Diese Excel-Vorlage bietet dir schnellen und direkten Datei- und Verzeichniszugriff durch die Verwendung von Hyperlinks. Im Laufe der Zeit füllen sich die Speichermedien eines PC’s mit vielen Dateien in unterschiedlichen Verzeichnissen. Eine bestimmte Datei zu finden, kann dann schnell zur Herausforderung werden.
Gerade dann, wenn eine Datei oder ein Verzeichnis nicht regelmäßig gebraucht wird und selbst wenn, muss man sich oft durch viele Verzeichnisse klicken bis endlich die gewünschte Datei erreicht ist und geöffnet werden kann.
Eine Liste mit Hyperlinks auf Dateien und Verzeichnisse bietet eine gute Möglichkeit, dies zu vereinfachen.
Ordnung im Datei- und Verzeichnisdschungel durch Hyperlinks
Diese Vorlage bietet Platz für das Eintragen von 20 Hyperlinks auf Dateien oder Verzeichnisse. Die Liste kann natürlich beliebig nach unten erweitert werden. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird empfohlen, nicht zu viele Hyperlinks auf die Liste zu setzen.
Hinweis: Es gibt auch weiterführende Literatur mit Tipps & Tricks um das Datenchaos besser in den Griff zu bekommen – sei es E-Mails, Ordner/Verzeichnisse oder Dateien.
Im Folgenden erkläre ich nun den Aufbau der Vorlage. In der ersten Spalte (Link) kannst du die Bezeichnung des Hyperlinks eingeben. Dazu gibst du einfach mal eine beliebige Bezeichnung ein.
Eingabemöglichkeiten Hyperlink-Liste
In die zweite Spalte (Datum) trägst du das Datum ein, an dem du den Hyperlink eingetragen hast. Das dient einfach als kleine Erinnerung wann der Eintrag gemacht wurde. Ist nicht unbedingt für jeden interessant kann aber auch mal nützlich sein.
In die dritte Spalte (Inhalt) kommt dann eine kleine Beschreibung für was die Datei ist bzw. was die Datei oder das Verzeichnis beinhaltet.
Die vierte Spalte (Kategorie) kann mit einem Kategorie-Text versehen werden. Dadurch kannst du deine Einträge nach gleichen Kategorien sortieren und so auch besser finden.
Einfaches navigieren mit Hyperlinks in Excel
Nun kommen wir zum Erstellen von Hyperlinks in Excel. Wie funktioniert das? Ganz einfach.
Schritt 1
Du klickst mit der rechten Maustaste in die Zelle (1), die den Hyperlinktext enthält. Es öffnet sich folgendes Pull-Down-Menü:
Wähle den untersten Menüpunkt „Link“ (2) aus.
Schritt 2
Es öffnet sich ein neues Fenster „Link einfügen“:
Hier siehst du im oberen Bereich unter „anzuzeigender Text“ deinen eingetragenen Hyperlinktext (in diesem Beispiel: „Kundenliste“). Das ist gut so, lassen wir so stehen.
Nun klickst du oben rechts (1) auf das Ordner-Symbol („nach Datei suchen“).
Schritt 3
Es öffnet sich ein weiteres Fenster:
Hier navigierst du auf die gewünschte Datei (1) und klickst diese an (2). Die Adresse wird dann in das Adressfeld übernommen.
Klicke auf „OK“ (3) und schon hast du den Hyperlink gesetzt.
Fazit
Mit der Vorlage „Navigation mit Hyperlinks in Excel“ bringst du Übersicht in deine Dateien und Verzeichnisse. Du führst einfach deine wichtigen Dateien und Verzeichnisse in dieser Liste auf und verlinkst diese. Schon kannst du einfach darauf klicken und hast schnellen und direkten Zugriff auf all deine wichtigen Dateien und Verzeichnisse. Ein mühseliges suchen und hangeln durch viele Verzeichnisse entfällt.
