Zeiterfassung mit Excel – Tool für Projektzeiterfassung

Einfache Zeiterfassung mit Excel. Ist das möglich? Ja. Es gibt viele Berufszweige wie z.B. im Projektmanagement*, als Selbständiger oder auch Sachbearbeiter, die ihren Aufwand für bestimmte Tätigkeiten nachweisen müssen. Sei es für den Chef, den Vorgesetzten oder auch für die Kundenabrechnung*. Ein Nachweis über die benötigte Ausführungszeit bestimmter Tätigkeiten wird immer wieder gebraucht.

Du hast es satt, jeden Abend zu überlegen, was du heute den ganzen Tag gemacht hast und vor allem, wie lange du für diverse Aufgaben benötigt hast?

Im Tagesgeschäft springt man oft von einer Tätigkeit zur nächsten und dann wieder zurück. Und am Ende des Tages sollen dann die Zeiten möglichst genau notiert werden. Das kann manchmal schon sehr mühsam sein. Hier hilft dir dieses Tool „Zeiterfassung mit Excel“ bestimmt weiter.

Diese Vorlage unterstützt dich bei der täglichen Zeiterfassung. Erfasse deine Zeiten einfach per Mausklick. Mit dieser Vorlage kannst du täglich erfassen, wie lange du für deine Projekte, Aufgaben oder Tätigkeiten gebraucht hast. Diese Vorlage eignet sich

• als Tätigkeits- und Arbeitszeitnachweis
• für die Projektzeiterfassung
• für die Arbeitszeiterfassung*
• für die sekunden-, minuten-, stundengenaue Zeiterfassung

Aufbau des Tools Zeiterfassung mit Excel

Die Vorlage ist einfach aufgebaut. Auf einem Tabellenblatt können bis zu 10 Projektnamen, Tätigkeiten, Aufgaben oder was auch immer du möchtest, aufgeführt werden. Die Auswahl erfolgt wahlweise über ein Pull-Down-Menü oder auch durch manuelle Eingabe.

Für das Pull-Down-Menü können im Tabellenblatt „Stammdaten“ bis zu 20 Tätigkeiten/Projekte erfasst werden. In vielen Fällen ist es so, dass täglich die gleichen Aufgaben anstehen. Und Projekte laufen in der Regel über einen längeren Zeitraum. Da hilft es enorm, die Tätigkeitsgebiete einmal zu definieren und dann über ein Pull-Down-Menü auswählen zu können.

 

Funktionen für die Zeiterfassung

Nun kommen wir zur eigentlichen Hauptfunktion dieser Vorlage, der Zeiterfassung. Im Folgenden wird anhand eines Beispiels der Umgang mit der Vorlage erklärt.

Hinweis: Die Vorlage muss immer geöffnet sein, damit du während des Tages die Zeiten erfassen kannst. Nur so läuft der Timer (die Zeit) korrekt.

Nehmen wir an du arbeitest an 3 Projekten. Du startest am Morgen mit Projekt-Nr. 1:

1 Nach dem du die Vorlage geöffnet hast, klickst du als erstes auf den Button „Zeit auf 0“. Dadurch wird der Timer auf „0“ gesetzt. Die Zeit beginnt zu laufen. Die laufende Zeit sieht man in der Vorlage nicht, da ich die Vorlage bzw. deinen PC nicht unnötig belasten wollte (die Vorlage musst du den ganzen Tag geöffnet lassen).

Den Timerstand kannst du jederzeit abrufen durch klick auf den Button „Aktueller Zählerstand“. Es wird rechts neben dem Button der aktuelle Zählerstand in Stunden, Minuten und Sekunden angezeigt.

 

2 Setzte den Cursor auf die erste Zelle unter Projekt-Nr. 1. Pro Tätigkeit stehen dir bis zu 20 Zeilen zur Verfügung. Somit kannst du pro Tag bis zu 20 Mal auf die einzelnen Tätigkeiten (z.B. Projekt-Nr. 1) springen und eine Zeit erfassen. Nun läuft also die Zeit und du arbeitest an Projekt-Nr. 1.
Annahme: Während du an Projekt-Nr. 1 arbeitest, kommt ein wichtiger Anruf für Projekt-Nr. 3.

 

3 Du gehst wieder zur Excel-Vorlage „Zeiterfassung“ (der Cursor steht in der ersten Zelle von Projekt-Nr. 1). Klicke auf „Zeit setzen“. Nun wird die gearbeitete Zeit in Sekunden dem Projekt-Nr. 1 gutgeschrieben. Der Timer wird automatisch auf „0“ gesetzt und beginnt von vorne zu laufen.

Klicke nun auf die erste Zelle unter Projekt-Nr. 3 (bei dem Anruf geht es ja um dieses Projekt). Du arbeitest jetzt also für Projekt-Nr. 3.

 

4 Sobald das Telefonat und die Arbeit an Projekt-Nr. 3 abgeschlossen ist springst du wieder in die Zeiterfassungs-Vorlage und klickst auf „Zeit setzen“. Es wird die Zeit (wieder in Sekunden) dem Projekt-Nr. 3 gutgeschrieben. Der Timer wird automatisch auf „0“ gesetzt und beginnt wieder zu laufen.

 

5 Jetzt möchtest du wieder mit Projekt-Nr. 1 weitermachen. Du klickst auf die zweite Zelle unter dem Projekt-Nr. 1 und beginnst mit der Arbeit.

