.

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Pro Tag ist Platz um 4 Zeitblöcke sowie die entsprechende Pausenzeit einzugeben. Die Arbeitszeit wird in Form von „von“ „bis“ eingetragen. Das heißt, wann wurde mit der Arbeit begonnen und wann wurde die Arbeit beendet. Das folgende Beispiel verdeutlicht dies:

Angenommen, die Arbeit beginnt um 9:00 Uhr und das Arbeitsende ist um 17:00 Uhr. Somit ist die Arbeitszeit 8:00 Stunden. Nun trägst du noch deine Pausenzeit von zum Beispiel 30 Minuten ein (Eintrag 00:30). Excel berechnet nun automatisch deine netto Arbeitszeit von 7:30 Stunden.

Zeitblöcke helfen bei der Arbeitszeiterfassung

Wie oben schon erwähnt, können pro Tag bis zu 4 Zeitblöcke eingetragen werden. Das kann zum Beispiel von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr die Zeit für die Tagesplanung oder Vorbereitung sein. Von 9:00 bis 12:00 Uhr werden die Angebote erstellt und verschickt. Und von 12:00 Uhr bis 16:00 Uhr wird vielleicht der Kundendienst gemacht, wobei von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr eine Pause war. 

 


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Die Zeitblöcke sind dann besonders nützlich, wenn sich die tägliche Arbeitszeit auf mehrere Projekte oder Arbeitsstätten verteilt. Gerade in der Projektarbeit, kann es vorkommen, dass vielleicht zwei Stunden an Projekt A gearbeitet wird, 4 Stunden an Projekt B und nochmal 2 Stunden an Projekt C. Oder auch im Handwerksbereich ist es oft so, dass zum Beispiel Vormittags bei Kunde A und Nachmittags bei Kunde B gearbeitet wird.

Am Ende jeder Woche gibt dir die Vorlage einen genauen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter oder auch deiner Arbeitszeit als Angestellter bzw. Mitarbeiter. Und am Monatsende sind die Arbeitsstunden des kompletten Monats zu sehen.

Arbeitszeit und Pausenzeit

Im Normalfall ist es so, dass die Pausenzeit geringer ist als die Arbeitszeit. Wenn du eine längere Pausenzeit im Vergleich zur Netto-Arbeitszeit eingibst, gibt die Vorlage eine Warnung aus. Dann erscheint in Rot hinterlegt der Hinweis „Pause!“. Das gibt dir ein Signal, dass eine Falscheingabe gemacht wurde. Du kannst die Einträge der Pausen- bzw. der Arbeitszeiten überprüfen und korrigieren.

Fazit zur Vorlage Arbeitszeiterfassung mit Excel

Arbeitszeiten müssen erfasst werden und da hilft diese Vorlage „Arbeitszeiterfassung mit Excel“ weiter. Mit der Vorlage kannst du ein Arbeitszeiterfassungsblatt für einen beliebigen Monat generieren. Einfach Monat und Jahr auswählen und schon liegt das Zeiterfassungsblatt vor.

Nun noch täglich die Arbeitszeiten* erfassen und schon bekommst du Woche für Woche und am Ende eines Monats einen kompletten Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter oder auch deiner eigenen Arbeitszeit.

Bis zu 4 Zeiterfassungsblöcke pro Tag ermöglichen es, die Arbeiten bei verschiedenen Kunden oder an diversen Projekten zu erfassen.

 

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Download kostenlos

Arbeitszeiterfassung.xlsx

Excel ab Version 2010 | 36 KB

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