Eine fortlaufende Protokollvorlage in Excel ist überall dort hilfreich, wo eine kontinuierliche, strukturierte und nachvollziehbare Erfassung von Informationen notwendig ist. Sie ist vielseitig einsetzbar.
Projektteams erfassen damit Aufgaben, Fortschritte und Entscheidungen. Im Qualitätsmanagement dient die fortlaufende Protokollvorlage zur Dokumentation von Audits und Maßnahmen.
Techniker und Wartungspersonal nutzen sie für Wartungsintervalle und Reparaturen, während Büromitarbeiter damit Besprechungen und Aufgaben festhalten.
Und auch Selbstständige profitieren von der strukturierten Erfassung von Kundenkontakten und Absprachen. IT-Teams dokumentieren Supportfälle und Änderungen. In Bau- und Handwerksbetrieben dient sie unter anderem als Bautagebuch.
Fortlaufende Protokollvorlagen haben somit ein großes Einsatzgebiet und werden über viele Branchen hinweg verwendet.
Inhaltsverzeichnis
Die wichtigsten Merkmale der fortlaufenden Protokollvorlage für Excel im Überblick:
- Übersichtlichkeit und Struktur
- Konsistentes Format erleichtert das schnelle Erfassen von Informationen.
- Einheitliche Eingabemasken verringern Fehler und steigern die Datenqualität.
- Zeitersparnis
- Wiederverwendbare Protokoll-Vorlage spart Zeit bei der Erstellung neuer Protokolle.
- Automatisierte Funktionen, wie zum Beispiel Dropdowns, erleichtern die Dateneingabe.
- Nachverfolgbarkeit und Historie
- Lückenlose Dokumentation ermöglicht eine leichte Nachverfolgung von Ereignissen, Maßnahmen oder Entscheidungen.
- Ideal für Qualitätsmanagement, Audits oder Rückverfolgungen.
- Einfache Berichterstellung
- Auffälligkeiten, Schwierigkeiten und Termine können Dank Excel grafisch hervorgehoben werden.
- Gute Nachvollziehbarkeit vor allem bei zeitlich langen Projekten.
- Zentrale Datenbasis
- Alle Daten sind in einem Protokoll bzw. einer Datei gebündelt – kein Informationsverlust durch verteilte Einzeldateien.
- Besonders praktisch bei Teamarbeit oder langfristigen Projekten.
- Flexibilität & Anpassbarkeit
- Excel-Vorlagen lassen sich leicht an spezifische Anforderungen anpassen (zum Beispiel zusätzliche Spalten, Formeln, Filter, Farben).
- Kompatibilität & Verfügbarkeit
- Excel ist weit verbreitet und plattformübergreifend verfügbar (Windows, Mac, Web, mobile Endgeräte).
- Leicht zu teilen und zu archivieren.
- Keine zusätzliche Softwareanschaffung erforderlich Dank Excel.
Vorlagen-Tipps:
Auf Alle-meine-Vorlagen.de gibt es weitere Protokoll-Vorlagen wie zum Beispiel die „Protokoll Vorlage Word“ oder die „Protokoll Vorlage für Excel„. Ratgeber zum Thema Protokoll schreiben findest du auch auf Amazon.de*. Auf den Seiten von karrierebibel.de gibt es einen interessanten Beitrag dazu „Protokoll schreiben: Aufbau, Vorlage & Tipps„.
Was ist ein fortlaufendes Protokoll?
Unter einem fortlaufenden Protokoll versteht man ein Besprechungsprotokoll, was nicht nur für die Protokollierung eines Meetings bzw. einer Besprechung verwendet wird, sondern für alle Besprechungen, die zu einem Projekt gehören. Teilweise wird es auch Endlosprotokoll genannt.
Vor allem bei zeitlich langlaufenden Projekten macht die Verwendung eines fortlaufenden Protokolls Sinn.
