Rechnungsvorlage für Excel

In diesem Beitrag befassen wir uns mit dem Thema Rechnungsstellung. Dabei gehen wir auf die gesetzlichen Vorgaben ein und beleuchten die Vorzüge der elektronischen Rechnungsstellung. Zusätzlich stellen wir eine Excel-Rechnungsvorlage vor, deren Funktionen und Einsatzmöglichkeiten wir ausführlich erklären. Außerdem vergleichen wir die Vorzüge der elektronischen Rechnungsstellung mit denen der Excel-Vorlage.

Inhaltsverzeichnis

Rechnung Erstellen – Tipps und Vorlagen

Die Erstellung einer korrekten Rechnung ist für jedes Unternehmen unerlässlich, um erbrachte Leistungen ordnungsgemäß abzurechnen und den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Neben den rechtlichen Vorgaben ist auch der praktische Umgang mit den entsprechenden Dokumenten von Bedeutung, da dieser eine effiziente Buchhaltung ermöglicht. In den letzten Jahren gab es wichtige Änderungen im Bereich der elektronischen Abrechnung, die die Art und Weise, wie Belege erstellt und übermittelt werden, beeinflussen.

Gesetzliche Anforderungen und Pflichtangaben

Ein ordnungsgemäßes Abrechnungsdokument muss mehrere gesetzlich festgelegte Angaben enthalten, um rechtsgültig zu sein. Diese Anforderungen sind nicht nur für die eigene Buchhaltung wichtig, sondern auch, um im Falle einer Steuerprüfung keine unliebsamen Überraschungen zu erleben. Zu den wesentlichen Pflichtangaben gehören:

Der vollständige Name und die Adresse des Ausstellers sowie des Empfängers
Eine fortlaufende Nummer, die sowohl für die Übersichtlichkeit als auch für die Nachverfolgbarkeit der Zahlungen notwendig ist
Das Ausstellungsdatum und das Leistungsdatum
Eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
Der Nettobetrag, die Mehrwertsteuer (sofern zutreffend) und der Bruttobetrag

In den letzten Jahren hat die elektronische Abwicklung im B2B-Bereich an Bedeutung gewonnen. Darüber hinaus wird sie auch im öffentlichen Sektor und bei internationalen Geschäften zunehmend erforderlich. In Deutschland wurde 2020 die Pflicht zur digitalen Übermittlung im öffentlichen Beschaffungswesen eingeführt. Auch die Anforderungen an die Struktur von Abrechnungsdaten, wie beispielsweise die Nutzung von XRechnungen, haben zugenommen.

Hinweis:
Ich bin kein Steuerberater und die Inhalte auf dieser Website stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Alle Informationen basieren auf meinen persönlichen Erfahrungen und Recherchen und dienen lediglich der allgemeinen Orientierung. Für verbindliche Auskünfte und individuelle Beratung wende dich bitte an einen Steuerberater, das Finanzamt oder andere zuständige Stellen.

Die Vorteile der elektronischen Rechnungserstellung

Die digitale Ausstellung spart Zeit und Kosten, ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und sorgt für eine präzisere Dokumentation. Zudem ist sie umweltschonender, da keine physischen Kopien mehr erforderlich sind. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Automatisierung der Prüfungs- und Archivierungsprozesse, die durch den digitalen Versand und die Speicherung der Unterlagen ermöglicht wird.

Für Unternehmer bedeutet dies, dass sie sich mit der Software und den Tools auseinandersetzen müssen, die den digitalen Abrechnungsprozess unterstützen. Viele Programme bieten bereits integrierte Funktionen, mit denen Belege automatisch erstellt und ins richtige Format gebracht werden können.

Vorlagen und Muster für die Rechnungserstellung

Vorlagen und Muster helfen dabei, den Überblick bei der Erstellung zu behalten. Sie helfen dabei, alle wichtigen Angaben korrekt und übersichtlich zu erfassen, wodurch Fehler vermieden und neue Belege schnell erstellt werden können. Besonders hilfreich sind flexible Vorlagen, die sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen lassen.

Für eine schnelle und unkomplizierte Lösung kann unsere Excel-Vorlage genutzt werden. Diese ist benutzerfreundlich und ermöglicht eine effiziente Umsetzung ohne großen Aufwand. Wie die Vorlage aufgebaut ist und wie du damit arbeitest, zeigen wir dir weiter unten in diesem Beitrag.

Wer eine andere Lösung sucht, kann auf die Rechnungsvorlagen von Lexware zurückgreifen. Diese beinhalten eine vollständige Struktur für die Erstellung von Abrechnungsunterlagen und berücksichtigen aktuelle gesetzliche Anforderungen, wie etwa die automatische Berechnung der Mehrwertsteuer oder die korrekte Handhabung von Rabatten. Für Unternehmer, die regelmäßig Abrechnungen stellen, stellt dies eine effiziente Möglichkeit dar, die Buchhaltung zu optimieren.

