Eine einfache ToDo-Liste in Excel ist gerade dann sehr nützlich, wenn viele Aufgaben anstehen und du den Überblick nicht verlieren willst. Damit kannst du deine offenen Aufgaben* auflisten, priorisieren und gezielt abarbeiten. Der einfache und übersichtliche Aufbau der ToDo-Liste für Excel hilft dir dabei.
Die Vorlage einfache ToDo-Liste kannst du mit wenig Excel-Kenntnissen ganz leicht deinen eigenen Bedürfnissen anpassen. Je nach Priorität werden bestimmte Zellen farblich hervorgehoben. Dies sorgt für eine bessere Lesbarkeit deiner ToDo-Liste*.
Bitte schau dir dazu auch das Video weiter unten an. Darin zeige ich dir, wie du über die bedingten Formatierungen bestimmte Zellen oder Zellbereich farblich hervorheben kannst.
Das Wichtigste im Überblick:
ToDo-Punkte nach Prioritäten und Kategorien zuordnen
Farbliche Hervorhebung je nach Priorität
Einfache Bedienung
Flexibel anpassbar (Excel-Kenntnisse notwendig)
Update vom 01.03.2020 Die Vorlage „einfache ToDo-Liste“ wurde im März 2020 aktualisiert. Folgende Anpassungen wurden vorgenommen:
Es können nun 12 Prioritäten über die Stammdaten definiert werden Bitte beachten, dass nur die ersten Prioritäten farblich hervorgehoben werden. Dies erfolgt über die bestimmten Formatierungen. Wenn du selbst mehr Kategorien farblich hervorheben möchtest, dann beachte bitte das Video weiter unten. Darin wird beschrieben, wie du das in Excel machen kannst.
Es können nun 12 Kategorien vergeben werden
Aufbau der Vorlage einfache ToDo-Liste
Die Vorlage erklärt sich größtenteils von selbst. Folgend werden die einzelnen Tabellenspalten erklärt:
Spalte „Merkmal“: Hier kann ein beliebiges Merkmal eingegeben werden, um die Suche in der Tabelle zu vereinfachen. Ich habe hier z.B. den Monat verwendet, um so alle ToDo´s, die zu einem bestimmten Monat gehören, übersichtlich darzustellen.
Spalte „Aufgenommen am“: Hier kannst du das Datum eingeben, an dem der Punkt in die Liste aufgenommen wurde.
Spalte „Kategorie“: In diese Spalte kannst du über das Pull-Down-Menü die Kategorie des offenen ToDo-Punktes auswählen. Die Kategorien kannst du selbst im Tabellenblatt „Stammdaten“ festlegen.
Spalte „Was ist zu tun“: In kurzen, prägnanten Sätzen kannst du hier beschreiben, welche Tätigkeiten gemacht werden müssen.
Spalte „Priorität“: Hier kannst du über ein Pull-Down-Menü die Priorität von 1=normal über 2=wichtig bis 3=sehr wichtig festlegen. Bedingte Formatierungen geben jeder Prioritätsstufe eine Farbe (normal=gelb, wichtig=orange, sehr wichtig=rot). Bei Auswahl von 4=erledigt, wird die komplette Zeile grün eingefärbt. Durch diese Farben siehst du gleich, wie wichtig der Punkt ist bzw. ob er bereits erledigt ist. Schau dir dazu auch das Video weiter unten an. Darin erkläre ich, wie die Farbgebung über die bedingten Formatierungen in Excel funktioniert.
Spalte „Zuständig“: Wer ist für die Umsetzung des ToDo-Punktes zuständig? Trage hier den Namen der zuständigen Person oder Abteilung ein.
Spalte „Termin“: Die meisten ToDo´s müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein. In die Terminspalte kannst du das entsprechende Datum eingeben.
Spalte „Erledigt am“: Oft ist es auch wichtig zu wissen, wann ein ToDo-Punkt erledigt wurde. In diese Spalte kannst du das Abschlussdatum eintragen.
Das folgende Video zeigt dir, wie du in der Vorlage „Einfache ToDo-Liste“ bestimmte Zellen mit Hilfe der bedingten Formatierungen farblich hervorheben kannst:
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Auf Alle-meine-Vorlagen.de gibt es noch weitere Vorlagen, die gut zum Thema ToDo-Liste passen. So kann vielleicht die Vorlage Aktionsplan noch interessant für dich sein. Oder schau dir mal die Vorlage Arbeitszeitnachweis an. Auch die Vorlage Projektplan für Excel unterstützt dich bei der Planung vieler Tätigkeiten.
Einfache ToDo-Liste für Excel – Fazit
Wenn viele Punkte in einem Projekt, bei einer Veranstaltung oder auch im privaten Bereich abgearbeitet werden müssen, dann ist der Einsatz einer ToDo-Liste* sehr hilfreich. Es können einfach alle Punkte darin aufgelistet, beschrieben, priorisiert und terminiert werden. Dadurch ist klar, welche Punkte wichtig und welche weniger wichtig sind. Durch die Terminierung ist sichergestellt, welche ToDo´s jetzt umgesetzt werden müssen und welche noch etwas mehr Zeit haben.
Eine ToDo-Liste gibt einfach einen guten Überblick und hilft die Punkte systematisch abzuarbeiten.
gerade habe ich dir eine Version mit 30 Kategorien per Mail gesendet. Ich denke, dass 30 Kategorien ausreichend sind. Falls nicht, einfach nochmal melden.
Ich finde die Liste sehr übersichtlich und gut gestaltet. Vielen Dank dafür!
