Eine Aufgabenliste / Taskliste für Excel ist immer dann sehr nützlich, wenn viele Aufgaben anstehen. Vor allem in Projekten oder wenn es um die Organisation von umfangreichen Aufgaben geht, ist das Erstellen einer Aufgabenliste üblich. Denn darin sind die wichtigsten Informationen enthalten und es geht nichts vergessen.
Der Fokus unserer Aufgaben- und Taskliste liegt darauf, dass für das Eintragen und Verwalten der Liste möglichst wenig Zeit benötigt wird. Daher ist unsere Aufgabenliste sehr einfach aufgebaut. Sie soll dir einfach dabei helfen, Tasks, die du zu erledigen hast, nicht zu vergessen.
Die integrierte Filterfunktion hilft dir, die Liste übersichtlich zu halten. Abgeschlossene Aufgaben und Tasks können dadurch herausgefiltert werden und verschwinden von der Liste. Zudem kannst du die Aufgaben „wild“ eintragen und später nach Datum aufsteigend sortieren.
Folgend nun die Vorteile einer Aufgabenliste / Taskliste für Excel in der Übersicht:
- Einfacher Aufbau der Liste – nur die Aufgabe und das Fälligkeitsdatum werden eingetragen
- Über die Filterfunktion können erledigte Aufgaben herausgefiltert werden
- Abgeschlossene Aufgaben werden automatisch durchgestrichen – erhöht die Lesbarkeit der Liste
- Aufgaben und Tasks mit Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit werden rot hervorgehoben
Starte jetzt mit unserer Aufgabenliste /Taskliste für Excel. Im Folgenden werden der Aufbau und die Funktionen der Excel-Vorlage genauer beschrieben.
Inhaltsverzeichnis
Der Aufbau der Aufgaben- und Taskliste für Excel
Wie bereits geschrieben, soll die Aufgabenliste sehr kompakt gehalten werden. Die pflege der Liste soll nicht zu viel Zeit verschwenden. Denn zu viele Einträge machen eine Liste unübersichtlich und erhöhen den Pflegeaufwand. Somit liegt das Hauptaugenmerk unserer Excel-Vorlage auf dem Notwendigen und das ist der Task selbst sowie das Fälligkeitsdatum.
Die Vorlage hat 3 Spalten. Die erste ist zum Eintragen des Fälligkeitsdatums eines Tasks. Die zweite Spalte dient zum Abhaken der Aufgabe bzw. kann auch zum Setzen einer Kategorie oder Merkmals verwendet werden. Und die dritte Spalte ist zum Beschreiben der Aufgabe.
- Spalte 1: Datum bis erledigt – Zum Eintragen des Fälligkeitsdatums einer Aufgabe
- Spalte 2: Status – Durch Eingabe eines „x“ ist die Aufgabe erledigt und wird durchgestrichen
- Die Zelle wird rot markiert, sobald das Datum in der Vergangenheit liegt
- Spalte 3: Task – Zum Eintragen einer kurzen Taskbeschreibung
Die Aufgabenliste / Taskliste für Excel in der täglichen Anwendung
In diesem Abschnitt wird die Vorlage anhand eines praktischen Beispiels erläutert. So ist schnell erklärt, welche Funktionen die Liste bietet und wo die Vorteile dieser Taskliste im Vergleich zu einer umfangreichen ToDo-Liste oder auch aufwändig programmierten Software liegen.
Zum Erläutern der Liste nehmen wir als Beispiel ein Projekt. Jeder der schon einmal ein Projekt geleitet hat oder an einem beteiligt war, weiß dass an viele Aufgaben gedacht werden muss. Ohne eine Liste geht der Überblick schnell verloren.
Tipp: Bei großen Projekten ist der Einsatz eines Projektplanes zu empfehlen. In einem Projektplan können die einzelnen Tasks, Zuständigkeiten und auch Meilensteine abgebildet und verfolgt werden. Schau dir dazu unsere Vorlage „Kostenlose Projektplan Excel Vorlage“ an.
Aufgaben und Tasks in die Liste eintragen
Wir nehmen nun unsere Vorlage und tragen einige Aufgaben ein. Jede Aufgabe bekommt in Spalte 1 ein Fälligkeitsdatum. Das bedeutet, bis zu diesem Datum muss eine Aufgabe erledigt sein.