Ab jetzt wiederholen sich die Schritte.

Du kannst also zwischen 10 Tätigkeiten, Projekten usw. springen und hast pro Tätigkeit 20 Zeilen Platz.

Hinweis: Du musst nicht Zeile für Zeile vorgehen. Du kannst auch Zeilen auslassen und den Cursor an eine beliebige Position setzen (die Tätigkeit, also z.B. Projekt-Nr. 1, sollte natürlich stimmen).

Sollten die 20 Zeilen nicht ausreichen, können auch die Zeitwerte aus 2 oder mehr Zellen addiert und manuell in eine Zelle geschrieben werden.

Falls sich bei der Messung ein Fehler eingeschlichen haben sollte, können die Messwerte jederzeit gelöscht bzw. manuell korrigiert werden. Dafür einfach auf die entsprechende Zelle springen und „Entfernen“ drücken oder den Zellwert überschreiben.

Tageswerte der Zeiterfassung

Im unteren Bereich sind drei Zeilen. Diese zeigen pro Tätigkeit die addierte, gemessene Zeit in Sekunden, Minuten und Stunden.

Auf der rechten Seite werden die Tageswerte zusammengefasst dargestellt. So ist es auch sehr einfach ersichtlich, wie viele Stunden insgesamt gearbeitet wurden.

 

Ablege/Protokollieren der Zeiterfassung

Am Ende des Tages können die Messwerte abgelegt werden. Entweder als Excel-/PDF-Datei speichern oder in ein separates Zeiterfassungsblatt übertragen.

Wofür wird eine Zeiterfassung benötigt?

Wie oben schon erwähnt, gibt es verschiedene Gründe, die eine detaillierte Zeiterfassung notwendig machen. Im Folgenden gehe ich kurz auf die häufigsten ein:

• Arbeitszeiterfassung für Kundenaufträge

Um dem Kunden eine genaue und richtige Rechnung stellen zu können, ist es unerlässlich die Zeiten zu erfassen.

Es kommt auch vor, dass der Kunde einfach nur wissen möchte, wieviel Zeit schon für sein Projekt benötigt wurde.

• Projektzeiterfassung in Excel / Projektstundenerfassung in Excel

Gerade im Projektmanagement ist es notwendig die Zeiten genau zu erfassen. Oft ist man für mehrere Projekte verantwortlich. Im Tagesgeschäft kommt es dann schon mal vor, dass du von einem zum anderen Projekt springst. Dann am Abend noch zu wissen, wie lange man für welches Projekt gearbeitet hat, ist nicht so einfach. Da hilft dir die Vorlage „Zeiterfassung mit Excel“ weiter. Es werden einfach alle Projekte in das Excel-Tool eingetragen und schon kannst du die Zeiten komfortabel erfassen.

• Arbeitszeiterfassung

Auch wenn du nicht direkt an Projekten arbeitest, muss oft nachgewiesen werden, woran du den ganzen Tag gearbeitet hast. Auch hier hilft die Vorlage weiter. Definiere einfach deine täglichen Aufgaben und erfasse die Zeiten.

• Tätigkeits- und Arbeitszeitnachweis

Auch als Nachweis kann eine Zeitaufnahme sehr hilfreich sein. Die Frage „Was hast du den ganzen Tag gemacht?“ kennen sicherlich einige. Da ist es von Vorteil, wenn man klar belegen kann, wozu die Zeit verwendet wurde.

Mit einer konsequenten Zeiterfassung lassen sich natürlich auch unnötige Zeitfresser ermitteln und so das eigene Zeitmanagement* bzw. Tagesgeschäft optimieren.

Tools für die Zeiterfassung

Es gibt natürlich noch weiter Tools für die Zeiterfassung. Hier sind einige aufgeführt:

• Toogl
  Ein einfaches, schnörkelloses Tool für die Zeiterfassung (kostenpflichtig)
• helloTimo
  Kostenloses Timetracking Tool für den Browser
• Clockodo
  Ein Zeiterfassungstool für Smartphone, Laptop/Desktop

 

Fazit

Mit der Vorlage „Zeiterfassung mit Excel“ ist es möglich, eine sekundengenaue/minutengenaue Zeiterfassung mit Excel durch zu führen.

Im Tagesgeschäft wird oft an verschiedenen Projekten oder Tätigkeiten* gearbeitet und mehrmals hin und her gesprungen. Da den Überblick zu behalten woran und wie lange daran gearbeitet wurde, fällt schwer.

Mit diesem Tool wird die Zeiterfassung wesentlich vereinfacht. Einfache Klicks genügen, um sehr schnell die Zeiten deiner unterschiedlichen Tätigkeiten sekundengenau zu erfassen.

Jetzt bist du dran:

Ich bin mir sicher, dass diese Vorlage vielen helfen wird. Sie ist aber sicherlich nicht perfekt. Daher bin ich auf deine Hilfe angewiesen.

 

Schreibe mir doch bitte per Mail an [email protected] oder auch unten in den Kommentaren, wozu du die Vorlage verwendest und welche Verbesserungen du dir wünschst. So kann ich die Vorlage besser machen. Danke.

 

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DOWNLOAD kostenlos:
  Zeiterfassung.xlsm   [Excel ab Version 2010 | 45 KB]
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