Mit der Vorlage „Auftragsbuch für Excel“ ist die Auftragsverwaltung deiner Aufträge sehr einfach möglich. Immer wenn Aufträge über mehrere Tage laufen und auch verschiedene Unteraufgaben beinhalten, ist es sinnvoll, diese sauber zu notieren.
Oft werden die kleinen Teilaufgaben nur als Notiz auf Papier aufgeschrieben und dann später mühsam zusammengestellt. Wenn es bei dir auch so ist, dann ist diese einfache Excel Vorlage zur Auftragsverwaltung genau das richtige.
Mit diesem Auftragsbuch für Excel kannst du die wichtigen Informationen zu deinem Auftrag verwalten. Es lassen sich die Auftragsnummer, der Kunde, die Beschreibung des Auftrages sowie die durchgeführten Arbeiten, inklusive der dafür benötigten Zeit, notieren. Zudem kann die Verantwortlichkeit und auch die Auftragssumme erfasst werden.
Das Wichtigste der Vorlage Auftragsbuch für Excel in der Übersicht:
- Mit dem Auftragsbuch für Excel wird die Verwaltung von Aufträgen deutlich vereinfacht.
- Gerade bei Aufträgen, die über mehrere Tage laufen und viele Teilaufgaben beinhalten, bietet das Tool Übersichtlichkeit.
- Kleine Aufgaben werden nicht mehr auf Papier notiert und später mühsam zusammengesammelt, alles bleibt digital und geordnet.
- Wichtige Informationen wie Auftragsnummer, Kunde, Beschreibung und durchgeführte Arbeiten können übersichtlich erfasst werden.
- Zusätzlich lassen sich Verantwortlichkeiten und die benötigte Zeit pro Aufgabe dokumentieren.
- Interessant für Freelancer, Selbständige und kleinere Firmen, aber auch für Abteilungen.
Mit dieser Excel-Vorlage erhältst du ein übersichtliches, digitales Auftragsbuch, das dir hilft, komplexe Projekte und Aufgaben klar zu strukturieren und effizient zu verwalten. Jetzt kostenlos herunterladen und mit der Auftragsverwaltung in in Excel starten.
Inhaltsverzeichnis
Auftragsbuch für Excel – der Aufbau und die Funktionen der Vorlage erklärt
Die Vorlage besteht aus einer Tabelle oder Seite mit mehreren Spalten. In diese Tabelle werden fortlaufend die Aufträge und die entsprechenden Aufgaben eingetragen. Über die Excel-Filterfunktion kannst du dann nach Aufträgen Filtern und bekommst so eine schöne Übersicht zu jedem Auftrag.
Die Vorlage Auftragsbuch für Excel besteht aus folgenden Spalten, in welche die Auftragsdaten eingetragen werden:
- Nr: Hier kann eine beliebige Nummer eingetragen werden
- Auftragsnummer: Zum Eintragen der Auftragsnummer
- Status: Der Status der Arbeiten wird hier eingetragen
- Kunde: Eintrag des Kundennamens
- Datum: Das aktuelle Datum des Auftrags bzw. der Auftragsunteraufgabe
- Beschreibung des Auftrags: Angabe der Auftragsbezeichnung
- Durchgeführte Arbeiten: Zum Eintragen der einzelnen Aufgaben innerhalb eines Auftrages
- Zeit: Eintragen der Arbeitszeit für die einzelne Unteraufgabe
- Verantwortlich: Name der Verantwortlichen, des Verantwortlichen
- Termin: Wann sollte der Auftrag erledigt sein
- Auftragswert: Welchen Wert hat der Auftrag
Und so sieht die Vorlage mit den einzelnen Spalten aus:
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Einen neuen Auftrag im Excel Auftragsbuch erfassen
Generell macht es Sinn, das Auftragsbuch immer für ein Jahr zu führen und unter beispielsweise dem Namen „Auftragsbuch-2026“ abzuspeichern, wobei die Jahreszahl natürlich von Jahr zu Jahr ändert.
Zum Erfassen eines neuen Auftrages trägst du in die erste Spalte „Start“ ein „x“ ein. Durch dieses „x“ wird die Zeile in blau markiert, was einen neuen Auftrag symbolisiert.
Nun kann die Nummer des Auftrages eingetragen werden. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Nummer. Hier macht es Sinn, am Anfang eines Jahres mit der Nummer 1 zu beginnen und alle Aufträge der Reihe nach zu nummerieren. Damit du weißt, welche Nummer die nächste ist, wird dir in Zelle K1 die nächste Nummer angezeigt. Wenn dort zum Beispiel „4“ steht, dann trägst du in die Spalte „Nr.“ die „4“ ein. Das ist dann der Auftrag 4 im aktuellen Jahr. Wenn du Unteraufträge oder Arbeiten erfasst, welche zu einem Auftrag gehören, trägst du keine Nr. ein. Die Zelle bleibt einfach leer. Am besten lädst du die Vorlage „Auftragsbuch für Excel“ herunter. Dort sind Beispieleinträge vorhanden, die das zeigen.