Um welche Aufgabe es sich handelt, beschreiben wir in Spalte 3. Auch hier ist nur begrenzt Platz verfügbar. Wir wollen uns nicht unnötig lange mit dem Pflegen der Liste aufhalten. Ein Satz muss genügen. Wir sammeln also alle Tasks so wie sie uns gerade einfallen und tragen sie in die Liste ein. Die Reihenfolge des Datums spielt dabei keine Rolle. Denn danach wird später gefiltert.
Filtern in der Aufgaben und Taskliste für Excel
Als nächster Schritt wird nun in Spalte A nach Datum sortiert (aufsteigend). Dazu klickst du oben in Zelle B3 auf den Pfeil nach unten und öffnest dadurch ein Menü. In diesem Menü wählst du den ersten Punkt „Nach Datum sortieren (aufsteigend)“ aus. Alle Datumsangaben bis einschließlich des aktuellen Tagesdatums werden rot markiert. Du siehst sofort, welche Tasks bereits erledigt sind, welche erledigt sein sollten und welche in der Zukunft noch anstehen.
Die Aufgaben, deren Datum am nächsten liegt oder schon abgelaufen sind, befinden sich in den ersten Zeilen der Liste. An diesen Punkten musst du zuerst arbeiten bzw. diese Punkte müssen zuerst erledigt werden. Du musst natürlich den Arbeitsumfang der Aufgabe abschätzen und auch überlegen, ob die Aufgabe noch wichtig ist, gerade dann, wenn sie schon in der Vergangenheit liegt.
Die erledigten Aufgaben und Tasks in der Liste ausblenden
Ist eine Aufgabe erledigt, setzt du in der 2. Spalte ein „x“. Die Aufgabe wird dadurch durchgestrichen und die Textfarbe ändert sich von schwarz in grau. Nun siehst du auf einen Blick, welche Aufgaben überfällig sind (Rot markiert), welche Aufgaben zeitlich als nächstes anstehen und auch die Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind.
Um mehr Übersicht zu bekommen, filterst du die erledigten Aufgaben einfach aus der Liste heraus. Dazu gehst du bitte wie folgt vor:
- Klicke in der Spalte 2 „Status“ den Filter in Zelle C3 an
- Wähle den Haken beim „x“ ab. Dadurch werden alle Zeilen, die durch ein „x“ als erledigt markiert sind, zukünftig nicht mehr in der Liste angezeigt.
Die Aufgabenliste ist nun kürzer und zeigt nur noch die offenen Tasks an. Der folgende Screenshot zeigt das:
Das „x“ kannst du jederzeit wieder setzen und alle Tasks wieder sichtbar machen.
Tägliches arbeiten mit der Aufgabenliste / Taskliste in Excel sorgt für Übersicht
Die regelmäßige Verwendung der Taskliste macht absolut Sinn. Dann ist die Effektivität am höchsten. Dafür lässt du die Liste in Excel geöffnet und immer wenn eine neue Aufgabe anfällt, trägst du die Aufgabe ein und terminierst sie.
Ist eine Aufgabe abgeschlossen, markierst du diese mit einem „x“ in Spalte B. Nun lässt du dir nur noch alle Tasks ohne „x“ anzeigen (über den Filter in Spalte B).
Bevor du am Abend die Vorlage schließt, sortierst du das Datum aufsteigend. So hast du die dringenden Aufgaben oben in der Liste und diejenigen, die noch mehr Zeit haben, am Ende der Übersicht.
Das Fazit zu der Excel Vorlage Aufgabenliste / Taskliste
Das Arbeiten mit einer einfachen Aufgabenliste / Taskliste ist sehr effektiv. Du trägst nur das Nötigste ein und verwendest die Liste täglich. Einfach die neuen Tasks schnell eintragen und ein Datum vergeben. Die erledigten Tasks abhaken und dadurch als erledigt markieren. Und immer wieder mal aufsteigend sortieren. Fertig ist deine Übersicht über die fälligen Aufgaben.
Die Vorlage ist nicht nur für Projekte brauchbar, sie kann auch für alltägliche Aufgaben verwendet werden. Alles, was zu einem bestimmten Tag oder Datum erledigt sein muss, kannst du in die Taskliste eintragen und verfolgen.
Jetzt einfach downloaden und testen. Du wirst sehen, dass diese einfache und übersichtliche Excel Vorlage dich unterstützen wird.
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Aufgabenliste-Taskliste.xlsx