Wer einen Dienstwagen hat und diesen auch privat nutzt, kommt um das Führen eines Fahrtenbuches nicht herum. Denn die private Nutzung des Dienstfahrzeuges muss versteuert werden (Geldwerter Vorteil).
Daher ist die Vorlage Fahrtenbuch für Excel sehr hilfreich, um die geschäftlichen und die privaten Fahrten sauber aufzulisten. Die Abrechnung eines geschäftlich bzw. privat genutzten Fahrzeuges wird dadurch vereinfacht.
Ein Fahrtenbuch kannst du auch als Privatperson einfach so führen, um deine Fahrten aufzuzeichnen. Wo bist du eigentlich die letzten Monate überall hingefahren. Auch das kann interessant sein und lässt sich über ein Fahrtenbuch prima nachverfolgen.
Mit dieser kostenlosen Fahrtenbuch Vorlage kannst du auch die Verbrauchskosten deines Fahrzeuges notieren und durch Excel automatisch ausrechnen lassen. Und wenn du bereits ein Elektroauto hast, dann kannst du einfach die Einheit von Liter in Kilowattstunden (kWh) umstellen.
Inhaltsverzeichnis
Die Vorteile des Fahrtenbuches in der Übersicht
- Erfassung aller Fahrten mit Kilometerangabe bei Fahrtbeginn und Fahrtende
- Automatische Berechnung der zurückgelegten Kilometer
- Automatische Berechnung der Verbrauchskosten pro 100 Kilometer
- Einstellbar auf Elektroauto oder Auto mit Verbrenner-Motor
- Einstellbar auf den Verbrauch in Kilowattstunden (Elektroauto) oder Liter (Verbrenner)
Das führen eines Fahrtenbuches mit Excel hat einige Vorteile, vor allem wenn es um die automatische Berechnung der Verbrauchskosten und der gefahrenen Kilometer geht. Als Nachweis für die Steuererklärung sind allerdings einige Dinge zu beachten. Dazu wird weiter unter eingegangen.
Wie führt man ein Fahrtenbuch – Ein Beispiel
Für das Führen eines Fahrtenbuches gibt es keine festgelegte Form. Es gibt jedoch Einträge, die in einem Fahrtenbuch enthalten sein müssen. Diese sind:
- Die Angaben des Fahrzeuglenkers (Vor- und Nachname)
- Das amtliche Kennzeichen des Fahrzeuges
- Das Datum der Fahrt
- Den Grund der Fahrt, zum Beispiel „Besuch Kunde“
- Den Kilometerstand bei Fahrtbeginn
- Den Kilometerstand bei Fahrtende
- Die Unterschrift des Fahrers
Das Fahrtenbuch wird am besten immer im Auto mitgeführt. Dazu musst du es ausdrucken. So kannst du gleich beim Start der Fahrt deinen Namen, das Datum und den Kilometerstand eintragen. Sobald die Fahrt beendet ist, trägst du noch den aktuellen Kilometerstand ein. Auch von Avery-Zweckform* gibt es Fahrtenbuchvorlagen zum handschriftlichen ausfüllen.
Wenn du das Fahrtenbuch direkt in Excel führst, hast du den Vorteil, dass Excel die Verbrauchskosten anhand der zurückgelegten Kilometer automatisch berechnet und anzeigt. Das geht selbstverständlich nur, wenn du die Daten direkt in die Vorlage einträgst.
Hinweis: Das Führen eines Fahrtenbuches in Excel ist nach GoBD nicht rechtssicher, da die Einträge darin nachträglich geändert werden können. Daher wird empfohlen, dass Fahrtenbuch immer handschriftlich zu führen oder eine Fahrtenbuchsoftware zu verwenden (wenn das Fahrtenbuch als Nachweis für das Finanzamt dienen soll).
