Gästeliste und Besucherliste als Excel- und als PDF-Vorlage

Bei großen Veranstaltungen, wie zum Beispiel bei einer Hochzeit, wird eine Gästeliste benötigt. Mit Hilfe der Gästeliste lässt es sich leichter planen. Welche von den eingeladenen Personen kommen und welche Begleitung ist jeweils dabei. Was gibt es zu beachten und mit wie vielen Gästen muss gerechnet werden? Hier hilft dir unsere Gästeliste, um den Überblick zu behalten.

Eine Besucherliste wird vor allem dann eingesetzt, um die Besucher einer Einrichtung zu notieren. Wer war an welchem Tag und zu welcher Zeit hier. Vor allem in Firmen, in Gästehäusern und im Gastronomiebereich werden Besucherlisten eingesetzt. Sie helfen beim Nachvollziehen der Kontakte.

Bei Gästelisten und Besucherlisten ist hinsichtlich des Datenschutzes einiges zu beachten. Dazu weiter unten mehr.

Plane deine nächste Veranstaltung mit unserer Gästeliste oder notiere deine Besucher mit unserer Besucherliste. Beide Vorlagen gibt es weiter unten als Excel- und als PDF-Vorlage zum Download.

Die Vorteile einer Gästeliste im Überblick

Das Führen eine Gästeliste hat einige Vorteile. Welche das sind wird folgend aufgelistet:

• Die Liste gibt Klarheit, wie viele Gäste zur Party kommen
• Sie zeigt auf, wie viele Begleitpersonen dabei sind
• Über welche Kontaktdaten können die Gäste erreicht werden
• Was ist je Gast zu beachten (zum Beispiel spezielle Essenswünsche)

Die Vorteile einer Besucherliste in der Übersicht

Besucherlisten sind vor allem zur Nachverfolgbarkeit wichtig. Im Folgenden sind die Vorteile kurz aufgeführt:

• Die Besucherliste gibt einen schnellen Überblick darüber wer wann zu Besuch war
• Sie bietet die Möglichkeit der einfachen Kontaktaufnahme der Besucher durch die erfassten Kontaktdaten
• Einfache Nachvollziehbarkeit von Personenkontakten (Kontakt zwischen Besuchern und Mitarbeitern). Achtung: Datenschutz bitte beachten

Hinweis: Ich weiße ausdrücklich darauf hin, dass ich kein Anwalt bin und daher auch keine Rechtsberatung zum Thema Datenschutz geben kann. Ich gebe lediglich meine Meinung zum Thema wieder.

Gästeliste und Besucherliste – Datenschutz beachten

Beim Führen einer Gästeliste oder einer Besucherliste ist in Bezug auf den Datenschutz einiges zu beachten.

Eine Gästeliste ist eher unproblematisch, solange sie nicht öffentlich ausliegt und nur von einer Person geführt wird. Sie dient hauptsächlich zur Veranstaltungsplanung. In der Regel werden die Gäste, die sich anmelden, in einer Gästeliste erfasst. Diese Übersichtsliste sollte nicht öffentlich ausliegen und am besten an einem verschlossenen Ort abgelegt werden. So ist sichergestellt, dass keine weiteren Personen Zugriff darauf haben.

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Bei Besucherlisten sieht es schon anders aus. Oft liegen sie frei zugänglich auf einem Tisch oder Tresen. Alle sehen, wer sich zuvor eingetragen hat. Daher muss bei Besucherlisten vor allem darauf geachtet werden, dass sie nicht öffentlich sichtbar und für jeden zugänglich ausliegen. Es könnte jemand ganz leicht die eingetragenen Namen und Kontaktdaten abschreiben oder abfotografieren und so unerlaubt zu Kontakten kommen.

Hier hilft es nur, die Besucherdaten einzeln zu erfassen und später in die Besucherliste zu übertragen bzw. die einzeln erfassten Daten abzuheften. Der Ordner mit den Besucherdaten, egal ob Besucherliste oder einzeln erfasst, sollte in jedem Fall an einem sicheren, abgeschlossenen Ort verwahrt werden. Ebenso sollten die Listen mit den Besucherdaten in regelmäßigen Abständen, d.h. wenn sie nicht mehr gebraucht werden, vollständig gelöscht werden.

Neben einer Besucherliste gibt es hier auch einen Vordruck zur Einzelerfassung deiner Besucher. Diesen findest du weiter unten im Downloadbereich. Davon gibt es sowohl eine Excel- als auch eine PDF-Vorlage.

Das bietet die Excel-Vorlage der Gästeliste und Besucherliste

Diese Excel-Vorlage bietet in den ersten zwei Tabellenblättern eine Gästeliste. Diese gibt es in zwei Varianten, einmal in blau und einmal in schwarz/weiß.

Im dritten und vierten Tabellenblatt ist die Besucherliste als Vorlage zu finden. Auch diese gibt es in blau und schwarz/weiß.

Gästeliste als PDF-Vorlage zum Download

Die Vorlage der Gästeliste ist simpel aufgebaut. Sie bietet die folgenden Spalten zum Eintragen der wichtigsten Daten:

• Name
• Adresse
• Begleitung
• Telefon
• E-Mail
• eingeladen am
• kommt [ja/nein]
• Rückmeldung am
• Besonderheit

Insgesamt kannst du pro Seite 20 Gäste in die Vorlage eintragen.

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Besucherliste als PDF-Vorlage zum Download

Die Besucherliste bietet die folgenden Spalten zur Erfassung der wichtigsten Besucher-Daten:

• Datum
• Name
• Vorname
• Firma
• Telefonnummer
• Zeit [von/bis]
• Unterschrift

Pro Seite bietet die Besucherliste Platz um 20 Besucher einzutragen.

Besucherlisten liegen meist öffentlich aus, was nicht Datenschutzkonform ist. Jeder kann die eingetragenen Daten ablesen. Das solltest du auf jeden Fall verhindern.

Es gibt daher auch eine Vorlage zur Erfassung eines einzelnen Besuchers. Sobald ein Besucher kommt, nimmt er sich einen leeren Vordruck, füllt ihn aus und gibt diesen dir bzw. dem Besuchsbetreuer. Der ausgefüllte Vordruck muss dann einfach an einem sicheren Ort verwahrt werden. Somit ist sichergestellt, dass keine weiteren Personen oder Besucher, die Kontaktdaten ablesen können.

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Besucherliste für einen Besucher als PDF-Vorlage zum Download

Fazit zur Gästeliste und Besucherliste als Excel- und als PDF-Vorlage

Gästelisten und Besucherlisten sind nützliche Tools, wenn es um die Planung großer Veranstaltungen oder das Empfangen vieler Besucher geht.

Eine Gästeliste hilft bei der Planung einer Hochzeit, deiner nächsten Party oder Veranstaltung. Durch die Liste ist ersichtlich, mit wie vielen Gästen zu rechnen ist und was die Besonderheiten bzw. Vorlieben der Gäste sind.

Mit Hilfe von Besucherlisten lassen sich Kontakte nachvollziehen. Vor allem in Firmen, welche Lieferanten und Kunden empfangen, ist die Nachvollziehbarkeit wichtig und durch eine Besucherliste gegeben.

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