In Spalte D kommt dann die Auftragsnummer. Diese Nummer kannst du nach belieben selbst festlegen. Hier ist zu beachten, dass du für jede Aufgabe eines Auftrages immer dieselbe Auftragsnummer hier einträgst. So kannst du später nach der Auftragsnummer filtern und es werden dir alle Zeilen, die Einträge zu diesem Auftrag enthalten, angezeigt. Im Bild „Auftragsnummer Spalte D“ ist das zu sehen.
Auftragsstatus, Datum und Kunde – wichtige Angaben im Auftragsbuch
Die Spalte „Status“ dient dem Eintragen des Auftragsstatus. Hier kannst du selbst festlegen, was du eintragen möchtest. Beispiele sind:
- In Arbeit: Der Auftrag ist gerade in Bearbeitung
- Fertig oder erledigt: Der Auftrag ist abgeschlossen und beendet
- on hold: Der Auftrag ruht gerade
Unter der Spalte „Kunde“ wird der Kundenname eingetragen. Alternativ kannst du hier auch den Projektnamen eintragen. In der Spalte „Datum“ wird dann noch das Auftragsdatum eingegeben.
Auftragsbeschreibung und die durchgeführten Arbeiten
Die Auftragsbeschreibung trägst du in Spalte H ein. Hier definierst du den Hauptauftrag – also die erste Zeile eines neuen Auftrags, die du zuvor mit einem „x“ in Spalte B (Start) markiert hast. Formuliere kurz und verständlich, worum es bei diesem Auftrag geht. So bleibt deine Excel-Vorlage für die Auftragsverwaltung jederzeit übersichtlich.
Die durchgeführten Arbeiten dokumentierst du anschließend in Spalte I. Beschreibe hier die einzelnen Schritte etwas genauer, aber dennoch kompakt. Eine klare Struktur sorgt dafür, dass deine Tabelle für die Auftragserfassung leicht nachvollziehbar bleibt.
Auftragsbuch für Excel – optimale Unterstützung bei der Rechnungsstellung
In Spalte J erfasst du die Arbeitszeit, die du für eine einzelne Aufgabe benötigt hast. Filterst du später nach einer bestimmten Auftragsnummer, werden alle Zeitangaben in dieser Spalte automatisch zusammengerechnet. So siehst du am unteren Tabellenbereich sofort die Gesamtzeit des ausgewählten Auftrags.
Die einzelnen Arbeitsschritte kannst du anschließend direkt in deine Rechnung übernehmen. Das ist ideal, um deine Excel-Vorlage für die Auftragsverwaltung effizient zu nutzen.
Das folgende Bild zeigt dir als Beispiel den Auftrag 2025-97:
Zum Schluss trägst du noch die Verantwortlichkeit, den Auftragstermin und den Auftragswert ein. Schon ist dein strukturiertes und übersichtliches Auftragsbuch in Excel fertig.
Fazit zur Excel Vorlage Auftragsbuch
Mit der Excel-Vorlage „Auftragsbuch“ wird das Verwalten von Aufträgen und deren Teilaufgaben nicht nur strukturierter, sondern auch erheblich effizienter. Gerade wenn Projekte über mehrere Tage laufen und viele Unteraufgaben beinhalten, sorgt das digitale Auftragsbuch für Klarheit und Transparenz.
Die übersichtliche Tabelle ermöglicht es, alle relevanten Informationen wie Auftragsnummer, Kunde, Status, Beschreibung und die durchgeführten Arbeiten zentral zu erfassen und jederzeit schnell wiederzufinden. Die integrierte Zeit- und Verantwortlichkeitserfassung hilft dabei, den Überblick zu behalten und die Arbeitszeiten exakt zu dokumentieren.
Dank der Filterfunktionen von Excel ist es ein Leichtes, gezielt nach Aufträgen zu suchen oder einzelne Aufgaben auszuwerten. So bleibt die Zettelwirtschaft Vergangenheit und auch die Vorbereitung von Rechnungen wird vereinfacht.
Zusammengefasst: Das Auftragsbuch für Excel ist ein praktisches Werkzeug für Freelancer, Selbständige und kleine Teams, die Wert auf eine effiziente und gut organisierte Auftragsabwicklung legen.
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