Zu einem guten Projektmanagement gehört es auch die Projektkosten im Griff zu haben. Mit unserer Projektbudget-Vorlage für Excel hast du deine Kosten im Blick. Du siehst sofort, wo ein Budget über- oder unterschritten wurde und wo die Gesamtkosten liegen.
Die Vorlage bietet dir einen klaren Überblick über die Projektkosten. Kostenabweichungen erkennst du sofort und kannst dadurch Maßnahmen zur Kostenoptimierung einleiten.
Die Projektbudget-Vorlage hilft dir auch, mit deinem Projektteam oder deinen Auftraggebern zu kommunizieren. Alle Budgetinformationen sind übersichtlich angeordnet. So kannst du gut entscheiden und dein Projekt im vorgegebenen finanziellen Rahmen steuern.
Kurz: Verwende diese Vorlage, um Kostentransparenz in dein Projekt zu bekommen.
Die Vorteile der Projektbudget Vorlage für Excel in der Übersicht:
- Klarer, übersichtlicher Aufbau für volle Kostentransparenz
- Alle Projektkosten in einer Tabelle
- Erweiterbar mit eigenen Angaben, Dank Excel
- Frühzeitige Erkennung von Budgetrisiken durch automatische Berechnungen
- Zeitsparend bei der Budgetplanung und -überwachung
Lade dir jetzt die Vorlage zur Kostenverwaltung deines Projektes herunter und erkenne sofort wo dein Projekt kostenmäßig steht.
Inhaltsverzeichnis
Was wird unter dem Begriff „Projektbudget“ verstanden
Unter dem Begriff „Projektbudget“ werden alle Kosten, die für die Durchführung eines Projektes geplant und dann auch angefallen sind, eingeordnet. In ein Projektbudget gehören die folgenden Kosten:
- Personalkosten: Löhne, Gehälter, intern und auch extern
- Sachkosen: für Material, Maschinen
- Reisekosten: Für vor Ort Begehungen und Präsentationen
- Investitionskosten: Spezielle Anschaffung von Maschinen, Software, Tools
- Reservekosten: Um Spielraum im Projekt zu haben. Es gibt immer mal ungeplante Ausgaben
- Fremddienstleistungen: Beratung, Berechnungen, externe Dienstleistungen
Mit einer guten Kalkulation und Aufstellung der erwarteten Projektkosten und anschließender Projektkostenverfolgung bist du auf einem guten Weg dein Projekt erfolgreich umzusetzen und abzuschließen. Wenn das Budget nicht stimmt und maßlos überschritten wird, führt das im schlimmsten Fall zum Stopp und Abbruch eines Projektes und das möchte niemand.
Daher wichtig: Ein Projektbudget ist auch ein Planungs- und Steuerungsinstrument. Damit kannst du die Projektausgaben kontrollieren und Abweichungen rechtzeitig erkennen und Maßnahmen einleiten.
Projektbudget erstellen: Vorgehen und die wichtigsten Schritte
Wie oben bereits aufgeführt, gehören in ein Projektbudget Personalkosten, Sachkosten, Reisekosten, Investitionskosten, Kosten für Fremddienstleistungen und auch etwas Reserve. Wir nennen das mal „Kategorien der Projektkosten“.
Projektunterteilung in einzelne Tasks hilft beim Budgetieren
Bevor du die Kosten nach Kategorien auflistest, solltest du dein Projekt in einzelne Projektschritte unterteilen. Durch die Unterteilung in einzelne Projektschritte kannst du die Kosten leichter und genauer schätzen. Denn in der Regel hast du einen Ausgangspunkt und möchtest durch dein Projekt zu einem bestimmten Ziel gelangen. Und den Weg dorthin unterteilst du in einzelne Schritte. So wird das Ganze übersichtlich. Für diese einzelnen Schritte führst du die zu erwartenden Kosten auf. Diese Projektschritte werden auch Tasks genannt.
Kostenauflistung der einzelnen Projektschritte: Kategorien im Projektbudget
Du hast nun dein Projekt in einzelne Tasks unterteilt. Nun startest du mit der Auflistung der durchzuführenden Arbeiten pro Task. Dafür notierst du die benötigten Materialien, die Investitionen für Maschinen, Software oder andere Hilfsmittel. Sind Reisen notwendig? Wenn Ja, auflisten. Wird eine Fremddienstleistung benötigt, zum Beispiel für spezielle Berechnungen über ein externes Büro? All diese Kosten listest du auf und ordnest sie den „Kategorien der Projektkosten“ zu. Das sieht dann in etwa so aus:
Projektbudget Vorlage für Excel: Aufbau und Funktionen
Die Excel Vorlage ist so aufgebaut, dass du im oberen Bereich die allgemeinen Projektdaten einträgst. Das sind Projektname, die Projektnummer und der Kunde. Hier kannst du nach Belieben weitere Angaben hinzufügen. Darunter folgt die Liste zum Eintragen der Kosten. Zuerst kommen die Tasks (Projektschritte), dahinter die Kosten und am Ende der Tabelle die Kostenübersicht.
Projektschritte- und kosten in der Projektbudget-Vorlage erfassen
In die erste Spalte der Vorlage trägst du den Task ein. Unter einem Task wird ein einzelner Projektschritt verstanden. Zu jedem Task werden in den weiteren Spalten die Kosten der Kategorien eingetragen.
In die zweite Spalte (nach dem Task) trägst du die Zuständigkeit ein. Wer ist für diese Aufgabe verantwortlich?
