Unsere Kanban Board Vorlage für Excel kann in verschiedenen Branchen und Bereichen eingesetzt werden. Sie hilft Arbeitsabläufe zu visualisieren und zu optimieren.
Kanban Boards werden in der Softwareentwicklung, im Projektmanagement, im Marketing, in der Fertigung und sogar im persönlichen Aufgabenmanagement eingesetzt.
Durch die klare Darstellung von Aufgaben und deren Fortschritt helfen Kanban Boards, die Effizienz zu steigern, Engpässe zu identifizieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Inhaltsverzeichnis
Die Vorteile einer Kanban Vorlage in Excel in der Übersicht
Die Verwendung einer Kanban Vorlage in Excel bietet zahlreiche Vorteile.
- 1. Einfache Implementierung: Excel ist ein weit verbreitetes und leicht zugängliches Tool, das keine zusätzlichen Kosten verursacht.
- 2. Flexibilität: Kanban Vorlagen in Excel können leicht an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines Projekts angepasst werden.
- 3. Transparenz: Ein Kanban Board bietet eine klare Übersicht über den aktuellen Stand der Aufgaben und erleichtert die Kommunikation im Team.
- 4. Effizienzsteigerung: Durch die Visualisierung des Arbeitsflusses können Engpässe und ineffiziente Prozesse schnell identifiziert und behoben werden.
- 5. Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können besser zusammenarbeiten, da alle Mitglieder den Fortschritt und die Prioritäten auf einen Blick sehen können.
Am Ende des Beitrags gibt es zwei kostenlose Kanban-Vorlagen für Excel. Eine hat klassische Spalten und Karten, die andere ordnet die Kategorien untereinander an. Beide Excel Vorlagen sind übersichtlich. Einfach herunterladen, ansehen und Aufgaben einfügen.
Was ist ein Kanban Board und wo sind die Ursprünge?
Ein Kanban-Board ist ein visuelles Management-Tool, das speziell entwickelt wurde, um Arbeitsprozesse zu organisieren und deren Effizienz zu steigern. Ursprünglich für die Fertigungsindustrie konzipiert, hat sich die Methode zu einer unverzichtbaren Technik im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung etabliert.
Das Board besteht aus Spalten, die die unterschiedlichen Phasen eines Workflows darstellen, sowie aus Karten, die einzelne Aufgaben symbolisieren. Diese Karten werden von Spalte zu Spalte verschoben, was den Fortschritt greifbar und leicht nachvollziehbar macht.
Die Ursprünge der Kanban-Methode liegen in den 1940er Jahren, als sie von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt wurde, um die Produktionsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Kanban bedeutet auf Japanisch „Signal“ oder „visuelles Schild“ und wurde ursprünglich genutzt, um den Materialfluss in der Automobilfertigung zu steuern. Diese einfache, aber effektive Methode fand später ihren Weg in andere Branchen und Arbeitsbereiche. Bitte beachte hierzu auch das Buch „Der Toyota weg*“. Darin geht es um Toyotas legendäre Philosophie.
Einsatzgebiete von Kanban-Boards in verschiedenen Branchen
Kanban Boards für Excel sind vielseitige Werkzeuge, die für unterschiedliche Zwecke und Berufsgruppen besonders nützlich sind. Sie finden in zahlreichen Bereichen Anwendung. Die folgende Tabelle zeigt dir die jeweiligen Einsatzgebiete der Kanban-Methode und deren spezifischen Verwendungszwecke.
| Bereich | Verwendung von Kanban Boards |
| Softwareentwicklung | Entwicklerteams nutzen Kanban Boards, um Sprints und Aufgaben zu planen und den Fortschritt zu verfolgen. |
| Projektmanagement | Projektmanager verwenden Kanban Boards, um Projekte zu organisieren und den Überblick über Aufgaben und Deadlines zu behalten. |
| Marketing | Marketingteams können Kampagnen und kreative Projekte besser koordinieren und verfolgen. |
| Fertigung | In der Produktion helfen Kanban Boards, den Materialfluss und die Produktionsschritte zu visualisieren und zu optimieren. |
| Gesundheitswesen | Krankenhäuser und Kliniken nutzen Kanban Boards, um Patientenpflege und administrative Aufgaben effizienter zu gestalten. |
| Bildungswesen | Lehrer und Bildungseinrichtungen verwenden Kanban Boards, um Lehrpläne und Projekte zu organisieren und zu verfolgen. |
Remote-Teams können mit Kanban Boards ihre Zusammenarbeit und Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg verbessern. Zudem bieten sie Startups und kleinen Unternehmen eine kostengünstige und flexible Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Wann ist der Einsatz eines Kanban Boards sinnvoll?
Der Einsatz eines Kanban Boards ist besonders sinnvoll in komplexen und dynamischen Projekten, bei denen viele Aufgaben gleichzeitig laufen.
Es eignet sich hervorragend für Remote-Teams, die ihren Fortschritt und ihre Aufgabenverteilung über Distanz hinweg koordinieren möchten. Kanban fördert zudem eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem es Teams die Möglichkeit gibt, ihre Prozesse regelmäßig zu evaluieren und zu optimieren.
Darüber hinaus unterstützt es im Projektmanagement*, um die Transparenz und Kommunikation sicherzustellen, so dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
Weiterführende Links zum Thema Kanban:
Auf Amazon.de gibt es einige Bücher zum Thema Kanban. Ein erwähnenswertes Buch ist „Kanban in 60 Minuten: Die Kanban Methode für Teams kurz und einfach erklärt„*. Auch auf den Seiten des Bundesministeriums des Innern gibt es eine ausführliche Beschreibung zur Kanban Methode.
