Reisekostenabrechnung Excel Vorlage: Diese Excel-Vorlage ist auf Dienstreisen ein absolutes Muss!

Reisekostenabrechnung Vorlage für Excel
Reisekostenabrechnung – Vorlage für Excel

Dienstreisen bringen viele Vorteile für ein Unternehmen, wie die Schaffung einer tiefgehenden Vertrauensbasis mit Geschäftspartnern, eine Netzwerkausweitung, eine verstärkte Markenpräsenz und vieles mehr. Deshalb gehören sie mittlerweile auch schon für viele Mitarbeiter zum Arbeitsalltag.

Allerdings müssen Dienstreisen sowohl vorab als auch unterwegs und im Nachhinein gut geplant sein, damit sämtliche Abwicklungen, wie unter anderem die Reisekostenabrechnung, einwandfrei und so genau wie möglich verlaufen. Um dies zu ermöglichen und den Aufwand möglichst klein zu halten, kann unsere Reisekostenabrechnungs-Excel-Vorlagen helfen.

Wie du genau diese nutzen kannst, welche Vorzüge sich daraus ergeben und welche weiteren Vorlagen für eine Dienstreise förderlich sein können, erfährst du in diesem Beitrag.

Was muss man bei der Verwendung einer Reisekostenabrechnung-Excel-Vorlage beachten?

Damit du so effizient wie möglich mit einer Reisekostenabrechunungs-Vorlage in Excel arbeiten kannst, muss bei der Verwendung auf ein paar Dinge geachtet werden. Dazu zählen vor allem die Folgenden:

  1. Den Bedürfnissen entsprechend: In jedem Unternehmen werden die Reisekosten ein wenig unterschiedlich gehandhabt, weshalb jede Excel-Liste, bezogen auf die Spalten und Zeilen, an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden sollte. Nur so kann man den besten Nutzen aus einer solchen Vorlage schlagen!
  2. Regelkonformität: Natürlich dürfen neben den internen Anforderungen auch nicht die gesetzlichen vergessen werden, weshalb jede Excel-Vorlage auf die geltenden Vorschriften geprüft werden muss.
  3. Strukturierter Überblick: Zudem ist es wichtig, mit passenden und sinnvollen Kategorien zu arbeiten, damit sich sämtliche Ausgaben klar strukturieren lassen und man stets alles im Auge behält, was für eine anschließende Reisekostenabrechnung eine Grundvoraussetzung ist.
  4. Klarheit und Vollständigkeit: Damit eine Excel-Vorlage als ordnungsgemäß gilt, müssen Datum und Uhrzeit einer jeden Ausgabe vermerkt werden. Zudem löst eine solche Tabelle nicht das Sammeln von Quittungen und Belegen ab, weshalb diese weiterhin sorgfältig aufbewahrt werden müssen!
  5. Excel-Formeln nutzen: Ganz egal, ob es sich um das Summieren von Geldbeträgen oder um einen integrierten Währungsrechner handelt, das Verwenden von eingebundenen Excel-Formeln in einer Vorlage rentiert sich auf alle Fälle. Nicht nur lässt sich dadurch viel Zeit einsparen, sondern zugleich reduziert sich das menschliche Fehlerrisiko bei Berechnungen.

Die Vorteile einer Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung

Mit der Benutzung einer passenden Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung ergeben sich sowohl für Dienstreisende als auch für die Buchhaltung und das Unternehmen selbst, viele Vorzüge, zu denen mitunter auch diese gehören:

  • Zeit- und Arbeitsersparnis
    Dank vorgefertigten Excel-Formeln erspart man sich manuelle Berechnungen und weitere Aufwände, wodurch sich viel Arbeit und Zeit einsparen lässt.
  • Kosteneffizienz
    Für den Umgang mit Excel-Vorlagen braucht es in der Regel keine Einführung, im Vergleich zu weiteren Dienstreisen-/Reisekostenabrechnungs-Software. Somit erübrigen sich Ausgaben für Schulungen als auch für anderweitige Programme.
  • Reduzierte Fehlerquote
    Des Weiteren verringern Excel-Formeln das Fehlerrisiko von manuellen Tipp- und Berechnungsfehlern.
  • Budgetkontrolle
    Eine strukturiert geführte Excel-Vorlage bietet jederzeit einen genauen Überblick über jegliche Ausgaben, was in Folge zu einer besseren Budgetplanung und -kontrolle führt.
  • Hohe Sicherheit
    Excel-Dateien lassen sich ganz einfach mit Passwörtern verschlüsseln, wodurch sichergestellt wird, dass nur befugte Personen Einsicht erhalten.
  • Belegverwaltung
    Belege und Ähnliches lassen sich digital in Excel einfügen. Davon profitiert vor allem die Buchhaltung, da alle Dokumente vollständig und geordnet vorhanden sind.
  • Erstellung von Analysen
    Excel bietet zahlreiche Möglichkeiten, Diagramme und weitere Analysen, basierend auf den erhobenen Daten, zu erstellen. So können unter anderem Muster erkannt und zukünftige Entscheidungen besser getroffen werden.
  • Einfacher Datenexport
    Mühsame Weiterleitungswege gibt es bei Excel-Vorlagen ebenso nicht mehr, da sich diese im Handumdrehen per Mail oder über eine andere Kommunikationsplattform versenden lassen.

