Abnahmeprotokoll kostenlose Vorlage für Excel

Ein Abnahmeprotokoll ist ein wichtiges Tool im Projektmanagement. Egal ob du als Projektleiter, Projektmanager, Auftraggeber oder Auftragnehmer tätig bist. Überall wird zum Schluss eines Projektes das Ergebnis an den Auftraggeber bzw. Kunden übergeben. Dabei stellt sich dann die Frage: Wie können kostenintensive Nachforderungen vermieden werden? Die Antwort darauf ist recht einfach. Durch eine Abnahme und ein ausgefülltes und unterschriebenes Abnahmeprotokoll.

Das Abnahmeprotokoll wird überall dort verwendet, wo ein Wertgegenstand übergeben wird. Das kann bei der Abnahme von Maschinen und Anlagen, beim Verkauf und Kauf von Häusern oder auch die Abnahme einer vermieteten bzw. gemieteten Wohnung sein.

Das Einsatzgebiet eines Abnahmeprotokolls ist breitgefächert. Das wohl bekannteste ist sicher die Bauwirtschaft. Gerade beim Bau eines Hauses geht es um viel Geld für den Bauherren als auch für die ausführenden Firmen.

Generell wird in einem Abnahmeprotokoll die Qualität der ausgeführten Arbeiten protokolliert und darin schriftlich festgehalten. Eine Abnahme ist in der Regel die letzte Möglichkeit, Mängel mit Hilfe eines Abnahmeprotokoll aufzulisten sowie deren Berichtigung einzufordern.

Das Wichtigste der Vorlage Abnahmeprotokoll für Excel, als Word und PDF-Datei im Überblick zusammengefasst:

Das Abnahmeprotokoll für Excel kannst du downloaden und direkt verwenden oder auch als Muster für dein individuelles Protokoll nehmen und ganz nach deinem Bedarf anpassen. Unsere Vorlage bietet die folgenden Möglichkeiten:

• Bis zu 15 Leistungen bzw. Abnahmepunkte können aufgelistet werden
• Bewertung der Leistungen / Abnahmepunkte mit OK und NOK (in Ordnung und nicht in Ordnung) ist möglich
• Die Vorlage enthält alle wichtigen Angaben wie Datum, Auftragnehmer, Auftraggeber, Teil- oder Komplettabnahme sowie die Unterschriften der beiden Parteien
• Das Abnahmeprotokoll für Excel kann leicht an eigene Bedürfnisse angepasst werden

Bevor es mit der Beschreibung der Vorlage weiter geht, möchte ich im Folgenden auf einige Punkte rund um ein Abnahmeprotokoll eingehen.

Wann wird ein Abnahmeprotokoll benötigt?

Ein Abnahmeprotokoll ist immer dann zu empfehlen, wenn es um größere Geldbeträge geht. Gerade in der Bauwirtschaft und im Maschinen- und Anlagenbau sind Abnahmeprotokolle ein gutes Mittel, um die ausgeführten Leistungen und mögliche Mängel festzuhalten. In diesen Bereichen ist es sogar Pflicht. Weitere Infos darüber in welchen Bereichen ein Abnahmeprotokoll Pflicht ist, erfährst du am besten auf den Internetseiten der entsprechenden Handwerkskammern oder Vereinigungen.

Wer erstellt ein Abnahmeprotokoll?

Ob der Auftragnehmer oder Auftraggeber ein Abnahmeprotokoll erstellt, ist nicht vorgeschrieben. An einer Abnahme nehmen oft mehrere Personen Teil. Im Grunde kann jede, der an einer Abnahme beteiligten Person, ein Protokoll erstellen. Wichtig ist nur, dass es geschrieben wird. Denn nur dadurch können spätere Reklamationen durch Mängel oder nicht umgesetzte Leistungen verhindert oder zumindest gelindert werden.

Hinweis: Diese Muster-Vorlage Abnahmeprotokoll und dieser Text stellen lediglich meine Sichtweise zum Aufbau eines Abnahmeprotokolls dar. Eine rechtssichere Ausführung der Vorlage kann nicht gewährleistet werden.

Was muss alles in einem Abnahmeprotokoll erfasst werden

In einem Abnahmeprotokoll müssen einige wichtige Punkte erfasst werden, damit es Gültigkeit hat. Diese Punkte sind:

• Das Datum und der Ort der Abnahme
• Alle Teilnehmer einer Abnahme
• Die abgenommenen Leistungen müssen aufgeführt werden
• Handelt es sich um eine Teil- oder Komplettabnahme
• Ganz wichtig: Alle festgestellten Mängel der Abnahme sowie der Zeitrahmen für die Behebung
• Die Unterschriften der beiden Parteien (Auftraggeber und Auftragnehmer)

Je nach dem was abgenommen wird (Hausbau, Wohnung, Maschine), können die Notizen zu den oben aufgeführten Punkten mehr oder weniger ausführlich sein. Das kannst du halten, wie du möchtest. Alle Angaben sollten aber enthalten sein.

Abnahmeprotokoll als PDF-Vorlage zum Ausdrucken

Diese Abnahmeprotokoll Vorlage gibt es auch als PDF-Variante zum Ausdrucken. Du kannst sie über den folgenden Link kostenlos herunterladen.

Entgegen der Excel Version, müssen die Einträge in der PDF-Version der Abnahmeprotokoll Vorlage handschriftlich erfolgen. Das bedeutet, die PDF-Vorlage zuerst ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und danach wieder einscannen. Das ist umständlicher als das Abnahmeprotokoll direkt in Excel oder Word auszufüllen, zu speichern und digital abzulegen.

Falls du die Vorlage anpassen möchtest, dann öffnest du die Vorlage am besten direkt in Excel oder in Word. Die Vorlage bietet dir ein gutes Grundgerüst für dein eigenes Abnahmeprotokoll.

Anpassen der Abnahmeprotokoll Vorlage mit Excel

Um die Abnahmeprotokoll Vorlage anzupassen, lädts du dir unten die Excel Version der Vorlage herunter. In Excel kannst du die Felder der Vorlage ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen, umbenennen und farbliche Akzente setzen. Und wenn du später noch eine PDF-Version davon möchtest, dann speichere deine Excel Vorlage einfach als PDF-Datei ab. Das gleiche gilt im Übrigen auch für die Word-Version der Vorlage.

Abnahmeprotokoll Vorlage für Word

Unsere Protokoll-Vorlage gibt es auch als Word-Version zum Download. Sie ist gleich aufgebaut, wie die Excel Variante. Lade dir jetzt das Word Abnahmeprotokoll herunter. Auch das Word Abnahmeprotokoll kannst du mit Word an deine Bedürfnisse anpassen.

Fazit zur Abnahmeprotokoll Vorlage

Mit Hilfe eines Abnahmeprotokolls werden die durchgeführten Leistungen und Mängel eines Auftrages zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer protokolliert. Dadurch ist sichergestellt, dass beide Parteien mit der gelieferten Leistung bzw. Arbeit zufrieden und einverstanden sind und es später nicht zu Nachforderungen kommt.

Es gibt einige wichtige Angaben, welche in einem Abnahmeprotokoll enthalten sein müssen. Ansonsten ist der Aufbau nahezu beliebig möglich. Deshalb ist unsere Vorlage für Word oder Excel sehr nützlich, da du diese sehr leicht an deinen Bedarf anpassen kannst.

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