Du hast eine Excel-Tabelle und möchtest diese als PDF-Datei ablegen? Dann schau dir dieses kurze Tutorial an: „Excel-Tabelle in PDF umwandeln – eine Anleitung mit Bildern und Video„.
Wir zeigen dir anhand von Screenshots und mit einem YouTube-Video, welche Möglichkeiten es dafür gibt und wie du dabei vorgehst. Außerdem erfährst du, wie du den Inhalt mehrerer Tabellenblätter in einer einzigen PDF-Datei speichern kannst.
Inhaltsverzeichnis
Die Möglichkeiten zum Erstellen einer PDF-Datei aus Excel heraus
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du aus einer Excel-Tabelle eine PDF-Datei erstellen kannst. Diese sind:
- Du speicherst die Excel-Tabelle als PDF
- Du druckst die Excel-Tabelle als PDF aus
Was ist eine PDF-Datei bzw. das PDF-Format?
PDF steht für „Portable Document Format“, auf Deutsch also „transportables Dokumentformat“. Das PDF-Format ist plattformunabhängig und wurde 1992 von Adobe entwickelt und veröffentlicht. Der Gedanke dahinter war, ein Dateiformat zu schaffen, das von der Hardware, dem Anwendungsprogramm (z. B. Excel, Word …) und auch vom Betriebssystem unabhängig ist. So kann es von jedem gelesen werden, sofern ein PDF-Reader installiert ist. Quelle: Wikipedia
Du hast eine Excel-Tabelle mit Text, Tabellen, Markierungen und Grafiken, die du anderen zur Verfügung stellen möchtest, die vielleicht kein Excel haben? Dann ist eine PDF-Datei genau das Richtige.
Bitte beachte, dass PDF-Dateien in der Regel nur zum Lesen gedacht sind. Es gibt aber auch PDF-Editoren. Damit kannst du auch Texte, Markierungen oder einfache Grafiken (Linien, Kreise usw.) in ein PDF-Dokument einfügen.
Schau dir auch das YouTube-Video zum Thema „PDF erstellen aus einer Excel-Tabelle“ an. Und um kein Video zu verpassen, am besten gleich abonnieren.
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Mehr InformationenBedenke auch, dass das Eintragen von Zahlen zur automatischen Berechnung durch Formeln, wie wir es von Excel kennen, in PDF-Dateien leider nicht möglich ist. Sobald etwas berechnet werden muss, ist Excel klar im Vorteil.
Ich zeige dir jetzt, wie du ein PDF-Dokument direkt aus Excel heraus erstellen kannst.
Eine PDF-Datei aus Excel erstellen – Zwei kurze Tutorials zeigen, wie das geht
Wir haben zwei kurze Tutorials vorbereitet, die dir zeigen, wie du eine Excel-Tabelle in ein PDF umwandelst.
Tutorial 1: Eine Excel-Tabelle als PDF speichern
Möglichkeit 1 ist, die Excel-Tabelle direkt als PDF zu speichern. Klick dazu oben im Menü auf „Datei“ und dann auf „Speichern unter„. Gib dann einen Dateinamen ein, unter dem du die PDF speichern möchtest. Ganz wichtig: Als Dateiformat musst du PDF auswählen.
Wie du auf dem Screenshot siehst, kannst du eine Excel-Datei nicht nur als PDF, sondern auch in vielen anderen Formaten abspeichern.
Tutorial 2: Eine Excel-Tabelle als PDF drucken
Mit Möglichkeit 2 kannst du deine Excel-Tabelle ganz einfach als PDF-Datei drucken. Dafür musst du aber zuerst einen PDF-Drucker auf deinem Rechner installieren. Um zu checken, ob bei dir schon ein PDF-Drucker installiert ist, klickst du oben auf „Datei„, „Drucken„. Dort schaust du dann im Pull-Down-Menü des Bereichs „Drucker„, ob auf deinem PC schon ein PDF-Drucker installiert ist.
Wenn nicht, schau mal bei Computer-Bild.de. Da gibt es eine Auswahl an PDF-Druckern, die du dir herunterladen und anschließend installieren kannst. Außerdem gibt es dort einige Informationen zum Thema PDF-Druck zum Nachlesen.
Sobald du den Drucker installiert hast, ist auch die PDF-Erstellung ein Kinderspiel. Als Nächstes wählst du im Menü „Datei“ den Punkt „Drucken“ und dann den PDF-Drucker aus. Nun klickst du auf „Drucken„. Jetzt öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Druckausgabe speichern unter„. Hier kannst du den Speicherort auswählen und im Feld „Dateinamen“ den Namen des PDF-Dokuments eingeben. Zum Schluss einfach auf „Speichern“ klicken, und schon ist dein PDF-Dokument fertig.
Noch ein Hinweis: Bei einfachen Excel-Tabellen ist es egal, ob du sie als PDF-Datei speicherst oder als PDF-Datei druckst. Das Ergebnis wird genauso gespeichert, wie wenn du es über Excel ausdruckst.
Bei komplexeren Tabellen kann es aber schon mal sein, dass deine Excel-Tabelle zwar als PDF gespeichert wird, das PDF aber inhaltlich nicht genau dem Excel entspricht. Schau dir daher das PDF immer kurz an, um zu sehen, ob alles richtig übernommen wurde. Falls nicht, hilft es, einfach einen anderen PDF-Drucker zu installieren und nochmal ein PDF zu erstellen.
Unser Tipp: Prüf das Ergebnis immer, und verlasse dich nicht blindlings auf die Technik.
Fazit zum Tutorial „Excel-Tabelle in PDF umwandeln“
Du weißt jetzt, wie du aus Excel-Tabellen PDFs erstellen kannst. Du kannst deine Excel-Vorlagen als PDF speichern oder als PDF ausdrucken. Beide Methoden sind einfach anzuwenden und praktisch, wenn du deine Excel-Inhalte plattformunabhängig teilen möchtest.
Denke aber immer daran, das Ergebnis der PDF-Erstellung noch einmal zu überprüfen.
Viel Spaß und Erfolg mit diesem kleinen Tutorial zum Thema „PDF-Erstellen aus einer Excel-Tabelle“.
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