Wünschenswert fände ich noch eine Verknüpfung der Datumsfunktion, sodass mit einem Klick das aktuelle Datum eingetragen werden kann – oder ist das bereits möglich und ich habe noch nicht verstanden, wie?
die Vorlage hat diese Funktion leider nicht. Das Tagesdatum kann somit nicht einfach per Klick eingetragen werden. Es gibt eine Möglichkeit über sogenannte Add-Ins. Soviel ich weiß verfügt aber nicht jede Excel-Version über die Add-Ins bzw. die Add-Ins sind unterschiedlich. Daher habe ich diese nicht eingebaut.
momentan funktioniert die ToDo-Liste nur ab Excel Version 2010. Ich bin aber gerade dabei, eine Version für Excel 2007 zu erstellen. Diese sende ich dir dann gerne zum testen zu. Sobald sie läuft, werde ich sie hier allen weiteren interessierten Nutzern zum Download anbieten.
Danke für deine Unterstützung schonmal.
ich nehme an, es geht um die Kategorien im Tabellenblatt „Stammdaten“, Spalte „D“. In dieser Spalte „D“ können Sie bis zu 12 Kategorien eintragen bzw. auch die vorhandenen ändern. Alle Einträge, die sie hier in den Zeilen 4 bis 15 machen, erscheinen dann im Tabellenblatt „ToDo-Liste“ zur Auswahl in Spalte D.
Ich denke, ich konnte ihre Frage hiermit beantworten, ansonsten bitte einfach nochmal melden.
Eine wirklich gute Liste, die alles wesentliche beinhaltet. Mehr wird nicht gebraucht und sie kann gut angepasst werden. Selbst der Support ist wirklich sehr gut und schnell. Vielen Dank!
Wie kann ich wenn ich neue „Priorität“ hinterlege auch die Farbe dazu passend anpasse?
Hallo, um die Farben anzupassen, musst du dir die bedingten Formatierungen ansehen. Dort kannst du die Farben für neue Prioritäten einstellen.
Ich hoffe, meine Antwort hilft dir weiter.
Viele Grüße,
Timo
Hallo Herr Mutter,
vielen Dank für die „einfache To-Do-Liste“.
kann ich die Kategorieliste auch auf mehr als 12 Kategorien erweitern?
Hallo Michael,
gerade habe ich dir eine Version mit 30 Kategorien per Mail gesendet. Ich denke, dass 30 Kategorien ausreichend sind. Falls nicht, einfach nochmal melden.
Grüße,
Timo
Ich finde die Liste sehr übersichtlich und gut gestaltet. Vielen Dank dafür!
Wünschenswert fände ich noch eine Verknüpfung der Datumsfunktion, sodass mit einem Klick das aktuelle Datum eingetragen werden kann – oder ist das bereits möglich und ich habe noch nicht verstanden, wie?
Hallo T. Reimann,
die Vorlage hat diese Funktion leider nicht. Das Tagesdatum kann somit nicht einfach per Klick eingetragen werden. Es gibt eine Möglichkeit über sogenannte Add-Ins. Soviel ich weiß verfügt aber nicht jede Excel-Version über die Add-Ins bzw. die Add-Ins sind unterschiedlich. Daher habe ich diese nicht eingebaut.
Viele Grüße,
Timo
In Excel kann das HEUTE Datum immer mit der Tastenkombination
STRG & . (STRG & Punkt-Taste) eingegeben werden.
Hallo K.E.,
vielen Dank für den nützlichen Tipp.
Grüße,
Timo
Ich hatte die selbe Fragestellung!
Für mich eine gute Lösung, :
1. Feld anklicken
2. Tastenkombination [Strg] + [.]
Aktuelles Datum wird eingetragen
Weniger günstig:
Funktion HEUTE ()
Hier wird bei jedem öffnen der Tabelle das aktuelle Datum eingetragen
1. 2. hat den Vorteil beim Öffnen der Liste wird keine Datum verändert!
Gruße Edwin
Hallo Edwin, danke für deinen Beitrag.
Viele Grüße,
Timo
Guten Tag, funktioniert die To DO Liste mit Excel 2007 nicht?
Vielen Dank
Hallo Tom,
momentan funktioniert die ToDo-Liste nur ab Excel Version 2010. Ich bin aber gerade dabei, eine Version für Excel 2007 zu erstellen. Diese sende ich dir dann gerne zum testen zu. Sobald sie läuft, werde ich sie hier allen weiteren interessierten Nutzern zum Download anbieten.
Danke für deine Unterstützung schonmal.
Viele Grüße,
Timo
Hallo,
ich finde die Liste auch sehr nützlich. Habe nur eine Frage: und zwar, wie ich Kategorien der Spalten ändern/ hinzufügen kann.
Danke im Voraus und viele Grüße
Laura Gumbert
Hallo Laura,
ich nehme an, es geht um die Kategorien im Tabellenblatt „Stammdaten“, Spalte „D“. In dieser Spalte „D“ können Sie bis zu 12 Kategorien eintragen bzw. auch die vorhandenen ändern. Alle Einträge, die sie hier in den Zeilen 4 bis 15 machen, erscheinen dann im Tabellenblatt „ToDo-Liste“ zur Auswahl in Spalte D.
Ich denke, ich konnte ihre Frage hiermit beantworten, ansonsten bitte einfach nochmal melden.
Viele Grüße,
Timo
Eine wirklich gute Liste, die alles wesentliche beinhaltet. Mehr wird nicht gebraucht und sie kann gut angepasst werden. Selbst der Support ist wirklich sehr gut und schnell. Vielen Dank!
Hallo Herr Keller,
vielen Dank.
Grüße,
Timo Mutter