Rechnungsvorlage für Excel – Aufbau und die Funktion einfach erklärt

Die Rechnungsvorlage für Excel ist für Kleinunternehmer, Selbständige und für alle, die Rechnungen schreiben müssen gedacht. Rechnungen schreiben ist im Grunde eine schöne Sache, denn das bedeutet ja auch, dass du eine Dienstleistung abgeschlossen oder ein Produkt verkauft hast.

Dennoch schreiben viele nicht gerne eine Rechnung. Es braucht Zeit und kann je nach Vorlage oder Rechnungstool auch mühsam sein. Hier kann dir meine Excel Rechnungsvorlage weiterhelfen. Die Rechnungsvorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar.

Wenn du zum Beispiel Kleinunternehmer bist und daher keine Mehrwertsteuer (MwSt.) / Umsatzsteuer (USt.) ausweisen musst, dann kannst du die Vorlage mit wenigen Klicks und Angaben darauf einstellen. Auch der Mehrwertsteuersatz lässt sich einstellen. Einmal eingestellt, ist es mit dieser Muster Vorlage sehr einfach eine Rechnung zu schreiben.

Das wichtigste der Rechnungsvorlage für Excel im Überblick

Die Vorlage ist leicht auf deine Bedürfnisse zur Erstellung einer Rechnung einstellbar
Der Mehrwertsteuersatz (MwSt.) / Umsatzsteuersatz (USt.) kann angepasst werden
Für Kleinunternehmer, Selbstständige und alle die Rechnungen schreiben müssen
Bietet Platz für bis zu 10 Rechnungspositionen

Download kostenlos
Rechnungsvorlage.xlsx
Excel ab Version 2010 | 34 KB

Aufbau der Vorlage für Rechnungen in Excel

Diese Rechnungsvorlage für Excel hat 2 Seiten. Die erste Seite zeigt die Rechnung, welche später auch ausgedruckt wird. Den Rechnungsinhalt, also Kundenname, Kundenadresse sowie die Rechnungspositionen trägst du über Seite 2 der Vorlage ein, wie im Muster zu sehen. Durch diese Vorgehensweise siehst du direkt, wie die Rechnung später aussehen wird.

Die Eingabefelder auf Seite 2 sind gelb markiert. In jedes gelbe Feld muss somit eine Eingabe bzw. Angabe gemacht oder eine Auswahl getroffen werden. Hilfetexte unterstützen dich beim erstellen der Rechnung.

Der Vorteil dieses Aufbaus der Rechnungsvorlage ist, dass die Vorlage bei einer neuen Rechnung in Excel nicht angefasst werden muss und so nicht versehentlich Formeln und Formatierungen gelöscht werden können. Zusätzlich siehst du immer „live“ wie die Rechnung später aussehen wird.

Eine Rechnung mit Excel erstellen: So einfach geht es mit der Vorlage

Bevor du mit der Vorlage deine erste Rechnung erstellen kannst, musst du im Tabellenblatt Stammdaten einige grundlegende Angaben machen. Folgende Angaben sind zu machen:

Adresse: Hier trägst du die Firmenadresse deines Unternehmens ein
Ansprechpartner: Hier gibst du die Kontaktdaten des Ansprechpartners ein. Dies sind der Name, E-Mail-Adresse, die Telefonnummer sowie der Name deiner Website
Bankverbindung: Hier gibst du die Bankverbindungsdaten ein. Diese erscheinen in der Fußzeile der Rechnung
Kleinunternehmer: Durch die Auswahl von „Ja“ legst du fest, dass du Kleinunternehmer bist

Durch diese Einträge ändern sich die Angaben im Rechnungsformular. Klicke einfach mal das Rechnungsformular an. Du siehst sofort, was sich geändert hat.

Was ist ein Kleinunternehmer
Nach §19 Umsatzsteuergesetz kann sich jeder Unternehmer als Kleinunternehmer einstufen lassen, sobald der Umsatz inkl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Geschäftsjahr nicht über 22.000 Euro lag und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich nicht die Schwelle von 50.000 Euro übersteigen wird.
Quelle: fuer-Gruender.de

Wie du siehst, ist es einfach, mit dieser Vorlage eine Rechnung mit Excel zu erstellen.