Fahrtenbuch immer ausdrucken und ausfüllen – elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht akzeptiert
Das Finanzamt akzeptiert kein elektronisch ausgefülltes Fahrtenbuch in Excel. Daher müssen die Fahrten immer handschriftlich notiert werden. Dazu druckst du das Excel-Fahrtenbuch am besten aus und legst es ins Auto. Direkt nach jeder Fahrt trägst du die gefahrenen Kilometer und alle weiteren Angaben handschriftlich in die Liste ein.
Fahrtenbuch in gebundener Form führen
Neben dem handschriftlichen Ausfüllen des Fahrtenbuches, wird empfohlen, alle Ausdrucke des Fahrtenbuches in gebundener bzw. abgehefteter Form abzulegen. Zumindest möchte das Finanzamt das so und akzeptiert keine losen Blätter. Dafür führst du einen Ordner, in welchen du die Fahrtenbuchausdrucke abheftest. Ordner* gibt es bei Amazon.
Die Vorlage Fahrtenbuch für Excel kurz erklärt
Das Fahrtenbuch für Excel ist einfach aufgebaut und erklärt sich daher von selbst. Die folgenden Angaben können darin eingetragen werden:
- Der Name des Fahrers/der Fahrerin
- Das Datum der Fahrt
- Uhrzeit bei Fahrtbeginn
- Kilometerstand bei Fahrtbeginn
- Uhrzeit bei Fahrtende
- Kilometerstand bei Fahrtende
- Daraus errechnet Excel die gefahrenen Kilometer
- Markierung, ob die Fahrt geschäftlich oder privat war
- Die Kosten der Fahrt (für Sprit oder kWh) werden berechnet und angezeigt
- Den Zweck der Fahrt
- Ein Unterschriftenfeld
Vorteile bei der Fahrtenbuchführung mit Excel
Diese Excel Vorlage Fahrtenbuch hat den Vorteil, dass sie nach dem Eintragen der Kilometerstände bei Fahrtbeginn und Fahrtende die zurückgelegten Kilometer ausrechnet und automatisch in die Vorlage einträgt. Ebenso berechnet die Excel-Vorlage für dich die Kosten anhand des Verbrauchs und der zurückgelegten Kilometer.
Fahrtenbuch Vorlage für Elektroauto oder Auto mit Verbrenner Motor
Unsere Vorlage des Fahrtenbuches kann entweder auf die Kostenberechnung von Elektroautos oder auf Fahrzeuge mit Verbrenner Motor eingestellt werden. Dazu muss in Zelle C7 oder C8 ein „x“ gesetzt werden. Für die Berechnung musst du in Spalte „K“ den Verbrauch pro 100 Kilometer eintragen. Wie viele Liter oder kWh benötigt das Fahrzeug pro 100 Kilometer Strecke.
Bei handschriftlicher Führung des Fahrtenbuches werden die zurückgelegten Kilometer und der Verbrauch natürlich nicht berechnet.
Fazit zur Vorlage Fahrtenbuch für Excel
Mit unserer Fahrtenbuch Vorlage für Excel ist es möglich, alle Fahrten einfach und schnell zu erfassen. Die wichtigen Angaben wie Datum, Kilometerstand bei Fahrtbeginn und -ende sowie den Grund der Fahrt, können erfasst werden. Die automatische Berechnung der zurückgelegten Kilometer runden die Vorlage ab. Bei Bedarf errechnet die Vorlage auch die Verbrauchskosten pro 100 Kilometer.
Leider akzeptiert das Finanzamt nur ein handschriftlich ausgefülltes Fahrtenbuch, da in einer Excel-Tabelle die Eintragungen nachträglich geändert werden können. Wenn diese Fahrtenbuch-Lösung als Nachweis für das Finanzamt benutzt werden soll, dann muss die Vorlage ausgedruckt werden und die Einträge müssen handschriftlich erfolgen.
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- Tageswerterfassung – Vorlage um täglich Werte in Excel zu erfassen
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