Nun geht es los mit dem Eintragen der Kosten. Dafür gibt es die drei Abschnitte „Zeit“, „Material“ und „Fixe Kosten“.
Im Bereich „Zeit“ werden die Personalkosten eingetragen. Das geschieht in Form von Stunden und Kostensatz pro Stunde. Danach kommt der Bereich „Material“. Hier kannst du auch wieder die Menge und den Preis pro Menge eines Materials eintragen. Im dritten Bereich werden dann Fixkosten für Material, Reisekosten und „Andere“ Kosten eingetragen. Unter „Andere“ kannst du zum Beispiel auch einen Betrag als „Reserve“ eintragen.
In die Spalte „J“ der Vorlage trägst du dein geplantes Budget ein. Dieses Budget nimmt die Vorlage als Basis für den Vergleich mit den „Ist-Kosten“, die automatisch aus deinen Einträgen berechnet werden. Ist der Vergleich positiv, erfolgt die Ergebniseintragung automatisch durch
Excel in der letzten Spalte in blauer Schrift. Ist das Ergebnis negativ, wird es in roter Schrift und einem Minus davor ausgegeben.
Vorlagen-Tipps zum Thema Projektmanagement:
Auf unserer Webseite alle-meine-vorlagen.de findest du eine Vielzahl an Vorlagen, die für das Projektmanagement nützlich sind. Dazu gehören unter anderem die „kostenlose Projektplan Excel Vorlage„, das „Projekttagebuch – Eine Excel Vorlage für Projektleiter„, die Vorlage „Projektcontrolling mit Hilfe einer Plus-/Minusliste für Excel“ sowie „Zeiterfassung mit Excel – Tool für Projektzeiterfassung„. Es lohnt sich, die verschiedenen Vorlagen zu durchstöbern, herunterzuladen und mit ihnen zu arbeiten und sie zu testen.
Projektbudget: Über- oder unterschreitung sofort ersichtlich
Ein Vorteil dieser Excel Vorlage ist der, dass du sofort siehst, bei welchem Task es eine Budgetüberschreitung gibt. Das bedeutet, die Ist-Kosten sind höher als die budgetierten Kosten. Du kannst es auf einen Blick sehen, denn die Zahl wird in roter Schrift ausgegeben und hat ein Minuszeichen davor.
Gerade bei diesen Zeilen solltest du genauer hinsehen. Liegt das Minus noch im Rahmen oder ist die Abweichung zu groß. Das kann dir einen guten Hinweis geben. Hier solltest du überlegen, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Projektausgaben nach Kategorien: Total im Projektbudget
In der letzten Zeile der Vorlage werden dir die Summen aller Einträge pro Kategorie angezeigt. Hier siehst du auf einen Blick, welche Personalkosten, Materialkosten und Fixkosten es gab. Und ganz wichtig, du siehst sofort wo dein Projekt insgesamt liegt. Das ist die Zahl rechts unten in der schwarz hinterlegten Zelle.
Fazit zur Excel Projektbudget Vorlage
Ein gut geplantes und klar strukturiertes Projektbudget bildet die Grundlage für erfolgreiches Projektmanagement. Mit der Excel-Vorlage zur Projektbudgetverwaltung behältst du jederzeit den Überblick über deine Projektkosten. Die Kosten werden übersichtlich, transparent und effizient aufgeführt.
Die Vorlage hilft dir, alle Ausgaben in sinnvolle Kategorien zu unterteilen und Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen, um gezielt gegensteuern zu können.
Dank automatischer Berechnungen und visueller Hervorhebungen siehst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht. Die Möglichkeit, dein Projekt in einzelne Tasks zu untergliedern, sorgt zusätzlich für eine genauere Kostenplanung und bessere Nachvollziehbarkeit. Ob Personalkosten, Materialkosten, Reisekosten oder externe Dienstleistungen, alle Kosten werden strukturiert erfasst und ausgewertet. So vermeidest du böse Überraschungen und kannst dein Projekt sicher und kosteneffizient zum Ziel führen.
Lade dir jetzt die Excel-Vorlage Projektbudget kostenlos herunter und bringe Struktur und Transparenz in deine Projektkostenplanung.
Interessant in diesem Zusammenhang:
- Kostenlose Projektplan Excel Vorlage
- Projektplaner Monatsbasis
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Für Excel ab 2010 | 49 KB
Projektbudget.xlsx
Eine gute Übersicht, um seine Kosten im Blick zu behalten!
Optisch könnte es vielleicht noch verschönert werden, wenn anstatt 0,00 € in den Spalten „Ist-Kosten“ und „Budget Über-/Unterschreitung“ kein Wert stehen würde, wenn in der zugrunde liegenden Summenbildung in den vorhergehenden Zellen auch keine Beträge eingetragen sind.
Außerdem könnte die Formatierung als Tabelle angewendet werden, um z.B. neue Zeilen einfach durch nach unten ziehen hinzuzufügen, ohne die optische Formatierung (z.B. gebänderte Zeilen) händisch nachführen zu müssen. Dann würde sich der zuerst genannte Vorschlag evtl. erübrigen, weil dann sowieso nur so viele Zeilen hinzugefügt werden könnten, wie Aufgaben vorhanden sind.
Hallo Herr Kurt,
danke für die Rückmeldung. Ich werde mir die Vorlage mal ansehen und teilweise auch überarbeiten.
Grüße, Timo