Wie du siehst, kannst du bereits von einer kleinen Umstrukturierung und Einführung große Vorteile schöpfen!

Der Aufbau und die Funktionen der Excel-Vorlage Reisekostenabrechnung kurz erklärt

Unsere Vorlage für die Reisekostenabrechnung ist sehr übersichtlich aufgebaut. Sie bietet einen Kopfbereich zum Eintragen der grundlegenden Reisedaten. Darunter werden dann die Ausgaben unterteilt in Kategorien erfasst.

Allgemeine Reisedaten erfassen

Im oberen Bereich der Vorlage werden die Daten zur Reise eingetragen. Das sind zum Einen der Personenname, die Personalnummer sowie die Abteilung. Dazu kommen das Datum des Reisebeginns mit Uhrzeit und des Reiseendes, ebenfalls mit Uhrzeit. So kann eine Reise auch über mehrere Tage dauern.

Die beiden Eingabezeilen „Reiseanlass“ und „Reiseziel“ schließen die Eingaben im Kopfbereich der Vorlage ab.

Angaben zu den Reisekosten in Kategorien erfassen

Berechnung der Reisekosten in Excel

Weitere nützliche Excel-Vorlagen: Fahrtenbuch & Co.

Es gibt natürlich weitaus mehr Excel-Sheets, von denen ein Unternehmen profitieren kann, wie zum Beispiel zur Arbeitszeiterfassung, Preiskalkulationen, SWOT-Analysen und vielem mehr.

In Bezug auf die Reisekosten bietet sich aber besonders auch noch die Fahrtenbuch-Excel-Vorlage an. Diese ist erforderlich, sobald ein Dienstfahrzeug auch zu privaten Zwecken genutzt wird, um im Nachhinein eine klare Trennlinie zwischen privater und geschäftlicher Nutzung ziehen zu können. Dank Excel werden die benötigten Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand und Tankkosten festgehalten, wovon sich automatisch wiederum Dinge wie Verbrauchskosten, zurückgelegte Kilometer und weitere Informationen berechnen lassen. Eine solche Vorlage kann dabei wie die nachstehende Tabelle aussehen.

Vorlage Fahrtenbuch für Excel
Fahrtenbuch für Excel

Auch hier ergeben sich wieder sehr ähnliche Vorteile, wie automatisch durchgeführte Berechnungen, Individualisierungen, bezogen auf Verbrenner-Motor oder Elektroauto, oder die einfache Weiterleitung, beispielsweise an dein Steuerbüro.

Das Fazit zu der Excel Vorlage Reisekostenabrechnung

Abschließend lässt sich festhalten, dass der Einsatz von Reisekosten Excel-Vorlagen bei richtiger Verwendung zu vielen Vorteilen führt. Nicht nur lässt sich dadurch viel Arbeit und Zeit einsparen, sondern ebenso reduziert sich die manuelle Fehlerquote, die Budgetkontrolle wird verbessert, die Belegverwaltung optimiert und vieles mehr!

Des Weiteren ermöglicht Excel eine individuelle Nutzung, da jede Vorlage an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden kann. Doch nicht nur auf Dienstreisen können Excel-Tabellen unterstützend wirken, sondern ebenso beim Führen eines Fahrtenbuchs, Arbeitszeiterfassungen und Co.. So entwickeln sich Excel-Vorlagen vor allem in der heutigen Zeit, in der Effizienz und Genauigkeit eine äußerst große Rolle spielen, zu einem durchaus bedeutsamen Tool für Unternehmen.


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