Der typische Aufbau eines fortlaufenden Protokolls
Diese Protokollvorlage ist vom Aufbau her so, dass Sie zunächst ein Deckblatt hat. Darin stehen die wichtigen Angaben zum Projekt wie Projektinhalt, die Projektteilnehmer und weitere Angaben. Der nächste Bereich ist der eigentliche Protokollbereich. Darin werden die Besprechungspunkte der anfallenden Meetings fortlaufend notiert. Die einzelnen Meetings können dank Excel durch eine farbliche Markierung (meist eine markierte Zeile) voneinander getrennt werden. Das ist besonders nützlich, da die Meetings meist an unterschiedlichen Tagen stattfinden.
Während einer Besprechung werden zunächst die offenen Punkte aus den vorhergehenden Meetings besprochen. Es werden Notizen dazu gemacht und auch Themen als erledigt und abgeschlossen markiert.
Danach geht es im neuen Abschnitt an die Erfassung der tagesaktuellen Besprechungspunkte. Protokollarisch wird jedes Meeting einfach immer angehängt. Daher wird es auch Endlosprotokoll genannt oder eben fortlaufendes Protokoll.
Ganz wichtig dabei ist immer die Erfassung der Termine, d.h. bis wann soll eine Aufgabe erledigt sein. Und ebenso wichtig ist der Eintrag des zuständigen Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin.
Der dritte Teil dieses Protokolltyps ist die Teilnehmerliste. In dieser Liste werden zu Projektbeginn die Namen und Kontaktdaten der Projektbeteiligten erfasst. Am Ende eines Meetings kannst du in dieser Teilnehmerliste dann das Datum des Meetings erfassen und bei jedem Teilnehmer ein „x“ setzen. So siehst du immer auf einen Blick, wer wann an Meetings teilgenommen hat.
Die fortlaufenden Protokollvorlage im Überblick:
- Deckblatt: Zur Erfassung der wichtigsten Projektdaten
- Protokollbereich fortlaufend: Zum Erfassen der Besprechungspunkte mit Terminen, Zuständigkeiten, Besonderheiten
- Teilnehmerliste: zum Notieren und nachverfolgen der Teilnehmer
Der Aufbau und die Funktionen der fortlaufenden Protokollvorlage für Excel
Die Excel-Vorlage besteht aus 3 Tabellenblättern „Titelblatt“, „Besprechungspunkte“ und „Teilnehmer“.
Wenn du die Vorlage zum Beispiel für ein neues Projekt das erste Mal verwendest, dann ist es sinnvoll zunächst die Protokollvorlage einzurichten.
Das Titelblatt der Protokollvorlage einrichten
Zuerst trägst du im Tabellenblatt „Titelblatt“ die allgemeinen Daten zu deinem Projekt oder Vorhaben ein. Diese sind:
- Projektname oder Bezeichnung
- Traktandenliste – was soll an den Sitzungen besprochen werden
- Die Teilnehmernamen der internen Teilnehmer und ggf. der externen Teilnehmer
- Status der Teilnehmer
- Es kann ein Firmenlogo eingefügt werden (z.B. als JPG-Bilddatei)
Mit diesen Angaben ist das Titelblatt fertig eingerichtet. Nach jedem Meeting kannst du noch die Besprechungsnummer um 1 erhöhen. So siehst du gleich, wie viele Meetings bereits stattgefunden haben.
Einrichten der Teilnehmerliste
Der zweite Schritt ist das Einrichten der Teilnehmerliste. Dazu bitte das Tabellenblatt „Teilnehmer“ anklicken. In diese Liste trägst du alle Namen und Kontaktdaten der möglichen Teilnehmer ein.
Ab der Spalte „I“ wird später Spalte für Spalte das Besprechungsdatum eingetragen (Zeile 2). Darunter setzt du dann einfach pro Teilnehmer ein kleines „x“, was die Teilnahme protokolliert. Statt dem „x“ kann auch ein „e“ für entschuldigt oder ein „a“ für abwesend eingetragen werden.
Nun sind alle Voreinstellungen der fortlaufenden Protokollvorlage für Excel gemacht und wir wechseln ins Tabellenblatt „Besprechungspunkte“.