Neben dieser Muster Vorlage zur Erstellung einer Rechnung in Excel gibt es auf alle-meine-vorlagen.de noch einige weitere Excel Vorlagen, die für dein Unternehmen nützlich sein können. Zur Verwaltung deiner Lagerbestände ist die Vorlage “Lagerverwaltung und Bestandsführung mit Excel” geeignet. Um Angebote leicht vergleichen zu können, schaust du dir am besten die Vorlage “Angebotsvergleich mit Preisspiegel in Excel” an. Auch eine kostenlose Quittungsvorlage für Excel gibt es zum Download.

Was bedeuted eigentlich GoBD?

Seit dem Jahr 2015 müssen Rechnungen GoBD-konform sein. GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Es geht also darum, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einer Firma aufbewahrt werden müssen.

Nach GoBD dürfen Rechnungen nicht veränderbar sein. Da in Excel oder Word erstellte Rechnungen leicht änderbar sind, sind diese nur sicher, wenn du sie direkt nach der Erstellung ausdruckst, kopierst und physisch in einem Ordner ablegst. Den original Ausdruck der Rechnung verschickst du dann per Post. Wenn du die Rechnung elektronisch per Mail versenden willst, sollten die Rechnungen in einem Dokumenten-Management-System (DMS) abelegt werden. Einen Leitfaden dazu findest du auf den Seiten der Bitkom.org.

Rechnungsprogramm vs. Excel- Rechnungsvorlage: Vor- und Nachteile

Online Rechnungsprogramme haben im Vergleich zu einer Excel Rechnungsvorlage einige Vorteile, aber auch Nachteile. Die Vorteile sind die intuitive Bedienung sowie die automatische Verwaltung aller Daten in der Cloud. Dadurch ergibt sich einiges an Zeitersparnis. In der Regel bieten die Online-Tools eine Übersicht der Einnahmen, d.h. die Rechnungsbeträge sowie das Datum der einzelnen Rechnungszahlung (Einnahmen) werden aufgelistet. Ein weiterer Vorteil sind die Schnittstellen, worüber alle Rechnungsdaten für deinen Steuerberater automatisch vorbereitet und bei Bedarf auch übermittelt werden. Die Vorteile noch mal in der Übersicht zusammengefasst:

Intuitive Bedienung und Verwaltung aller Daten führt zu Zeitersparnis
Überblick über alle Einnahmen und Zahlungseingänge
Schnittstellen für die direkte Übermittlung der Daten an deinen Steuerberater
GoBD-konform

Neben den Vorteilen gibt es auch Nachteile. Ein neues, umfangreiches Tool bedeutet immer Zeitaufwand, um sich in die vielen Funktionen einzuarbeiten. Zudem gibt es monatliche oder jährliche Kosten. Beides ist Abwägungssache und ist hauptsächlich davon abhängig, wie oft eine Rechnung geschrieben werden muss. Bei Kleinunternehmen, mit wenigen Rechnungen, ist die Erstellung über eine kostenlose Rechnungsvorlage für Excel vermutlich kostengünstiger und einfacher. Folgend die Vorteile der Rechnungsvorlage für Excel:

Keine unnötigen Funktionen, daher leicht zu erlernen
Kostengünstig, da keine monatlichen/jährlichen Abo-Kosten anfallen

Rechnungsvorlage für Excel: kostenlos herunterladen & Zeit sparen

Rechnungen schreiben sollte so einfach wie möglich sein und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Da hilft dir diese Rechnungsvorlage für Excel sicher weiter. Die Vorlage ist universell auf deine Bedürfnisse einstellbar: Je nachdem, ob du Kleinunternehmer oder Selbstständig bist oder eine kleine Firma hast. Einmal eingerichtet, musst du nur noch den Kundennamen sowie die erbrachte Leistung bzw. das verkaufte Produkt aufführen. Fertig ist deine Rechnung.

Dennoch gibt es bei der Rechnungserstellung einiges zu beachten. Die Pflichtangaben sind wichtig, sowie die Rechnungserstellung nach GoBD. Wir bieten hier eine Rechnungsvorlage einfach aus dem Grund an, weil immer wieder danach gefragt wird. Schreibst du nur wenige Rechnungen und willst Zeit sparen, dann ist die Excel-Rechnungsvorlage ein niedrigschwelliges Werkzeug. Achte aber darauf, die Rechnungen auszudrucken und per Post zu verschicken.

Wer aber eine GoBD konforme Rechnung erstellen möchte, sollte besser, wie bereits oben beschrieben, auf einen Online-Rechnungsservice zurückgreifen.

Kleiner Tipp: Am besten lässt du deine Rechnungen von einem Steuerberaterbüro (Steuerberater:in) prüfen. So bist du ganz sicher, dass deine Rechnungen vom Aufbau und Inhalt her den aktuellen Vorgaben entsprechen.

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