Timeboxing ist ein Begriff aus dem agilen Arbeitsumfeld bzw. der Softwareentwicklung. Darunter ist zu verstehen, dass Aufgaben und anfallende Arbeiten in Timeboxen eingeteilt werden. Ziel ist es, nicht mehr Zeit als die dafür eingeplante für eine Aufgabe zu benötigen.
Timeboxing steht für das Setzen eines Zeitrahmens für die Erledigung bestimmter Aufgaben. Dabei wird abgeschätzt wie viel Zeit für etwas benötigt wird. Diese Abschätzung wird dann als „Timebox“ oder „Zeitfenster“ im Terminplan oder Tagesablauf eingeplant.
Mittlerweile ist das Timeboxing weit verbreitet. Es wird neben der Softwareentwicklung auch im Projektmanagement, dem Zeitmanagement und bei persönlichen Aufgaben angewendet.
Wenn auch du nach dieser Methode arbeiten möchtest, dann ist unsere Excel Vorlage Timeboxing genau die richtige für dich. Mit dieser Vorlage kannst du deine Aufgaben strukturieren und gezielt angehen.
Mit der Timeboxing Methode erhöhst du deine Produktivität. Du arbeitest, während der definierten Zeitbox konzentriert an den geplanten Aufgaben. Die Zeit pro Auftrag ist durch die Planung festgelegt und genau das hilft dir dabei die Zeit nicht grenzenlos zu überschreiten.
Inhaltsverzeichnis
Timeboxing und die Vorteile der Excel Vorlage
Das Arbeiten nach der Timeboxing-Methode bietet einige Vorteile. Welche das sind wird im Folgenden aufgelistet:
- Ein festgelegter Zeitblock hilft dir, die Arbeit und Aufgabe konzentriert durchzuführen
- Timeboxing erhöht die Produktivität durch strafe Aufgabenplanung
- Sorgt für Ordnung im Kopf (bei vielen Aufgaben, Konzentration auf die wichtigen)
- Optimiert dein Zeitmanagement, da du dir eine bestimmte Zeit für etwas gibst
- Erhöht die Qualität deiner Arbeit, da du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst
Beim Timeboxing gibt es nicht nur Vorteile, es gibt auch Nachteile. Ein zu enger Zeitplan, d.h. zu viele Timeboxen direkt aneinander können für Druck und Überlastung sorgen. Daher ist es sehr wichtig, die Zeitblöcke nicht zu knapp zu bemessen. Auch sollten sie nicht direkt hintereinander folgen.
Die Vorteile überwiegen aber in der Regel. Denn wenn du regelmäßig Timeboxing für dein Zeitmanagement nutzt, dann bekommst du ein Gefühl für den Umgang mit unserer Vorlage und dem setzen der Zeitblöcke. Es wird dir immer leichter fallen und du wirst weniger Stress und Druck beim Abarbeiten von vielen Aufgaben haben.
Zeitplanung mit Timeboxing für ein stressfreies Arbeitsleben
Unsere Excel Vorlage für Timeboxing ist einfach und sehr übersichtlich aufgebaut. Im oberen Bereich gibt es die Wochentage Montag bis Sonntag. In der ersten Spalte ist die Uhrzeit beginnend bei 7.00 Uhr und endend bei 20.00 Uhr im Halbstundenrhythmus aufgeführt.
Das Vorgehen bei der Planung über Timeboxing
Beim Timeboxing werden die anfallenden Aufgaben in enge Zeitblöcke gepackt. Dafür musst du zunächst aus den zu erledigenden Aufgaben diejenigen herausfiltern, die vom Inhalt und vom zeitlichen Ablauf her zusammenpassen. Daraus wird jeweils auf Aufgabenblock.
Danach schätzt du für jeden der Aufgabenblöcke die benötigte Bearbeitungszeit. Handelt es sich um eine komplexe oder um eine zeitlich lange Aufgabe, macht es Sinn, diesen Aufgabenblock in mehrere kleine Blöcke aufzuteilen. So lässt es sich dann auch besser planen.
Diese Planung der Blöcke solltest du einmal wöchentlich vornehmen und direkt in die Excel Vorlage Timeboxing eintragen. Steht der Wochenplan, kann es Sinn machen, täglich (am besten abends) einen kurzen Blick auf die Planung des nächsten Tages zu werfen und zu prüfen, ob noch alles passt oder ob Anpassungen notwendig sind.
Folgend ist das Vorgehen der Planung über Timeboxing nochmal aufgelistet:
- Zusammengehörende Aufgaben zu einem Aufgabenblock zusammenpacken
- Zeit für jeden Aufgabenblock abschätzen, bei Bedarf mehrere Aufgabenblöcke bilden
- Timeboxing-Planung für eine Woche im Voraus erstellen und täglich überprüfen
Excel Vorlage für Timeboxing – eintragen der Zeitblöcke
Das Eintragen der Zeitblöcke in unsere Excel Vorlage ist sehr einfach. Du markierst die Dauer (Anzahl Stunden) unter dem jeweiligen Wochentag mit einer Farbe. Bei wiederkehrenden Aufgaben ist es sinnvoll dieselbe Farbe zu verwenden. Wenn zum Beispiel regelmäßig ein Projektreview durchgeführt wird, dann bildest du diesen Zeitblock immer mit derselben Farbe im Wochenplan ab. So hast du optisch bereits eine bessere Übersicht in deiner Timeboxing Planung. Im Screenshot ist die Planung eines Zeitblocks in unserer Timeboxing Excel Vorlage zu sehen.
Um zu wissen, was sich hinter einem Zeitblock verbirgt, trägst du am besten noch eine kleine Notiz dazu ein. Alternativ zur Notiz kannst du auch eine Legende (zum Beispiel: Blau = Projektreview, Rot = Kundenbesprechung) am unteren Rand des Wochenplaners erstellen.
Bei Alle-meine-Vorlagen.de gibt es noch viele weitere Excel Vorlagen, die zu den Themen Projektmanagement und Zeitmanagement passen.
Es gibt die kostenlose Projektplan Excel Vorlage und die Vorlage Zeiterfassung für Projekte. Auch für die Wochenplanung gibt es passende Vorlagen. Da ist zum Beispiel die Vorlage „Mein Wochenplaner – Die Excel Vorlage für deine Wochenplanung“ oder der Terminkalender für einen Tag.
Fazit zur Zeitmanagementplanung mit Timeboxing
Um bei vielen Aufgaben und Tätigkeiten den Überblick nicht zu verlieren, hilft es, ein Tool wie das Timeboxing anzuwenden. Mit Timeboxing wirst du weniger Stress haben und die Aufgaben werden in übersichtlichen Blöcken zusammengefasst. Die zur Verfügung stehende Zeit zur Abarbeitung der Aufgaben ist klar festgelegt. Dadurch werden die Punkte effizient erledigt und deine Produktivität steigt.
Im Wirrwarr der Aufgaben wirst du mit unserer Vorlage Timeboxing für Excel gezielt die Aufgaben abarbeiten können. Teste jetzt die Methode für dein nächstes Projekt oder organisiere deine Tages- und Wochenaufgaben mit unserer kostenlosen Excel Vorlage.
Weitere Excel Vorlagen die zum Thema Zeitplanung passen:
- Jahresplaner für Excel
- Projektplaner Monatsbasis
- Meilensteinplan für Excel – Wichtige Projektphasen abbilden
- Vorlage Eisenhower Matrix – Prioritäten setzen nach dem Eisenhower Prinzip
- Zeiterfassung mit Excel – Tool für Projektzeiterfassung