Erfassen der Besprechungspunkte als fortlaufendes Protokoll
In dem Tabellenblatt „Besprechungspunkte“ werden nun die Meetings protokolliert. Hier empfehle ich zunächst die erste Zeile mit dem Datum der Besprechung zu füllen und die Zeile durchgehend farblich zu markieren (in der Vorlage als Beispiel in blau markiert). Wenn später die 2. Besprechung folgt, markierst du die nächste leere Zeile einfach auch wieder mit derselben Farbe und trägst das Datum ein. So siehst du auf einen Blick, wann eine Besprechung oder ein Meeting stattgefunden hat.
Es stehen dir die folgenden Spalten zur Verfügung:
- Nr: Fortlaufende Nummer des Besprechungspunkts.
- Typ: Art des Besprechungspunkts – kann eine Aufgabe, ein Beschluss, eine Änderung oder eine Information sein. Die entsprechenden Kürzel stehen in Zeile 1.
- Beschreibung: Kurzfassung des Besprechungspunkts.
- Verantwortliche Firma: Zuständige Firma, besonders relevant, wenn mehrere Unternehmen beteiligt sind.
- Verantwortliche Person: Wer ist für die Umsetzung oder Bearbeitung des Besprechungspunkts verantwortlich?
- Startdatum: Datum, an dem der Besprechungspunkt aufgenommen oder besprochen wurde.
- Geplantes Enddatum: Angestrebtes Abschlussdatum des Besprechungspunkts.
- Tatsächliches Enddatum: Datum, an dem der Besprechungspunkt endgültig abgeschlossen wurde.
- Status: Status des Besprechungspunkts:
- 0 = abgeschlossen
- 1 = im Plan
- 2 = verspätet
- 3 = kritisch
Nun trägst du Zeile für Zeile deine Besprechungspunkte ein. Wichtig dabei ist immer einen Termin mitzugeben sowie die Zuständigkeit bzw. Verantwortlichkeit.
Jetzt musst du nur noch nach jedem Meeting die Teilnehmer (Tabellenblatt „Teilnehmer“) notieren. Fertig ist dein fortlaufendes Protokoll in Excel.
Drucken des Protokolls als PDF und verteilen an die Teilnehmer
Bei fortlaufenden Protokollen und generell bei Protokollen und Besprechungen ist immer empfohlen, das Protokoll als PDF-Datei an die Teilnehmer und Projektbeteiligten zu versenden. So sind immer alle über den aktuellen Stand informiert.
Am besten geht das über einen PDF-Drucker. Im Druckermenü wählst du „gesamte Arbeitsmappe drucken“ aus. In der Vorschau siehst du dann mindestens 3 Seiten. Seite 1 zeigt das Deckblatt, Seite 2 das Protokoll (kann auch mehr als 1 Seite sein) und Seite 3 bzw. die letzte Seite zeigt die Teilnehmerliste.
Jetzt noch auf „Drucken“ klicken und fertig ist dein Protokoll als PDF.
Fazit zur fortlaufenden Protokollvorlage für Excel
Die fortlaufende Protokollvorlage für Excel erweist sich als äußerst vielseitiges und praktisches Werkzeug für die strukturierte Dokumentation von Besprechungen, Projekten und technischen Abläufen. Sie sorgt für Übersichtlichkeit, Nachverfolgbarkeit und einfache Berichterstellung und spart gleichzeitig Zeit durch wiederverwendbare Vorlagen und automatisierte Funktionen.
Dank ihrer Flexibilität ist sie für verschiedenste Branchen einsetzbar – von Qualitätsmanagement über IT-Support bis hin zu Bauprojekten. Die klare Struktur mit einem Titelblatt, einem fortlaufenden Protokollbereich und einer Teilnehmerliste gewährleistet eine lückenlose Dokumentation und erleichtert die Zusammenarbeit in Teams.
Nicht zuletzt bietet die Excel-Vorlage eine hohe Kompatibilität und Verfügbarkeit, da sie ohne zusätzliche Software genutzt und einfach als PDF gespeichert sowie geteilt werden kann. Damit bleibt sie eine ideale Lösung für langfristige und komplexe Projekte, die eine kontinuierliche Protokollierung erfordern.
Möchtest du deine Besprechungen und Projekte effizienter dokumentieren? Mit unserer kostenlosen fortlaufenden Protokollvorlage für Excel kannst du alle wichtigen Informationen strukturiert und nachvollziehbar erfassen.
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