Der Aufbau unserer Kanban-Board Vorlagen für Excel
Wir bieten dir zwei praktische Kanban-Board-Vorlagen für Excel zum kostenlosen Download an: eine klassische Variante mit Spalten und Karten sowie eine strukturierte Version mit Aufgaben und Zuteilungen in Listenform.
Vorlage 1: Klassisches Kanban-Board für Excel
Die klassische Kanban-Vorlage für Excel beinhaltet Spalten, in denen sich die Karten flexibel verschieben und bearbeiten lassen. Die vordefinierten Spalten sind
- Backlog: Sammelstelle für alle Aufgaben, die noch erledigt werden müssen.
- In Arbeit: Zeigt die Aufgaben, die aktuell in Arbeit sind.
- In Prüfung: Die Aufgaben, die in Prüfung sind.
- Erledigt: Enthält die abgeschlossenen Aufgaben.
Du kannst die 4 Spalten beliebig umbenennen.
Die Karten der Kanban-Vorlage
Jede Kanban-Karte besteht aus drei Bereichen: Im oberen Abschnitt kannst du bzw. die Benutzer individuelle Texte einfügen. Das können zum Beispiel Aufgabenbeschreibungen sein.
Darunter gibt es ein Feld für ein Kürzel oder Label, welches je nach Kürzel mit einer definierten Farben hinterlegt wird, um Informationen visuell hervorzuheben. Im Screenshot siehst du als Beispiel 2 Karten mit „O“ für offen (Gelb markiert) und „T“ für ToDo (Hellblau markiert).
Die Kürzel kannst du beliebig ändern (Zellbereich C37 – E41 – Kategorien). Aktuell sind die Kürzel „F“ für fertig, „B“ für besprechen, „T“ für ToDo, „S“ für Service und „O“ für offen eingetragen. Neben den Kategorien gibt es noch einen Bereich zum Eintragen von weiteren Informationen.
Im mittleren, unteren Bereich einer Karte gibt es ein weiteres Feld. Hier kannst du die Verantwortlichkeit eintragen. So siehst du bzw. die Teammitglieder gleich, wer für die Aufgabe zuständig ist. Im Screenshot oben ist das als Beispiel M. Muster.
Im dritten Bereich (rechts unten) wird das Fälligkeitsdatum eingetragen. Falls das Datum einer Aufgabe in der Vergangenheit liegt, wird diese Zelle automatisch rot markiert. Dadurch siehst du gleich, wo Handlungsbedarf besteht.
Verschieben der Karte im Kanban-Board
Um Karten zu verschieben, markierst du sie komplett. Danach ziehst du sie am Rahmen mit gedrückter linker Maustaste in den neuen Bereich. Achte darauf, dass du die Karte in einen vorgegebenen Bereich legst.
- Die Karte markieren und am Grünen Rahmen mit gedrückter linker Maustaste in den neuen Bereich ziehen (Bild 1 – Schritt 1).
- Taste loslassen (Bild 1 – Schritt 2)
- Die Kanban-Karte ist nun im neuen Bereich (Bild 1 – Schritt 3)
Vorlage 2: Kanban-Board in Listenform für Excel
In unserer zweiten Vorlage sind die Karten im Prinzip in listenform aufgebaut. Hier gibt es 5 Bereiche:
- Backlog
- ToDo
- In Arbeit
- In Arbeit fortgeschritten
- Erledigt
Diese sind nicht nebeneinander in Spalten sondern untereinander angeordnet. Dazwischen gibt es jeweils 6 Zeilen, in welche die einzelnen Aufgaben geschoben werden.
Aufbau der Kanban-Karten in Listenform
Die Zeilen sind in die Spalten oder Kategorien Typ, Zuständig, Tätigkeit, Grund, Priorität, Aufwand und Detail Beschreibung unterteilt. Hier trägst du deine entsprechenden Daten in eine Zeile eines Bereiches ein.
Um eine Listenkarte zu verschieben, markierst du die komplette Zeile und verschiebst sie dann an die gewünschte, leere Position (Zelle B10 bis H10 markieren und in Bereich B15 bis H15 verschieben).
Wie in Vorlage 1 musst du auch hier den „alten“ Platz der Listenkarte wieder mit der ursprünglichen Formatierung versehen. Markiere dazu einfach eine intakte Zeile (z.B. Zelle B13 bis H13). Klicke dann die rechte Maustaste und wähle „kopieren“. Nun klickst du z.B. die Zelle B10 an (von hier haben wir vorhin im Beispiel die Zeile verschoben) und öffnest wieder über die rechte Maustaste das Menü und wählst „einfügen“. Jetzt musst du nur noch die Einträge löschen und schon ist die Zeile parat für neue Eingaben.
Fazit zu den Kanban-Board Vorlagen für Excel
Die beiden Kanban-Board-Vorlagen für Excel bieten eine unkomplizierte und flexible Lösung zur Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen. Mit klaren Kategorien und visuellen Elementen fördern sie Transparenz, Effizienz und Zusammenarbeit.
Sie sind besonders hilfreich für komplexe Projekte und dynamische Arbeitsumgebungen, da sie Teams ermöglichen, ihre Ziele besser zu erreichen und produktiver zu arbeiten.
Probiere die Vorlagen aus und erlebe, wie Kanban deinen Arbeitsalltag verbessert.
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Download kostenlos
Für Excel ab 2010 | 31 KB
Kanban-Board-Karten.xlsx
Für Excel ab 2010 | 35 KB
Kanban-Board-Liste.xlsx